Jede Branche nutzt dieselben Bausteine: Portalgruppen, Portale, Unterportale, Formulare und Workflows. Wenn Sie damit noch nicht vertraut sind, lesen Sie zuerst So funktionieren Mandantenportale. Die folgende Tabelle zeigt, welche Prozesse Kunden der jeweiligen Branche am häufigsten über Portale abwickeln und welche Konfiguration wir als Ausgangspunkt empfehlen.
Branche | Typische Prozesse | Empfohlene Konfiguration |
Wirtschaftsprüfer, Buchhalter, Steuerberater und Lohnbuchhaltung | Auftragsvereinbarungen, Freigabe von Abschlüssen und Umsatzsteuererklärungen, Mandantenaufnahme und Geldwäscheprüfungen, Bereitstellung von Lohnberichten und Gehaltsabrechnungen | Eine Portalgruppe namens „Mandanten“ (Clients), ein Portal pro Mandant. Fügen Sie für Gehaltsabrechnungen eine Unterportalgruppe namens „Mitarbeiter“ (Employees) hinzu und nutzen Sie die sichere Dokumentenverteilung. Erfassen Sie Identitätsnachweise und KYC-Daten mit Formularen in Portalen. |
Vermögensverwalter, unabhängige Finanzberater, Altersvorsorgeanbieter, Risikokapitalgeber und M&A | Mandantenaufnahme, Altersvorsorgeunterlagen, Finanzierungsrunden und Datenräume für Transaktionen | Eine Portalgruppe pro Prozess (zum Beispiel „Mandantenaufnahme“ (Onboarding) und „Transaktionen“ (Deals)). Erstellen Sie für die Mandantenaufnahme einen Portal-Workflow; für einen Datenraum reicht in der Regel ein einfaches Portal mit Ordnern. |
Anwaltskanzleien, Rechtsanwaltsfachangestellte und Versicherungsmakler | Mandatsvereinbarungen, Mandantenfragebögen, sicherer Austausch von Mandanteninformationen, M&A-Datenräume | |
Beratungsunternehmen und Marketingagenturen | Auftragsvereinbarungen, Formulare zur Autorisierung von Kartenzahlungen, Teilen vertraulicher Kundenberichte, Kundenaufnahme | Eine Gruppe „Mandanten“. Nutzen Sie Kostenvoranschläge über Portale oder „Angebote“ (Proposals) zur Auftragsgewinnung und anschließend das Portal zur Bereitstellung von Berichten. |
Immobilienbranche: Investoren, Vermieter, Verwalter, Baufinanzierungsberater | Aufnahme von Investoren und Mietern, Kredit- und Hypothekenanträge, Datenräume für Transaktionen, Instandhaltungsteams | Eine Portalgruppe pro Zielgruppe („Mieter“ (Tenants), „Investoren“ (Investors), „Auftragnehmer“ (Contractors)), damit jede ihre eigenen Einstellungen erhält. Nutzen Sie „Rundnachrichten“ (broadcasts), um aktualisierte Dokumente aus vielen Portalen gleichzeitig anzufordern. |
Unternehmensgremien und Personalabteilungen | Sicheres Teilen von Sitzungsunterlagen, Finanzierungsrunden, Aufnahme neuer Mitarbeiter | Eine Gruppe für das Unternehmensgremium und eine separate Gruppe für Mitarbeiter. Nutzen Sie Zugriffsbeschränkungen, damit nur die jeweils berechtigten Teammitglieder die einzelnen Portale sehen. |
Schulen | Schulaufnahme, Anträge auf finanzielle Unterstützung, Bereitstellung von Schülerberichten und Zeugnissen | Eine Portalgruppe pro Prozess, ein Portal pro Schüler. Nutzen Sie die sichere Dokumentenverteilung für Berichte und Zeugnisse. |
Pflegeheime und Gesundheitsberufe | Fragebögen und Aufnahme von Patienten und Bewohnern, Rechnungen, Teilen von Berichten | Ein Portal pro Bewohner oder Patient. Versenden Sie Fragebögen als Formulare; aktivieren Sie in den Gruppeneinstellungen die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Portalbenutzer. |
Vertrieb und Geschäftsentwicklung | Angebote, Kundenaufnahme, sicherer Austausch von Kundeninformationen | Versenden Sie „Angebote“ per E-Mail und verschieben Sie Kunden nach der Unterzeichnung in eine Portalgruppe „Mandanten“. Über einen Link zur Selbstregistrierung können Interessenten das Portal vor der Unterzeichnung ausprobieren. |
Drei Regeln für jede Branche
Eine Portalgruppe pro Prozess oder Zielgruppe. Die „Einstellungen“ (Settings) (Registerkarten, „Übersicht“ (Dashboard), Einladungen, Sicherheit) gelten für die gesamte Gruppe. Halten Sie daher Mandanten, Mitarbeiter und Transaktionen getrennt.
Ein Portal pro Mandant, Mandat oder Transaktion. Laden Sie alle Personen ein, die Zugriff auf dieses Portal benötigen; siehe Mandanten zu Portalen einladen.
Geben Sie Ihren Mandanten eine Anleitung. Verknüpfen Sie die Schaltfläche „Anleitung“ (Tutorial) mit Ihr Mandantenportal auf einen Blick, damit sie wissen, wie sie beginnen können.
Möchten Sie eine bereits erstellte Konfiguration kopieren? Lesen Sie So laden Sie eine Portal-Konfigurationsdatei hoch. Wenn Sie einen individuell für Sie erstellten Workflow benötigen, wenden Sie sich an customerservices@mydocsafehq.com.