Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Mandantenportale ermöglichen es Ihnen, strukturierte Workflows zu erstellen und mit Ihren Mandanten zu teilen. Ein Beispiel ist ein Workflow mit mehreren Dokumenten, die jeweils einzeln unterzeichnet werden müssen.
Um einen Workflow zu starten, öffnen Sie das gewünschte Portal, klicken Sie auf die Registerkarte „Workflows“ (workflows) und anschließend auf die Schaltfläche „+“ (+).
Alternativ können Sie mehrere bereits in das Portal hochgeladene Dokumente auswählen und auf das Symbol „Zahnrad“ (gearbox) klicken, um einen neuen Workflow zu erstellen.
Nun öffnet sich der Workflow-Editor. Dort können Sie (a) die Reihenfolge der Schritte festlegen, (b) neue Schritte hinzufügen und (c) jeden Workflow-Schritt einzeln konfigurieren.
Nach Abschluss der Konfiguration können Sie den Workflow an einen Mandanten senden: Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „An Mandanten senden“ (Send to client) und passen Sie die Nachricht an.
Ihr Mandant erhält per E-Mail eine Einladung, den Workflow zu starten.
Da Workflows in sichere Portale eingebettet sind, muss sich der Benutzer zunächst anmelden, um auf den Workflow zugreifen zu können.
Der Mandant kann die auf der linken Seite angezeigten Schritte einzeln durchlaufen oder auf „Schließen“ (Close) klicken, um zu seinem Portal zurückzukehren. Ein Workflow ist erst abgeschlossen, wenn alle Schritte erledigt sind. Lehnt ein Benutzer eine Signaturanfrage ab, werden alle nachfolgenden Workflow-Schritte deaktiviert. Sie können das zugrunde liegende Dokument in der Workflow-Definition ändern und erneut an den Mandanten senden.