Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Verwendete Begriffe
Sechs Begriffe kommen immer wieder vor. Hier erfahren Sie, was sie jeweils bedeuten.
Workflow-Vorlage
Ein Workflow, den Sie auf der Seite „Workflow-Vorlagen“ (Workflow templates) der Portalgruppe erstellen.
Eine Vorlage ist die Ausgangsversion. Mandanten füllen niemals die Vorlage selbst aus. Jeder Mandant arbeitet mit einer eigenen Kopie davon.
Kopie
Ein Workflow, der sich im Portal eines Mandanten befindet.
Eine Kopie wird erstellt, wenn:
Sie einen Workflow an einen Mandanten senden
Sie in dessen Portal einen Workflow aus einer Vorlage erstellen
oder ein Mandant selbst einen Workflow startet.
Die Kopie gehört nur zu diesem einen Portal. Kein anderer Mandant kann sie sehen, öffnen oder abschließen.
Da jeder Mandant mit einer eigenen Kopie arbeitet, bleiben seine Antworten und Dokumente von denen anderer Mandanten getrennt. Wenn Sie die Vorlage später bearbeiten, ändern sich bereits vorhandene Kopien nicht.
„Sichtbar“ (Visible)
Eine Einstellung der Vorlage. „Sichtbar“ bedeutet, dass jeder Mandant in der Portalgruppe die Vorlage sehen kann.
Eine sichtbare Vorlage wird im Bereich „Workflows“ (Workflows) jedes Portals der Gruppe angezeigt. Jeder Mandant kann sie jederzeit starten.
(im Portal sichtbar)
Die Sichtbarkeit gilt für die gesamte Gruppe. Sie können eine Vorlage nicht für einen Mandanten sichtbar machen und für einen anderen ausblenden.
„Unsichtbar“ (Invisible)
Die entgegengesetzte Einstellung. „Unsichtbar“ bedeutet, dass kein Mandant die Vorlage sehen kann.
Die Vorlage ist weiterhin vorhanden und kann von Ihnen verwendet werden. Ein Mandant erhält sie nur, wenn Sie eine Kopie in seinem Portal ablegen.
„Entwurf“ (Draft)
Ein Workflow, den Sie noch nicht fertig erstellt haben.
Mandanten sehen einen Entwurf nie, auch wenn er auf „Sichtbar“ eingestellt ist. Sie können einen Entwurf auch nicht in ein Portal kopieren oder als Standard festlegen. Stellen Sie den Workflow zuerst fertig.
„Standard für neu eingeladene Benutzer“ (Default for new invitees)
Eine Einstellung, die Sie für eine sichtbare Vorlage der Gruppe über das Dreipunktmenü auf der Seite „Workflow-Vorlagen“ aktivieren. Neben dem Namen erscheint dann ein Stern.
„Standard“ (Default) bedeutet: „Dies muss zuerst erledigt werden.“ Wenn sich ein neuer Mandant zum ersten Mal anmeldet, öffnet sich dieser Workflow automatisch. Der Mandant kann keinen anderen Bereich des Portals nutzen, bis er ihn abgeschlossen hat.
1. Sichtbar und Standard: Was die beiden Einstellungen steuern
Diese beiden Einstellungen lassen sich leicht verwechseln. Hier der Unterschied in jeweils einem Satz:
„Sichtbar“ beantwortet die Frage: „Können Mandanten diesen Workflow sehen?“
„Standard“ beantwortet die Frage: „Müssen Mandanten diesen Workflow zuerst abschließen?“
| Auswirkung |
„Sichtbar“ | Zeigt den Workflow in der Liste „Workflows“ jedes Portals der Gruppe an, sodass jeder ihn starten kann |
„Standard für neu eingeladene Benutzer“ | Öffnet den Workflow automatisch, wenn sich ein neuer Mandant zum ersten Mal anmeldet, und sperrt den Rest des Portals, bis er ihn abgeschlossen hat |
Warum Standard mehr bedeutet als nur sichtbar
Ein sichtbarer Workflow ist optional. Er steht in der Liste des Mandanten, der ihn jederzeit abschließen kann – oder auch gar nicht.
Ein Standard-Workflow ist verpflichtend. Er ist das Erste, was der Mandant sieht. Kein anderer Bereich des Portals lässt sich öffnen, bevor er abgeschlossen ist.
Ein Workflow muss sichtbar sein, bevor er als Standard festgelegt werden kann
Sie können einen unsichtbaren Workflow nicht als Standard festlegen.
