Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Sie nutzen Portale zum ersten Mal? Beginnen Sie mit So funktionieren Mandantenportale: Ihr Einstieg.
Es gibt vier Möglichkeiten, Mandanten Zugang zu Portalen zu geben. Wählen Sie die passende aus:
Situation | Vorgehen |
Ein neuer Mandant | |
Eine weitere Person benötigt Zugang zu einem bestehenden Portal (z. B. ein weiterer Geschäftsführer oder ein Ehepartner) | |
Viele Mandanten gleichzeitig übernehmen | |
Mandanten sollen sich selbst registrieren, beispielsweise über Ihre Website |
Bevor Sie beginnen: Legen Sie die Standardnachricht für Einladungen und die Erinnerungen unter „Einstellungen“ (Settings) > „Einladungen“ (Invitations) der Portalgruppe fest (siehe unten unter „Ausstehende Einladungen“ (Pending invitations)).
1. Ein Portal erstellen und einen Mandanten einladen
Klicken Sie auf „Portale“ (Portals), öffnen Sie die Portalgruppe und klicken Sie auf das „+“ (+) neben „Portale“.
Wählen Sie unter „Beginnen Sie mit der Eingabe, um einen neuen Kontakt zu suchen oder zu erstellen“ (Start typing to search or create a new contact) den Mandanten aus Ihren „Kontakte“ (Contacts) aus oder wählen Sie „Neuen Kontakt hinzufügen“ (Add a new contact). Der Portalname wird aus dem Namen des Kontakts übernommen und kann geändert werden.
Fügen Sie bei Bedarf eine „Persönliche Mitteilung“ (Personal message) hinzu.
Klicken Sie auf „Portal erstellen und Mandantenbenutzer einladen“ (Create the portal and invite client user).
Sie möchten noch niemanden einladen? Lassen Sie das Kontaktfeld leer und klicken Sie auf „Nur ein Portal erstellen (ich lade Mandantenbenutzer später ein)“ (Just create a portal (I will invite client users later)).
2. Ein Mitglied zu einem bestehenden Portal hinzufügen
Klicken Sie in der Portalliste auf das Personensymbol in der Spalte „Benutzer“ (Users). Innerhalb eines Portals befindet sich dasselbe Symbol neben „Portalbenutzer“ (Portal Users) im linken Menü.
Klicken Sie unter „Portalzugriff verwalten“ (Manage Portal Access) auf „+“ neben „Mitglieder“ (Members).
Wählen Sie den Kontakt aus oder erstellen Sie ihn und legen Sie seine „Berechtigungen“ (Permissions) fest:
„Voller Zugriff“ (Full Access): Dokumente ansehen, hochladen und löschen sowie weitere Personen zu diesem Portal einladen.
„Lesen/Schreiben“ (Read/Write): Dokumente ansehen und hochladen, aber keine weiteren Personen einladen.
„Lesen“ (Read): nur ansehen. Unter „Einstellungen“ > „Sicherheit“ (Security) können Sie Benutzern mit der Berechtigung „Lesen“ auch das Herunterladen von Dateien untersagen.
Fügen Sie bei Bedarf eine persönliche Mitteilung hinzu und klicken Sie auf „Neues Mitglied einladen“ (Invite new member).
Die Standardberechtigung für neue Portalbenutzer wird unter „Einstellungen“ > „Sicherheit“ der Portalgruppe festgelegt. Um einer Person Zugang zu mehreren Portalen zu geben, wiederholen Sie diese Schritte für jedes Portal. Die Person erhält für jedes Portal eine eigene Einladungs-E-Mail.
3. Portale aus einer CSV-Datei importieren
Öffnen Sie die Portalgruppe und klicken Sie im linken Menü auf „Portale massenhaft hinzufügen“ (Add Portals in Bulk).
Klicken Sie auf „CSV-Beispiel“ (Example CSV), um eine Vorlage herunterzuladen. Die Spalten sind:
„Name“ (name) (erforderlich): der Portalname
„E-Mail“ (email), „Vorname“ (firstName), „Nachname“ (lastName): der einzuladende Mandant. Wenn Sie eine dieser Angaben machen, müssen Sie alle drei angeben.
