Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Mit Portalnachrichten führen Sie Gespräche mit einem Mandanten an einem sicheren Ort direkt neben seinen Dokumenten statt per E-Mail.
1. Registerkarte „Nachrichten“ aktivieren
Öffnen Sie die Portalgruppe und klicken Sie auf „Einstellungen“ (Settings) > „Portal-Registerkarten“ (Portal tabs). Stellen Sie sicher, dass „Nachrichten“ unter „Ausgewählte Artikel“ (Selected items) steht. Steht der Eintrag unter „Verfügbare Artikel“ (Available items), klicken Sie daneben auf „+“ und anschließend auf „Speichern“ (Save).
2. Festlegen, ob Mandanten Ihnen schreiben dürfen
Klicken Sie auf „Einstellungen“ > „Sicherheit“ (Security):
„Portalbenutzer dürfen Nachrichten senden“ (Allow portal users to send messages) ermöglicht Mandanten, neue Nachrichten zu verfassen und zu antworten. Lassen Sie diese Option deaktiviert, wenn Sie nur Mitteilungen ohne Antwortmöglichkeit senden möchten.
„Standard: Nachrichtentext in E-Mail ausblenden“ (Default: hide message text from email) sorgt dafür, dass jede neue Nachricht standardmäßig vertraulich ist (siehe unten).
3. Eine Nachricht senden
Öffnen Sie das Portal des Mandanten und klicken Sie auf „Nachrichten“ und anschließend auf „Nachricht senden“ (Send a message).
Wählen Sie den Typ aus:
„Einfache Nachricht“ (Simple message): eine Nachricht an den Mandanten.
„Unterlagen anfordern“ (Request documents): fordert den Mandanten auf, Dateien in das Portal hochzuladen.
„Informationen anfordern“ (Request information): fordert den Mandanten auf, ein Formular auszufüllen.
Prüfen Sie unter „Benachrichtigen Sie die Nutzer“ (Notify users), wer eine E-Mail-Benachrichtigung dazu erhält.
Verfassen Sie Ihre Nachricht oder klicken Sie auf „Vorlagen“ (Templates), um eine gespeicherte Nachricht zu verwenden, und klicken Sie auf „Senden“ (Send).
Vertraulichen Text aus E-Mails ausblenden
Aktivieren Sie vor dem Senden „Text aus E-Mail ausblenden“ (Hide text from email). Die E-Mail-Benachrichtigung weist dann auf eine neue Nachricht hin, enthält aber nicht deren Text. Der Mandant meldet sich an, um die Nachricht zu lesen. Gesendete Nachrichten mit ausgeblendetem Text sind mit einem Vorhängeschloss gekennzeichnet.
Was Ihr Mandant sieht
Nachrichten erscheinen auf der Registerkarte „Nachrichten“ im Portal des Mandanten. Wenn Sie dies erlaubt haben, kann er dort antworten und neue Nachrichten verfassen.
Mehrere Mandanten gleichzeitig anschreiben
Verwenden Sie „Sendungen“ (Broadcasts), um dieselbe Nachricht, Unterlagenanforderung oder Formularanfrage in einem Schritt an mehrere Portale zu senden.