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Portal-Workflows sind Schritte, die Ihr Mandant in seinem Portal erledigen soll: Dokumente unterschreiben, Formulare ausfüllen, Ausweise prüfen und mehr. So automatisieren Sie die Mandatsannahme, sparen Zeit, beschleunigen Abläufe und verbessern das Erlebnis Ihrer Mandanten.
Anders als Angebote liegen Portal-Workflows innerhalb von Mandantenportalen. Ihr Mandant muss sich also zuerst anmelden. Sie eignen sich ideal für eine sichere Mandatsannahme, für den Verkauf zusätzlicher Leistungen, regelmäßige Datenaktualisierungen und Vertragsverlängerungen. Wenn Sie Workflows nutzen möchten, um Interessenten etwas anzubieten, lesen Sie 7. Ein Angebot per E-Mail senden. Wenn Sie schnell mehrere Dokumente zur Unterschrift senden möchten, lesen Sie stattdessen diesen Artikel (auf Englisch).
Bevor Sie beginnen: Sie benötigen ein Portal mit einem Mandanten, der seine Einladung angenommen hat.
In diesem Beispiel bitten wir einen Mandanten, unsere Datenschutzhinweise zu lesen und die Mandatsvereinbarung zu unterschreiben.
1. Das Portal des Mandanten öffnen
Klicken Sie im oberen Menü auf „Portale“ und öffnen Sie das Portal Ihres Mandanten. Ihr Mandant steht links unter „Mitglieder mit Zugang“. Klicken Sie dann auf „Workflows“.
2. Einen neuen Workflow starten
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ und wählen Sie „New workflow“ (oder „Aus Vorlagen erstellen“, wenn Sie bereits eine Vorlage gespeichert haben). Um den Workflow umzubenennen, klicken Sie auf das Stiftsymbol neben seinem Namen, geben den neuen Namen ein und klicken auf „Okay“.
3. Schritte hinzufügen
Jeder Schritt heißt Widget. Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ neben „Workflow-Elemente“, um alle anzuzeigen, zum Beispiel „Unterschrift anfordern“, „Bitte anschauen und genehmigen“, „Dokumente hochladen“, „Leistungen und Bezahlung“, „Formular“ und „Ausweisüberprüfungen“.
Um ein Formular hinzuzufügen, erstellen Sie es zuerst unter „Formularvorlagen“.
Der Schritt Ausweisüberprüfungen setzt ein Abonnement voraus.
Für Leistungen und Bezahlung legen Sie Ihre Leistungen an und verbinden Stripe oder GoCardless.
4. Ihren Mandanten ein Dokument ansehen und bestätigen lassen
Wählen Sie „Bitte anschauen und genehmigen“. Geben Sie dem Schritt unter „Widget-Name“ einen Namen, den Ihr Mandant sieht (zum Beispiel „Bitte lesen Sie unsere Datenschutzhinweise“), wählen Sie unter „Datei auswählen“ das Dokument und klicken Sie auf „Speichern“. Der Schritt erscheint in der Liste Ihrer Workflow-Elemente.
5. Eine Unterschrift anfordern
Klicken Sie erneut auf „+“ und wählen Sie „Unterschrift anfordern“. Benennen Sie den Schritt und wählen Sie das Dokument, das unterschrieben werden soll. Der Feldeditor öffnet sich: Ziehen Sie die Felder „Unterschrift“ und „Datum“ auf das Dokument und klicken Sie auf „Vorlage speichern“. Zurück im Widget klicken Sie auf „Speichern“.
Beide Schritte sind jetzt in Ihrem Workflow. Sie können sie am gepunkteten Griff ziehen, um die Reihenfolge zu ändern.
6. Abschließen und senden
Wenn alles bereit ist, klicken Sie auf „Ausfüllen und absenden“. Wählen Sie im Fenster „Workflow senden“ unter „An“ Ihren Mandanten aus, fügen Sie unter „Nachricht“ einen persönlichen Text hinzu und klicken Sie auf „Senden“. Über „Portalzugriff verwalten“ fügen Sie bei Bedarf zuerst eine Person zum Portal hinzu.
7. Ihr Mandant erhält eine E-Mail und meldet sich an
Ihr Mandant erhält eine E-Mail mit der Schaltfläche „Workflow starten“.
Da der Workflow in seinem sicheren Portal liegt, meldet er sich mit seiner Portal-E-Mail-Adresse und seinem Passwort an und landet direkt beim ersten Schritt.
8. Ihr Mandant erledigt jeden Schritt
Ihr Mandant liest die Datenschutzhinweise und klickt auf „Bestätigen und schließen“.
Dann öffnet er die Mandatsvereinbarung, klickt auf „Zum ersten Feld springen“, unterschreibt, ergänzt das Datum und klickt auf „Dokument einreichen“. Jeder erledigte Schritt wird abgehakt.
9. Den Workflow verfolgen und verwalten
Zurück im Bereich „Workflows“ des Portals wird der Workflow als „Completed“ angezeigt. Über sein Menü (⋯) können Sie ihn öffnen („Workflow öffnen“), die Einladung erneut senden („Workflow-Einladung senden“), ihn als PDF herunterladen, bearbeiten, kopieren („Kopie erstellen“), archivieren oder löschen.
Mehr entdecken:
Mit „Workflow-Status“ legen Sie für jeden Schritt eigene Status für ein besseres Reporting fest.
Mit „Erinnerungen & Stichtage“ erinnern Sie Ihre Mandanten automatisch.
Klicken Sie im Workflow-Editor auf „Als Vorlage kopieren“, um einen Workflow für weitere Mandanten wiederzuverwenden.
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Oder weiter zum nächsten Schritt: