Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Ein Mandantenportal ist ein privater, sicherer Bereich, den Sie mit einem einzelnen Mandanten teilen. Dort tauschen Sie Dokumente aus, senden Workflows und Formulare zum Ausfüllen oder Unterzeichnen und schreiben einander Nachrichten. Diese Seite erklärt die Bestandteile und die Reihenfolge ihrer Einrichtung.
Die Bestandteile
Portalgruppe | Eine Sammlung von Portalen mit derselben Konfiguration: Registerkarten, Ordner, Formulare, Workflow-Vorlagen, Begrüßungstext, Erinnerungen und Sicherheitseinstellungen. Die meisten Kanzleien beginnen mit einer Gruppe (zum Beispiel „Mandanten“) und fügen weitere hinzu, wenn unterschiedliche Mandantentypen unterschiedliche Konfigurationen benötigen (zum Beispiel „Lohnabrechnungsmandanten“). Der Gruppenname wird Mandanten nie angezeigt. |
Portal | Der Bereich eines einzelnen Mandanten. Sie können ein Portal erstellen und den Mandanten sofort einladen oder es jetzt erstellen und ihn später einladen. |
Portalbenutzer | Die Personen, die Sie in ein Portal einladen (Ihre Mandanten). Sie melden sich mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse und ihrem Passwort an. Ein Zugang gilt für alle Portale, zu denen sie eingeladen werden, auch für Portale verschiedener Kanzleien. |
Teammitglieder | Ihre eigenen Mitarbeitenden. Welche Portale die einzelnen Personen sehen können, steuern Sie über „Unternehmensrollen“ (Company Roles) und „Zugriffsgruppen“ (Access groups). |
Unterportale | Bereiche innerhalb eines Portals für einen bestimmten Personenkreis, zum Beispiel ein Unterportal je Beschäftigtem eines Lohnabrechnungsmandanten. |
Mandanten, die sich über einen Link selbst registrieren, nutzen Gastbenutzerlizenzen. Prüfen Sie die Gastbenutzergrenze Ihres Tarifs, wenn Sie den Link einem größeren Personenkreis zugänglich machen möchten.
Wo Sie alles finden
Klicken Sie im oberen Menü auf „Portale“ (Portals), um Ihre Portalgruppen anzuzeigen. Klicken Sie auf „+“, um eine neue Gruppe zu erstellen. Über die drei Punkte in der Zeile einer Gruppe gelangen Sie direkt zu „Öffentliche Dokumente“ (Public documents), „Ankündigungen“ (Announcements), „Formularvorlagen“ (Form templates), „Unterportale“ (Subportals), „Als neues Element duplizieren“ (Clone to new) und „Einstellungen“ (Settings).
Klicken Sie auf den Namen einer Gruppe, um sie zu öffnen. Alle Funktionen für die Gruppe finden Sie im linken Menü, sämtliche Einstellungen unter „Einstellungen“.
Ihr erstes Portal in sechs Schritten einrichten
Erstellen Sie eine Portalgruppe. „Portale“ > „+“ > Namen eingeben > „Erstellen“ (Create).
Legen Sie fest, was Mandanten sehen. „Einstellungen“ > „Portal-Registerkarten“ (Portal tabs) (welche Registerkarten angezeigt werden) und „Einstellungen“ > „Ordner“ (Folders) (die vorgegebene Ordnerstruktur). Siehe Eine Portalgruppe einrichten: alle Einstellungen erklärt.
Schreiben Sie Ihren Begrüßungstext. „Einstellungen“ > „Allgemein“ (General) > „Beschreibung“ (Description). Dieser Text erscheint oben auf der „Übersicht“ (Dashboard) jedes Portals. Siehe Begrüßen Sie Ihre Mandanten: „Übersicht“, „Ankündigungen“ und die Schaltfläche „Anleitung“ (Tutorial).
Richten Sie Einladungen ein. „Einstellungen“ > „Einladungen“ (Invitations): die Einladungsnachricht, automatische Erinnerungen und die Gültigkeitsdauer ausstehender Einladungen.
Fügen Sie Formulare oder Workflows hinzu (optional). „Formularvorlagen“ und „Workflow-Vorlagen“ (Workflow Templates) im linken Menü.
Erstellen Sie das Portal und laden Sie Ihren Mandanten ein. Siehe Mandanten zu Portalen einladen.
Tipp: Sobald eine Gruppe wie gewünscht eingerichtet ist, können Sie über „Als neues Element duplizieren“ im Drei-Punkte-Menü der Gruppe die Konfiguration in eine neue Gruppe kopieren.
Nächste Schritte
Für Ihre Mandanten: Ihr Portal auf einen Blick, eine Anleitung, die Sie an Mandanten senden oder über die Schaltfläche „Anleitung“ verlinken können