Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Sie nutzen Portale zum ersten Mal? Beginnen Sie mit So funktionieren Mandantenportale: Ihr Einstieg.
Es gibt drei Möglichkeiten, Mandanten beim Öffnen eines Portals zu begrüßen. Sie erfüllen unterschiedliche Aufgaben, daher nutzen die meisten Kanzleien mehr als eine davon.
Werkzeug | Geeignet für | Sichtbar für | Können Mandanten dies ausblenden? |
Beschreibung auf der „Übersicht“ (Dashboard) | Ihre dauerhafte Begrüßung: Zweck des Portals, erster Schritt und Ansprechperson | In jedem Portal der Gruppe, bei jedem Besuch | Nein |
„Ankündigungen“ (Announcements) | Zeitlich begrenzte Hinweise: Fristen, Büroschließungen, neue Leistungen | Für eine ganze Gruppe oder ein einzelnes Portal | Nur wenn Sie es erlauben |
Schaltfläche „Anleitung“ (Tutorial) | Ein Link „Hier beginnen“ (Start here) zu einem Hilfeartikel oder Video | In jedem Portal der Gruppe, oben neben dem Portalnamen | Nein |
Unsere Empfehlung: Hinterlegen Sie die dauerhafte Begrüßung in der Beschreibung auf der „Übersicht“, nutzen Sie „Ankündigungen“ für Neuigkeiten und verlinken Sie über die Schaltfläche „Anleitung“ auf einen Leitfaden für Mandanten, zum Beispiel Für Ihre Mandanten: Ihr Portal auf einen Blick.
1. Beschreibung auf der „Übersicht“ verfassen (dauerhafte Begrüßung)
Klicken Sie auf „Portale“ (Portals) und öffnen Sie die Portalgruppe.
Klicken Sie im linken Menü auf „Einstellungen“ (Settings) > „Allgemein“ (General).
Geben Sie Ihre Begrüßung unter „Beschreibung (für Portalbenutzer sichtbar)“ (Description (visible to portal users)) ein und klicken Sie auf „Speichern“ (Save).
Sie können auch von einem beliebigen Portal aus beginnen: Klicken Sie auf dessen „Übersicht“ auf „Beschreibung bearbeiten“ (Edit description). Dadurch wird dieselbe Gruppeneinstellung geöffnet. Die Änderung gilt somit für jedes Portal der Gruppe.
Das sollte enthalten sein: ein Satz zum Zweck des Portals, der erste Schritt für den Mandanten und Ihre Kontaktmöglichkeiten. Wenn sich Mandanten über einen Link zur Selbstregistrierung angemeldet haben, geben Sie auch die Adresse Ihrer Anmeldeseite an, da diese in den Registrierungs-E-Mails nicht enthalten ist.
2. Festlegen, was auf der „Übersicht“ angezeigt wird
Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Startseite“ (Home page). Die Spalte „Angezeigt“ (Shown) enthält die Bereiche, die Mandanten sehen: „Ankündigungen“, „Portal-Beschreibung“ (Portal description), „Benachrichtigungen“ (Notifications), „Kommentare“ (Comments) und „Sicherer Upload-Link“ (Secure upload link). „Portalstatus“ (Portal status) ist ebenfalls verfügbar. Klicken Sie auf „+“, um einen Bereich einzublenden, und auf „x“, um ihn auszublenden. Durch Ziehen ändern Sie die Reihenfolge. Klicken Sie auf „Speichern“ oder auf „Auf Standardeinstellungen zurücksetzen“ (Restore defaults), um von vorn zu beginnen.
Wenn Ihr Begrüßungstext oder Ihre Ankündigungen nicht angezeigt werden, prüfen Sie, ob „Portal-Beschreibung“ und „Ankündigungen“ in der Spalte „Angezeigt“ stehen.
3. Eine Ankündigung veröffentlichen (zeitlich begrenzte Hinweise)
Für die gesamte Gruppe: Öffnen Sie die Gruppe und klicken Sie im linken Menü auf „Ankündigungen“. Alternativ nutzen Sie die drei Punkte in der Zeile der Gruppe in der Liste „Portalgruppen“ (Portal Groups).
Nur für ein Portal: Klicken Sie in der Portalliste der Gruppe auf die drei Punkte in der Zeile des Portals und anschließend auf „Ankündigungen“. Diese Liste ist von den Ankündigungen der Gruppe getrennt.
Klicken Sie auf „+“, geben Sie Ihre Nachricht ein (bis zu 1,000 Zeichen) und fügen Sie bei Bedarf eine Schaltfläche mit eigener Bezeichnung und eigenem Link hinzu. Aktivieren Sie „Benutzern das Löschen der Ankündigung ermöglichen“ (Let users delete the announcement) nur, wenn Mandanten die Ankündigung ausblenden dürfen. Klicken Sie auf „Speichern“.
Gut zu wissen: Der Geltungsbereich von Ankündigungen lässt sich eingrenzen, und Unterportale haben eigene Ankündigungen. Wenn ein Hinweis alle Mandanten erreichen muss, nehmen Sie ihn zusätzlich in die Beschreibung auf der „Übersicht“ auf.
4. Eine Schaltfläche „Anleitung“ hinzufügen („Hier beginnen“)
Gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Anleitung“.
Fügen Sie eine „Video-URL“ (Video URL) oder eine „URL des Artikels“ (Article URL) ein.
Ändern Sie bei Bedarf die „Schaltflächenbezeichnung“ (Button Label) (zum Beispiel in „Hier beginnen“). Standardmäßig lautet sie „Anleitung“.
Klicken Sie auf „Speichern“. Die Schaltfläche erscheint in jedem Portal der Gruppe oben neben dem Portalnamen und öffnet den Link in einer neuen Registerkarte.
Sie haben keinen eigenen Leitfaden? Verlinken Sie auf Für Ihre Mandanten: Ihr Portal auf einen Blick.
Vor April 2024 erstellte Portalgruppen
Bei älteren Gruppen wird möglicherweise noch die Registerkarte „Dokumente“ (Documents) statt der „Übersicht“ geöffnet. Um dies zu ändern, gehen Sie zu „Einstellungen“ > „Portal-Registerkarten“ (Portal tabs), fügen Sie „Übersicht“ aus „Verfügbare Artikel“ (Available items) hinzu, ziehen Sie den Eintrag in „Ausgewählte Artikel“ (Selected items) ganz nach oben und klicken Sie auf „Speichern“.