Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Hier erläutern wir einige erweiterte Einstellungsmöglichkeiten. Die grundlegenden Optionen finden Sie in diesem Artikel: Portalgruppen konfigurieren
„Portale massenhaft hinzufügen“ (Add Portals in Bulk)
Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie vorab eine große Anzahl von Mandanten zu „leeren“ Portalen einladen möchten. Dazu müssen Sie eine CSV-Datei mit entsprechend aufbereiteten Daten vorbereiten.
Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie hier
„Unterportale“ (Subportals)
Erstellen Sie eine Struktur aus Unterportalen (ideal für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, komplexe Transaktionen oder mandantenbezogene Projekte). Lesen Sie hier mehr.
„Link zur Selbstregistrierung“ (Self-signup link)
Aktivieren Sie einen Link zur Selbstregistrierung, damit Mandanten ihren Zugang zum Portal selbst einrichten können.
Sie können diesen Link per E-Mail an Mandanten weitergeben oder auch auf Ihrer Website veröffentlichen.
Jedes Portal, das über einen Link zur Selbstregistrierung erstellt wird, erhält den Namen des Mandanten.
„Status“ (Statuses)
Erstellen Sie eine Liste eigener Portalstatus, mit der Sie und Ihr Team einzelnen Portalen die passenden Werte zuweisen können.
Nach dem Festlegen der Status erscheint in der Hauptübersicht der Portale eine neue Spalte „Status“ (Status). Durch Klicken auf die Überschrift „Status“ wird die Portalliste alphabetisch nach Status sortiert.
Status können sich auch aufgrund bestimmter Ereignisse automatisch ändern (nur in Enterprise-Tarifen).
„Zugriffsgruppen“ (Access Groups)
Mit Zugriffsgruppen verwalten Sie intern den Zugriff auf Mandantenportale innerhalb derselben Portalgruppe.
Wie bei den Status erscheint die Spalte „Zugriffsgruppe“ (Access Group) automatisch in der Hauptübersicht der Portale, sobald Sie mindestens eine Zugriffsgruppe definiert haben. Auch diese Spalte lässt sich sortieren.
Wie Sie Zugriffsgruppen für Portale erstellen, lesen Sie hier. Kurz zusammengefasst gehen Sie beim Einrichten dieser Gruppen wie folgt vor:
Erstellen Sie zwei oder mehr Zugriffsgruppen.
Weisen Sie jedes Portal einer Zugriffsgruppe zu (entweder beim Erstellen des Portals oder später über das Symbol „...“).
Erstellen Sie unter „Unternehmensrollen“ (Company Roles) Rollen mit Zugriff auf bestimmte Zugriffsgruppen.
Laden Sie Ihre internen Benutzer zu ausgewählten Zugriffsgruppen ein, indem Sie ihnen eine passende, im vorherigen Schritt definierte Rolle zuweisen.
Standardordner
Sie können für jede Portalgruppe eine Vorlage mit Ordnern und Unterordnern einrichten. Jedes Mal, wenn Sie ein Portal erstellen, legt MyDocSafe die Ordner gemäß der Vorlage an. Um eine Vorlage einzurichten, gehen Sie zu „Einstellungen“ (Settings) / „Ordner“ (Folders) und fügen Sie die gewünschte Standardordnerstruktur hinzu. Beachten Sie, dass Sie für jeden Ordner eine eigene Frist für das automatische Löschen festlegen können. Das System prüft jeden Ordner regelmäßig und verschiebt Dokumente, die älter als die von Ihnen festgelegte Anzahl von Monaten sind, in den Papierkorb.
Komplexe Transaktionen
Portale lassen sich auch so konfigurieren, dass mehrere Beteiligte eine komplexe Transaktion abschließen können, etwa eine Kundenregistrierung oder einen Produktkauf. Hier sehen Sie ein Beispiel für einen solchen Workflow:
Wenden Sie sich an sales@mydocsafehq.com, um dies näher zu besprechen.