Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
PORTALE
Eine Portalgruppe umfasst Portale mit denselben Einstellungen, etwa für Registerkarten, Ordner, Formulare und Anleitungen. Verwenden Sie separate Gruppen für unterschiedliche Mandantenarten oder Teams. Sie arbeiten zum ersten Mal mit Portalen? Lesen Sie zunächst So funktionieren Mandantenportale: Hier beginnen.
Eine Portalgruppe ist schnell eingerichtet: Alle Funktionen finden Sie an einem Ort, im linken Menü der Portalgruppe.
1. Öffnen Sie Ihre Portalgruppe
Gehen Sie zu „Portale“ (Portals). Dort sehen Sie die Liste Ihrer „Portalgruppen“ (Portal Groups).
Klicken Sie auf den Namen der Portalgruppe, die Sie einrichten möchten.
Sie haben noch keine Portalgruppe? Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ neben „Portalgruppen“, um eine zu erstellen.
Nach dem Öffnen gelangen Sie zu „Alle Portale“ (All Portals). Im linken Menü finden Sie alle Funktionen für diese Portalgruppe.
2. Konfigurieren Sie die Einstellungen
Scrollen Sie im linken Menü ganz nach unten und klicken Sie auf „Einstellungen“ (Settings), um das Menü aufzuklappen. Sie finden dort folgende Bereiche:
2a. „Allgemein“ (General)
Gehen Sie zu „Einstellungen“/„Allgemein“. Hier können Sie:
Den Eintrag „Name der Portalgruppe“ (Portal Group Name) bearbeiten.
Optional eine „Beschreibung“ (Description) hinzufügen — diese wird als Begrüßungsbanner auf der „Übersicht“ (Dashboard) jedes Portals in der Gruppe angezeigt.
Optional „Portale automatisch löschen“ (Auto-delete portals) aktivieren.
Klicken Sie anschließend auf „Speichern“ (Save).
2b. „Portal-Registerkarten“ (Portal tabs)
Gehen Sie zu „Einstellungen“/„Portal-Registerkarten“, um festzulegen, welche Registerkarten Ihre Mandanten in den einzelnen Portalen sehen.
„Ausgewählte Artikel“ (Selected items) (rechts) sind die Registerkarten, die Ihre Mandanten sehen. Standardmäßig sind dies „Übersicht“, „Workflows“ (Workflows), „Öffentliche Dokumente“ (Public Documents), „Dokumente“ (Documents), „Unterzeichnete Dokumente“ (Signed Documents), „Formulare“ (Forms), „Nachrichten“ (Messages) und „Aufgaben“ (Tasks).
„Verfügbare Artikel“ (Available items) (links) sind Registerkarten, die Sie hinzufügen können, etwa „Ausweisüberprüfungen“ (ID Verifications), „Interne Dokumente“ (Internal Documents) und „Interne Formulare“ (Internal Forms). Klicken Sie auf „+“ neben einer Registerkarte, um sie hinzuzufügen.
Ändern Sie die Reihenfolge der Registerkarten durch Ziehen und Ablegen.
Klicken Sie bei Bedarf auf das Stiftsymbol, um eine Registerkarte umzubenennen, oder auf „x“, um sie zu entfernen.
Klicken Sie auf „Speichern“. Um zu den Standardeinstellungen zurückzukehren, klicken Sie auf „Wiederherstellen“ (Restore).
2c. „Startseite“ (Home page)
Gehen Sie zu „Einstellungen“/„Startseite“, um die auf der Portal-Startseite angezeigten Elemente auszuwählen — zum Beispiel „Ankündigungen“ (Announcements), „Portal-Beschreibung“ (Portal description), „Benachrichtigungen“ (Notifications), „Kommentare“ (Comments), „Sicherer Upload-Link“ (Secure upload link) und „Portalstatus“ (Portal status).
Klicken Sie auf „+“ neben einem verfügbaren Element, um es einzublenden.
Ändern Sie die Reihenfolge der Elemente durch Ziehen und Ablegen oder klicken Sie auf „x“, um ein Element auszublenden.
Klicken Sie auf „Speichern“ oder auf „Auf Standardeinstellungen zurücksetzen“ (Restore defaults), um neu zu beginnen.
2d. „Erinnerungen“ (Reminders)
Gehen Sie zu „Einstellungen“/„Erinnerungen“, um Mandanten automatisch zu erinnern. (Einladungserinnerungen finden Sie jetzt unter „Einstellungen“/„Einladungen“ (Invitations), siehe 2j.)