Der Grund: Sobald ein Mandant den Standard-Workflow abgeschlossen hat, bleibt er in seiner Liste „Workflows“ als Nachweis der übermittelten und unterzeichneten Inhalte erhalten. Ihr Portal soll Mandanten alles anzeigen, was sie eingereicht haben. Wenn Sie den Workflow wieder ausblenden, wäre dieser Nachweis nicht mehr zugänglich.
Die Kombination Standard = ja und sichtbar = nein ist daher nicht möglich. Wenn nur bestimmte Mandanten einen Workflow sehen sollen, legen Sie ihn nicht als Standard fest. Senden Sie ihn stattdessen einzeln an diese Mandanten.
Wenn Sie die Liste eines Mandanten später aufräumen möchten, können Sie seine abgeschlossene Kopie in dessen Portal löschen. Siehe Abschnitt 7
2. Einen Workflow an einen Mandanten senden
Einen Workflow an einen Mandanten zu senden ist einfach und inzwischen auch möglich, ohne dessen Portal zu öffnen. Dafür gibt es zwei Wege.
2a. Über die Seite „Workflow-Vorlagen“ (am schnellsten)
Nutzen Sie diesen Weg, wenn Sie eine Vorlage unverändert senden möchten. Das funktioniert sowohl mit sichtbaren als auch mit unsichtbaren Vorlagen.
Gehen Sie zu „Portale“ (Portals), öffnen Sie Ihre Portalgruppe und klicken Sie im linken Menü auf „Workflow-Vorlagen“.
Klicken Sie auf das Dreipunktmenü neben der Vorlage, die Sie senden möchten.
Klicken Sie auf „An Mandanten senden“ (Send to client).
Wählen Sie im Fenster „An Mandanten senden“ das Mandantenportal aus der Liste aus. Wenn Sie viele Portale haben, können Sie zur Suche Text eingeben.
Klicken Sie auf „Weiter“ (Continue).
Prüfen Sie im Fenster „Workflow senden“ (Send workflow) den Empfänger im Feld „An“ (To). Dort werden die Personen des ausgewählten Portals aufgeführt.
Fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu. Sie erscheint in der Einladungs-E-Mail über der Schaltfläche, mit der Ihr Mandant den Workflow startet.
Klicken Sie auf „Senden“ (Send).
Sie erhalten eine Bestätigung, dass die Einladung gesendet wurde. Eine Kopie der Vorlage wird automatisch im Portal dieses Mandanten abgelegt. Sie müssen die Vorlage daher nicht zuvor duplizieren.
Gut zu wissen:
„An Mandanten senden“ wird bei Vorlagen mit dem Status „Entwurf“ nicht angezeigt. Stellen Sie die Vorlage zuerst fertig.
Wenn „An Mandanten senden“ ausgegraut ist, verhindert ein Problem mit der Vorlage deren Ausführung, beispielsweise ein noch nicht eingerichteter Schritt. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Warnsymbol daneben, um zu sehen, was korrigiert werden muss.
Der Empfänger muss bereits Mitglied dieses Portals sein. Um ihn hinzuzufügen, klicken Sie im Fenster „Workflow senden“ auf „Portalzugriff verwalten“ (Manage portal access).
2b. Im Portal des Mandanten
Nutzen Sie diesen Weg, wenn Sie den Workflow vor dem Senden für diesen Mandanten anpassen möchten.
Gehen Sie zu „Portale“ und öffnen Sie das Portal des Mandanten.
Öffnen Sie die Registerkarte „Workflows“ .
Wählen Sie den Workflow aus:
Sichtbare Vorlage: Klicken Sie beim entsprechenden Eintrag in der Liste auf „Workflow-Einladung senden“ (Send workflow invite).
Unsichtbare Vorlage: Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ → „Aus Vorlage erstellen“ (Create from template), wählen Sie den Workflow aus, nehmen Sie die Anpassungen für diesen Mandanten vor und klicken Sie dann auf „Workflow senden“.
Wählen Sie den Empfänger aus. Sie können eine eigene Nachricht hinzufügen.
Klicken Sie auf „Senden“.
Was Ihr Mandant erlebt
Er erhält eine E-Mail mit dem Betreff „Einladung zum Abschließen des Workflows: [Workflow-Name]“ (Invitation to Complete Workflow: [workflow name])
Er klickt auf den Link, meldet sich an und der Workflow öffnet sich sofort.
