Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Die meisten Unternehmen müssen regelmäßig personenbezogene Daten ihrer Mandanten einholen: entweder zu Beginn der Geschäftsbeziehung oder jährlich aus regulatorischen Gründen. In MyDocSafe gibt es dafür mehrere Möglichkeiten (über Webformulare oder Portale). In diesem Artikel erläutern wir, wie Sie dazu Mandantenportale nutzen.
Gehen Sie zu „Portale“ (Portals), klicken Sie auf die drei Punkte neben der gewünschten Portalgruppe und wählen Sie „Formularvorlagen“ (Form templates). (Oder öffnen Sie die Gruppe und klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf „Formularvorlagen“.)
Anschließend können Sie Ihr erstes Formular hinzufügen:
Nachdem Sie auf „Formular hinzufügen“ (Add Form) geklickt haben, können Sie ein Formular aus unserer Bibliothek importieren oder mithilfe einer großen Auswahl an Formularelementen von Grund auf neu erstellen. Aktivieren Sie die E-Mail-Benachrichtigungen, damit Sie benachrichtigt werden, sobald ein Mandant ein neues Formular einreicht.
Sobald Sie das Formular erstellt und auf „Zurück zu den Dokumenten“ (return to documents) geklickt haben, erscheint es in der Liste der verfügbaren Formulare. Klicken Sie nun auf das Einstellungssymbol, wie unten gezeigt.
Aktivieren Sie die Option „Mehrere Zeilen“ (multiple rows), wenn Ihr Mandant dasselbe Formular mehrmals ausfüllen können soll.
Wenn das Formular nur in Portalen mit einer bestimmten Bezeichnung angezeigt werden soll (sofern Ihre Portale Bezeichnungen haben), geben Sie diese Bezeichnung unter „Dieses Formular nur für Portale mit Beschriftungen anzeigen“ (Show this form only for portals with labels) ein.
Lassen Sie die Felder „Variable“ (Variable) und „Datenquelle“ (Data Source) leer.
Klicken Sie auf „Speichern“ (Save).
Sie können nun ein beliebiges Portal in der ausgewählten Portalgruppe öffnen, um zu sehen, wie das Formular Ihren Mandanten angezeigt wird:
Sie können Ihre Mandanten nun direkt aus MyDocSafe darüber informieren, dass ein Formular für sie bereitsteht:
Für einen einzelnen Mandanten: Öffnen Sie dessen Portal, gehen Sie zu „Nachrichten“ (Messages), senden Sie eine Nachricht und wählen Sie „Informationen anfordern“ (Request information).
Für mehrere Mandanten gleichzeitig: Verwenden Sie „Broadcast-Nachricht“ (Broadcast Message) und wählen Sie „Informationen anfordern“.