„Aufgabenerinnerungen“ (Task reminders) — aktivieren Sie „Automatische Erinnerung senden“ (Send automatic reminder), um Mandanten an noch nicht erledigte Aufgaben zu erinnern.
2e. „Anleitung“ (Tutorial)
Gehen Sie zu „Einstellungen“/„Anleitung“, um oben in jedem Portal neben dem Portalnamen eine Hilfeschaltfläche hinzuzufügen.
Fügen Sie entweder eine „Video-URL“ (Video URL) oder eine „URL des Artikels“ (Article URL) hinzu.
Ändern Sie bei Bedarf die „Schaltflächenbezeichnung“ (Button Label) (standardmäßig lautet sie „Anleitung“).
Klicken Sie auf „Speichern“. Der Link öffnet sich für Ihre Portalbenutzer in einer neuen Registerkarte.
So sieht die Schaltfläche im Portal aus:
2f. „Sicherung und Löschung“ (Backup & deletion)
Gehen Sie zu „Einstellungen“/„Sicherung und Löschung“, um die Konfiguration Ihrer Portalgruppe zu speichern, wiederzuverwenden oder zu entfernen.
„Sicherung der Einstellungen“ (Settings backup) — klicken Sie auf „Sicherung der Einstellungen herunterladen (ZIP)“ (Download settings backup (ZIP)). Diese umfasst Formulare, interne Formulare, Workflows, Status, Rollen, Zugriffsgruppen, benutzerdefinierte Eigenschaften, Portal-Registerkarten und Seitenelemente, öffentliche Dokumente und alle untergeordneten Portalgruppen. Sie enthält nicht die Portale selbst, die dazu eingeladenen Personen oder die darin gespeicherten Dokumente.
„Einstellungen aus einer Sicherungsdatei wiederherstellen“ (Restore settings from a backup file) — wählen Sie eine Sicherungsdatei aus und klicken Sie auf „Aus Datei wiederherstellen“ (Restore from file). Bei der Wiederherstellung werden die Einstellungen, Portal-Registerkarten und Seitenelemente dieser Portalgruppe überschrieben. Zugriffsgruppen und Formulardatensätze, die nicht in der Sicherung enthalten sind, werden gelöscht. Formulare, öffentliche Dokumente und Signaturvorlagen werden hinzugefügt oder aktualisiert, aber niemals gelöscht. Tipp: Stellen Sie die Sicherung in einer neu erstellten Portalgruppe wieder her, um eine bewährte Konfiguration zu kopieren.
„Gefahrenzone“ (Danger zone) — klicken Sie auf „Löschen“ (Delete), um die Portalgruppe zu löschen. Alle Portale in der Gruppe und deren Dokumente werden in den Papierkorb verschoben. Sie können sie innerhalb von 30 Tagen unter „Dateien“ (Files)/„Papierkorb“ (Bin) wiederherstellen.
2g. „Ordner“ (Folders)
Gehen Sie zu „Einstellungen“/„Ordner“, um eine Standard-Ordnerstruktur für die Portale dieser Gruppe zu erstellen.
Klicken Sie auf „Ordner hinzufügen“ (Add folder) und benennen Sie Ihre Ordner.
Wählen Sie aus, wie die Struktur angewendet werden soll:
„Diese Struktur nur auf neue Portale anwenden“ (Apply this structure to new portals only) — bestehende Portale bleiben unverändert.
„Diese Struktur auf neue und bestehende Portale anwenden“ (Apply this structure to new and existing portals) — die Struktur wird für alle Portale in der Gruppe verbindlich vorgegeben.
2h. „Sicherheit“ (Security)
Gehen Sie zu „Einstellungen“/„Sicherheit“, um festzulegen, welche Aktionen Ihre Mandanten ausführen dürfen.
„Standardberechtigungen“ (Default permissions) — wählen Sie die Zugriffsstufe für neue Portalbenutzer aus (zum Beispiel „Voller Zugriff“ (Full Access)).
„2-Faktor-Authentifizierung für Portalbenutzer erzwingen“ (Force 2 Factor Authentication for portal users).
„Portalbenutzer dürfen Nachrichten senden“ (Allow portal users to send messages) — deaktivieren Sie diese Option, um den Chat für Mandanten auszuschalten.
„Standard: Nachrichtentext in E-Mail ausblenden“ (Default: hide message text from email) — gilt für Nachrichten, die ab jetzt verfasst werden; bereits gesendete Nachrichten behalten ihre ursprüngliche Einstellung.
