Gehen Sie diese Prüfschritte der Reihe nach durch. Die meisten Probleme lassen sich mit den ersten drei Schritten lösen.
1. Steht die Einladung noch aus?
Klicken Sie auf das Symbol „Benutzer“ (Users) neben dem Namen des Portals. Wenn der Mandant unter „Ausstehende Einladungen“ (Pending invitations) aufgeführt ist, hat er die Einladung noch nicht angenommen. Wenn er dort gar nicht aufgeführt ist, wurde die Einladung möglicherweise automatisch entfernt (siehe „Ausstehende Einladungen“). Fügen Sie ihn erneut hinzu.
2. Ist die E-Mail-Adresse korrekt?
Wir melden keine unzustellbaren E-Mails. Ein Tippfehler bleibt daher unbemerkt. Prüfen Sie die Adresse unter dem Namen des Mandanten. Wenn sie falsch ist, stornieren Sie die Einladung (rotes Kreuz) und senden Sie eine Einladung an die richtige Adresse.
3. Ist die E-Mail im Spamordner gelandet?
Die Einladung wird unter dem Namen Ihrer Kanzlei von hello@mydocsafe.com mit dem Betreff „Portal-Einladung“ (Portal Invite) versendet. Bitten Sie den Mandanten, seinen Spam- oder Junk-E-Mail-Ordner zu prüfen und hello@mydocsafe.com zu seinen sicheren Absendern hinzuzufügen. Klicken Sie anschließend auf „Erinnerung senden“ (Send reminder), um die Einladung erneut zu senden.
4. Der Mandant hat bereits ein MyDocSafe-Konto
Wenn der Mandant MyDocSafe bereits genutzt hat (bei Ihnen oder einer anderen Kanzlei), wird er nicht aufgefordert, ein Konto einzurichten. Nach einem Klick auf „Die Einladung annehmen“ (Accept invitation) meldet er sich an und klickt auf „Einladung annehmen“ (Accept invite). Wenn er sich angemeldet hat, ohne den Link in der E-Mail zu verwenden, bitten Sie ihn, die E-Mail zu öffnen und erneut auf die Schaltfläche zu klicken.
5. Der Mandant hat sein Passwort vergessen oder erhält keinen Sicherheitscode
Senden Sie ihm den Artikel Für Ihre Mandanten: Probleme bei der Anmeldung. Wenn Sie „2-Faktor-Authentifizierung für Portalbenutzer erzwingen“ (Force 2 Factor Authentication for portal users) aktiviert haben („Einstellungen“ (Settings) > „Sicherheit“ (Security)), benötigt er Zugriff auf das Mobiltelefon, das er registriert hat.
6. Der Mandant ist angemeldet, sieht Ihr Portal aber nicht
Wenn der Mandant MyDocSafe bei mehreren Kanzleien nutzt, muss er Ihre Kanzlei im Menü mit dem Kanzleinamen oben links auswählen.
Prüfen Sie, ob er aus dem Portal entfernt wurde (Schritt 1).
7. Der Mandant sieht das Portal, kann aber keine Dateien hochladen
Vermutlich hat er die Zugriffsberechtigung „Lesen“ (Read). Ändern Sie diese in „Lesen/Schreiben“ (Read/Write): siehe Was Portalbenutzer tun können.
8. Mandanten, die sich selbst registriert haben, finden die Anmeldeseite nicht wieder
Die E-Mails, die Mandanten nach der Registrierung über einen Link zur Selbstregistrierung erhalten, enthalten keinen Link zurück zur Anmeldeseite. Teilen Sie ihnen die Adresse mit (app.mydocsafe.com oder Ihre eigene Adresse, wenn Sie die Zusatzfunktion „Markenauftritt“ (Branding) nutzen), ergänzen Sie sie in der Beschreibung Ihrer „Übersicht“ (Dashboard) oder fügen Sie Ihrer Website eine Anmeldeschaltfläche hinzu: siehe Eine Anmeldeschaltfläche für Mandanten zu Ihrer Website hinzufügen.
Besteht das Problem weiterhin? Wenden Sie sich an customerservices@mydocsafehq.com und geben Sie die E-Mail-Adresse des Mandanten sowie den Namen des Portals an.