„Bezeichnung“ (label): eine optionale Portalbezeichnung
Ziehen Sie Ihre Datei auf „Wählen Sie eine CSV-Datei oder legen Sie sie hier ab“ (Choose a CSV file or drop it here), ordnen Sie Ihre Spalten den Feldern zu, fügen Sie bei Bedarf eine Begrüßungsnachricht hinzu und klicken Sie auf „Importieren“ (Import).
Zeilen ohne E-Mail-Adresse erstellen Portale, ohne jemanden einzuladen. So können Sie diese Mandanten später einladen.
4. Einen Link zur Selbstregistrierung teilen
Mit einem Link zur Selbstregistrierung erstellen Mandanten ihr eigenes Portal und ihre Zugangsdaten, ohne auf eine Einladung warten zu müssen. Dies eignet sich für Schaltflächen wie „Mandant werden“ auf Ihrer Website und für Veranstaltungen.
Öffnen Sie die Portalgruppe und klicken Sie im linken Menü auf „Link zur Selbstregistrierung“.
Wenn Ihre Portalgruppe Portalrollen verwendet, wählen Sie die Rolle aus, für die der Link bestimmt ist.
Klicken Sie auf „Neuen Link generieren“ (Generate new link) und kopieren Sie ihn anschließend auf Ihre Website oder in Ihre E-Mails. Sie können ihn jederzeit widerrufen.
Gut zu wissen:
Mandanten, die sich auf diesem Weg registrieren, nutzen Gastbenutzerlizenzen. Wenn Sie die Grenze Ihres Tarifs erreichen, kann für weitere Registrierungen ein Wechsel zu einem höheren Tarif erforderlich sein. Ein automatischer Tarifwechsel ist nicht bei jedem Tarif verfügbar. Wenden Sie sich daher an customerservices@mydocsafehq.com, wenn Sie viele Registrierungen erwarten.
Die Bestätigungs- und Anmelde-E-Mails enthalten keinen Link zurück zu Ihrer Anmeldeseite. Teilen Sie Ihren Mandanten mit, wo sie sich anmelden können: Fügen Sie Ihrer Website eine Schaltfläche „Mandantenanmeldung“ hinzu und tragen Sie die Adresse Ihrer Anmeldeseite in die Beschreibung der „Übersicht“ (Dashboard) ein.
Wenn Sie eine eigene Portal-Domain verwenden (Zusatzmodul zur Markenanpassung), nutzt der Link diese Domain.
Um bei einer Registrierung benachrichtigt zu werden, verwenden Sie „Verwalten Sie dies in Ihren Benachrichtigungseinstellungen“ (Manage it in your notification settings) auf derselben Seite.
Ausstehende Einladungen, Erinnerungen und erneutes Senden
Eine Einladung bleibt „Ausstehend“ (Pending), bis der Mandant sie annimmt. Sein Profilbild wird in der Spalte „Benutzer“ blass dargestellt. Unter „Einstellungen“ > „Einladungen“ der Portalgruppe können Sie Folgendes festlegen:
„Nachricht zum Einladen eines neuen Mitglieds“ (Invite new member message): der Standardtext, der mit Einladungen versendet wird.
„Ausstehende Einladungen nach Tagen entfernen“ (Remove pending invitations after, days) (Standardwert 60): gezählt ab dem Versand der Einladung oder der letzten Erinnerung.
„Einladungserinnerungen“ (Invitation reminders) > „Automatische Erinnerung senden“ (Send automatic reminder): erinnert Personen, die ihre Einladung noch nicht angenommen haben.
Manuell erneut senden: Markieren Sie die Portale in der Portalliste und klicken Sie auf „Ausstehende Einladungen erneut senden“ (Resend pending invites).
Ihr Mandant sagt, die Einladung sei nie angekommen? Bitten Sie ihn, den Spam-Ordner zu prüfen und MyDocSafe als sicheren Absender zuzulassen. Prüfen Sie auch die E-Mail-Adresse, da wir keine Meldung zu unzustellbaren E-Mails anzeigen.