Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Sie sind mit Portalen noch nicht vertraut? Beginnen Sie mit So funktionieren Mandantenportale: Ihr Einstieg.
Bei allen vier Möglichkeiten werden die Dateien des Mandanten in seinem Portal gespeichert. Sie unterscheiden sich darin, ob sich der Mandant anmelden muss und wie viele Mandanten Sie um Unterlagen bitten.
Möglichkeit | Muss sich der Mandant anmelden? | Geeignet für |
1. „Sicherer Upload-Link“ (Secure upload link) | Nein | Noch nicht eingeladene Mandanten oder einmaliges Hochladen. Den Link können Sie auf beliebigem Weg teilen. |
2. Nachricht „Unterlagen anfordern“ (Request documents) | Nicht zum Hochladen | Bestimmte Unterlagen von einem bereits eingeladenen Mandanten anfordern, mit einem Eintrag unter „Nachrichten“ (Messages) |
3. Formular zum Hochladen von Dateien („Informationen anfordern“ (Request information)) | Ja | Strukturierte Anfragen: mehrere einzeln benannte Unterlagen und zusätzliche Fragen (KYC, Jahresabschluss) |
4. Rundnachricht | Je nach Typ | Dieselbe Anfrage gleichzeitig an viele Portale senden |
Für alle Möglichkeiten benötigt der Mandant ein Portal. Siehe Mandanten zu Portalen einladen. Wenn Sie nur Möglichkeit 1 benötigen, können Sie das Portal erstellen, ohne jemanden einzuladen.
Möglichkeit 1: „Sicherer Upload-Link“
Öffnen Sie das Portal des Mandanten. Suchen Sie auf der „Übersicht“ (Dashboard) nach „Sicherer Link zum Hochladen von Dokumenten“ (Secure link for document uploading).
Klicken Sie auf „Erzeugen“ (Generate) und kopieren Sie den Link.
Versenden Sie ihn per E-Mail, SMS oder über Ihre eigenen Systeme.
Jeder Link gilt nur für ein Portal. Die Dateien werden in den Dokumenten dieses Portals gespeichert.
Wer den Link hat, kann Dateien hochladen, aber keine Inhalte des Portals einsehen.
Sie können den Link jederzeit ungültig machen, zum Beispiel sobald Sie alle benötigten Unterlagen erhalten haben.
Die Funktion wird nicht angezeigt? Fügen Sie „Sicherer Upload-Link“ in der Portalgruppe unter „Einstellungen“ (Settings) > „Startseite“ (Home page) zur Spalte „Angezeigt“ (Shown) hinzu.
Möglichkeit 2: Nachricht „Unterlagen anfordern“
Öffnen Sie das Portal und klicken Sie auf „Nachrichten“, dann auf „Nachricht senden“ (Send a message).
Ändern Sie den Typ von „Einfache Nachricht“ (Simple message) zu „Unterlagen anfordern“.
Wählen Sie aus, wer benachrichtigt werden soll, beschreiben Sie die benötigten Unterlagen und klicken Sie auf „Senden“ (Send).
Der Mandant erhält eine E-Mail mit einer Schaltfläche zum Hochladen, die ohne Anmeldung funktioniert. Wenn er stattdessen das Portal öffnet, muss er sich anmelden.
Möglichkeit 3: Ein Formular zum Hochladen von Dateien
Öffnen Sie die Portalgruppe und klicken Sie auf „Formularvorlagen“ (Form templates). Fügen Sie ein Formular mit einem Element „Datei hochladen“ (file upload) pro Dokument sowie allen benötigten Fragen hinzu.
Gehen Sie im Portal des Mandanten zu „Nachrichten“ > „Nachricht senden“, wählen Sie „Informationen anfordern“ und anschließend das Formular aus.
Der Mandant meldet sich an, um das Formular auszufüllen. Er kann es zwischenspeichern und später fortfahren. Formulare werden auch auf der Registerkarte „Formulare“ (Forms) des Portals angezeigt. Siehe Formulare in Portalen.
Möglichkeit 4: Rundnachricht an viele Portale
Öffnen Sie die Portalgruppe und klicken Sie auf „Broadcast-Nachricht“ (Broadcast Message) > „+“. Wählen Sie „Unterlagen anfordern“ (ein Link zum Hochladen für jedes Portal) oder „Informationen anfordern“ (ein Formular). Wählen Sie die Portale aus oder lassen Sie den Filter leer, um an alle zu senden, und senden Sie die Nachricht. Die Dateien jedes Portals bleiben im jeweiligen Portal. Siehe Eine Nachricht oder Anfrage gleichzeitig an viele Portale senden.
Benachrichtigungen bei eingehenden Dateien
Aktivieren Sie in Ihren persönlichen Einstellungen die Portalbenachrichtigungen (per E-Mail und in der Anwendung) und abonnieren Sie die von Ihnen betreuten Portale. Siehe E-Mail-Benachrichtigungen beim Hochladen von Dateien in Portale.
Sie fordern Ausweisdokumente an? Nutzen Sie gegebenenfalls das Element zur Identitätsprüfung in einem Workflow. Es führt auch die Identitätsprüfungen durch.