„Herunterladen von Dateien durch Portalbenutzer mit Lesezugriff verhindern“ (Prevent portal users with Read access from downloading files) — Mandanten mit Lesezugriff können Dokumente weiterhin öffnen und ansehen, die Optionen zum Herunterladen, Exportieren und Drucken werden jedoch ausgeblendet.
Klicken Sie auf „Speichern“.
2i. „Anpassung“ (Customisation)
Verfügbarkeit: nur in Enterprise-Tarifen. Für einen Tarifwechsel kontaktieren Sie uns unter support@mydocsafe.com.
Gehen Sie zu „Einstellungen“/„Anpassung“, um die Texte zu ändern, die Ihr Team beim Hinzufügen von Portalen und Einladen von Mandanten sieht.
„Neue Seiteneinstellungen hinzufügen“ (Add new page settings) — diese Einstellungen steuern die Seite, die sich öffnet, wenn Sie auf „+“ klicken, um ein neues Portal hinzuzufügen:
Aktivieren Sie bei Bedarf „Einladung überspringen (Mandanten später einladen)“ (Skip invite (invite clients later)), damit Ihr Team ein Portal erstellen kann, ohne sofort jemanden einzuladen.
„Beschriftung für Portalnamen-Eingabe“ (Label for portal name input) — die Beschriftung über dem Feld für den Portalnamen (zum Beispiel „Mandantenname“ (Client name) oder „Transaktionsname“ (Deal name)).
„Beschriftung für Absenden-Schaltfläche OHNE Einladung“ (Label for submit button WITHOUT invite) — der Schaltflächentext, wenn das Portal erstellt wird, ohne jemanden einzuladen.
„Beschriftung für Absenden-Schaltfläche MIT Einladung“ (Label for submit button WITH invite) — der Schaltflächentext, wenn das Portal erstellt und gleichzeitig Mandanten eingeladen werden.
„Portalbenutzer verwalten“ (Manage portal users)
„Beschriftung für Schaltfläche zum Einladen eines neuen Mitglieds“ (Label for invite new member button) — der Text auf der Schaltfläche, mit der Personen in ein Portal eingeladen werden.
Klicken Sie auf „Speichern“. Die neuen Texte werden angezeigt, wenn Sie das nächste Mal ein Portal hinzufügen oder jemanden einladen.
2j. „Einladungen“
Gehen Sie zu „Einstellungen“/„Einladungen“, um festzulegen, wie Mandanten eingeladen werden.
„Einladungsnachricht“ (Invite message) — der Standardtext, den Ihre Mandanten erhalten, wenn Sie sie in ein Portal einladen.
„Ausstehende Einladungen entfernen nach (Tagen)“ (Remove pending invitations after (days)) — nicht angenommene Einladungen werden nach dieser Anzahl von Tagen automatisch entfernt (Standard: 60). Die Frist beginnt mit dem Versand der Einladung oder der letzten Erinnerung. Dies gilt für alle ausstehenden Einladungen in der Gruppe.
„Einladungserinnerungen“ (Invitation reminders) — aktivieren Sie „Automatische Erinnerung senden“, um Mandanten zu erinnern, die ihre Einladung noch nicht angenommen haben.
Klicken Sie auf „Speichern“. Weitere Informationen finden Sie unter Mandanten in Portale einladen.
3. „Prüfprotokoll“ (Audit Trail)
Gehen Sie zu „Prüfprotokoll“, um die protokollierten Aktivitäten in dieser Portalgruppe einzusehen.
4. Fügen Sie bei Bedarf Formularvorlagen hinzu
Klicken Sie im linken Menü auf „Formularvorlagen“ (Form templates). Sobald dieser Bereich mindestens ein Formular enthält, ist die Registerkarte „Formulare“ in Ihren Mandantenportalen verfügbar. Weitere Informationen finden Sie unter Webformulare in Mandantenportale einbetten.
Welche weiteren Möglichkeiten gibt es?
Sobald die Grundlagen eingerichtet sind, können Sie außerdem:
Mit „Ankündigungen“ allen Personen, die sich anmelden, eine Nachricht anzeigen — etwa zu Fristen und Veranstaltungen.
Über „Öffentliche Dokumente“ Berichte oder Informationsmaterial veröffentlichen, auf die alle Portalbenutzer zugreifen können.
Für weitergehende Konfigurationen „Portalrollen“ (Portal Roles), „Zugriffsgruppen“ (Access groups), „Status“ (Statuses) und „Workflow-Vorlagen“ (Workflow Templates) nutzen.
Nächster Schritt: Webformulare in Mandantenportale einbetten