Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Sie können vier Arten von Nachrichten versenden:
„Einfache Nachricht“ (Simple message): eine Nachricht an Ihre Mandanten.
„Unterlagen anfordern“ (Request documents): eine Standard-E-Mail mit einem sicheren Link zum Hochladen für jedes Portal.
„Informationen anfordern“ (Request information): eine Standard-E-Mail mit einem Link zu einem Formular, das der Empfänger ausfüllt.
„Abschluss des Workflows anfordern“ (Request workflow completion): eine personalisierte E-Mail mit einem direkten Link zum Starten oder Fortsetzen eines Workflows.
1. „Sendungen“ (Broadcasts) öffnen
Gehen Sie zu „Portale“ (Portals) und öffnen Sie die Portalgruppe, an die Sie eine Nachricht senden möchten. Klicken Sie im linken Menü auf „Broadcast-Nachricht“.
Sie gelangen zur Seite „Sendungen“. Dort werden alle bereits aus dieser Portalgruppe versendeten Sendungen aufgelistet. Jede Zeile zeigt die Art, die Anzahl der Empfänger und das Datum. Klicken Sie auf den Pfeil in einer Zeile, um die Empfänger und den Nachrichteninhalt anzuzeigen.
2. Eine Sendung erstellen
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ neben „Sendungen“. Die Ansicht „Nachricht versenden“ (Broadcast a message) wird geöffnet.
a) Art auswählen
Klicken Sie auf die erste Auswahlliste und wählen Sie die Art der Sendung aus. Standardmäßig ist „Einfache Nachricht“ ausgewählt.
Tipp: Wählen Sie zuerst die Art aus. Wenn Sie diese später ändern, wird Ihre Portalauswahl gelöscht.
b) Formular oder Workflow auswählen (nur für „Informationen anfordern“ und „Abschluss des Workflows anfordern“)
Wählen Sie für „Informationen anfordern“ unter „Wählen Sie ein Formular aus“ (Select a form) ein Formular aus. Die Liste zeigt die Formularvorlagen dieser Portalgruppe. Ist sie leer, fügen Sie zunächst unter „Formularvorlagen“ (Form templates) ein Formular hinzu.
Wählen Sie für „Abschluss des Workflows anfordern“ unter „Wählen Sie einen Workflow aus“ (Select a workflow) einen Workflow aus.
c) Empfängerportale auswählen
Standardmäßig geht eine Sendung an jedes Portal der Gruppe. Um sie nur an bestimmte Portale zu senden, wählen Sie diese im Portalfeld aus.
Für „Einfache Nachricht“, „Unterlagen anfordern“ und „Abschluss des Workflows anfordern“ können Sie unter „Nach Portalen filtern (optional — leer lassen, um an alle zu senden)“ (Filter by portals (optional — leave empty to send to all)) einzelne Portale auswählen. Lassen Sie das Feld leer, um an alle zu senden.
Für „Informationen anfordern“ müssen Sie mindestens ein Portal auswählen. Manche Formulare können nur an ein Portal gesendet werden. In diesem Fall heißt das Feld „Portal (dieses Formular kann nur an ein Portal gesendet werden)“ (Portal (this form can be sent to one portal only)).
Gut zu wissen: Sie wählen Portale aus, keine einzelnen Personen. Alle Personen mit Zugriff auf ein ausgewähltes Portal erhalten die Sendung.
d) Nachricht schreiben
Geben Sie Ihre Nachricht im Feld „Nachricht“ (Message) ein. Für „Einfache Nachricht“ und „Unterlagen anfordern“ ist sie erforderlich, für die beiden anderen Arten optional.
Sie können auf „Vorlagen“ (Templates) klicken, um eine gespeicherte Nachrichtenvorlage einzufügen. Um den gerade geschriebenen Text wiederzuverwenden, klicken Sie auf „Vorlagen“ und dann auf „Als Vorlage speichern“ (Save as a template).
e) Sendung versenden
Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Senden. Ihre Beschriftung zeigt, wer die Sendung erhält:
„An N Empfänger senden“ (Broadcast to N recipients): Es sind keine Portale ausgewählt, daher erhalten alle in der Gruppe die Sendung.
„An ausgewählte Portale senden (N)“ (Broadcast to selected portals (N)): Die Sendung geht nur an die N ausgewählten Portale.
„Anfrage senden“ (Send a request): Diese Beschriftung wird für „Informationen anfordern“ und „Abschluss des Workflows anfordern“ angezeigt.
Ihre Mandanten erhalten die Sendung per E-Mail. Sie erscheint außerdem ganz oben in der Liste „Sendungen“.
Welche weiteren Möglichkeiten gibt es?
Zu verwandten Anwendungsfällen finden Sie ebenfalls Anleitungen. Sie können:
Eine Nachricht veröffentlichen, die alle Portalnutzer beim Anmelden sehen: Lesen Sie dazu Begrüßungsnachricht zu Mandantenportalen hinzufügen oder nutzen Sie „Ankündigungen“ (Announcements) im linken Menü.
Aktualisierte KYC-Angaben von allen Mandanten gleichzeitig einholen: Lesen Sie dazu Anfragen zur Aktualisierung von KYC-Angaben an mehrere Empfänger senden und Antworten einholen.
Ein Dokument an mehrere Personen zum Unterschreiben senden, wobei jede Person ihre eigene Kopie unterschreibt: Lesen Sie dazu Ein Formular oder Dokument zum Ausfüllen oder Unterschreiben an mehrere Mandanten senden.