Er kann den Workflow jederzeit schließen und später über den Bereich „Workflows“ seines Portals oder den E-Mail-Link fortsetzen. Ein von Ihnen manuell gesendeter Workflow sperrt den Rest seines Portals nicht.
Wenn für den Workflow eine Frist in Tagen festgelegt ist, beispielsweise „5 Tage nach dem Senden“, beginnt diese mit dem Versand. Der Mandant sieht die Frist bereits, bevor er den Workflow öffnet.
Jedes Senden erstellt eine Kopie
Wenn Sie einen Workflow senden, wird immer eine Kopie davon im Portal des jeweiligen Mandanten abgelegt. Seine Antworten und Dokumente bleiben von denen anderer Mandanten getrennt. Wenn Sie die Vorlage später bearbeiten, ändern sich bereits gesendete Kopien nicht.
Zwei Eigenschaften von Kopien lassen sich in der Liste leicht falsch deuten:
Eine durch Senden erstellte Kopie hat genau denselben Namen wie die Vorlage. Sie ist in der Liste nicht als Kopie gekennzeichnet und sieht daher wie das Original aus. Sie ist es aber nicht. Sie gehört nur zu diesem Portal.
Eine über „+“ → „Aus Vorlage erstellen“ erstellte Kopie heißt „[Workflow-Name] (Kopieren)“ ([workflow name] (copy)).
Sichtbar oder unsichtbar: Was sich unterscheidet
| Sichtbare Vorlage | Unsichtbare Vorlage |
Vor dem Senden | Jeder Mandant in der Gruppe kann sie bereits sehen und selbst starten | Kein Mandant kann sie sehen |
Nach dem Senden | Der Mandant erhält die Einladungs-E-Mail und eine eigene Kopie mit demselben Namen wie die Vorlage | Der Mandant erhält die Einladungs-E-Mail und der Workflow erscheint nur im Portal dieses Mandanten |
Andere Mandanten | Sehen weiterhin die Vorlage und können sie selbst starten | Sehen sie nie |
3. Unterschiedlichen Mandanten unterschiedliche Workflows zuweisen
Dafür verwenden Sie Kopien, nicht die Sichtbarkeitseinstellung.
Eine Kopie befindet sich in genau einem Portal und wird für niemand anderen aufgelistet. Mit den folgenden Schritten erhalten Sie also Mandant A → Workflow A und Mandant B → Workflow B. Keiner der beiden Mandanten kann den Workflow des anderen sehen, öffnen oder abschließen.
Erstellen Sie jeden Workflow auf der Seite „Workflow-Vorlagen“ und stellen Sie ihn auf „Unsichtbar“. Achten Sie darauf, dass er fertig erstellt und kein Entwurf mehr ist, da Entwürfe nicht in ein Portal kopiert werden können.
Wenn es einen Workflow gibt, den wirklich jeder neue Mandant zuerst abschließen soll, lassen Sie diesen sichtbar und legen Sie ihn als Standard fest. Alle anderen bleiben unsichtbar.
Öffnen Sie das Portal des Mandanten, der einen bestimmten Workflow benötigt.
Gehen Sie zu „Workflows“ → „+“ → „Aus Vorlage erstellen“ und wählen Sie den Workflow aus. Eine Kopie namens „[Workflow-Name] (Kopieren)“ erscheint in diesem Portal.
Nehmen Sie die mandantenspezifischen Anpassungen vor, klicken Sie dann auf „Workflow senden“ und wählen Sie den Empfänger aus.
Der Mandant erhält die Einladung und sieht den Workflow in seinem eigenen Portal. In den anderen Portalen der Gruppe ändert sich nichts.
Gut zu wissen: Eine über „+“ → „Aus Vorlage erstellen“ erstellte Kopie ist für diesen Mandanten sofort verfügbar – noch bevor Sie auf „Workflow senden“ klicken. Erstellen Sie die Kopie daher erst, wenn Sie bereit sind, sie zu senden.
Einen Mandanten zur nächsten Stufe führen
Workflows werden nicht automatisch miteinander verkettet. Der Abschluss eines Workflows weist den nächsten weder zu noch startet er ihn. Ein Mitglied Ihres Teams erstellt und sendet jeden neuen Workflow wie oben beschrieben.
Wenn der Mandant ohne Wartezeit von einer Stufe zur nächsten wechseln soll, fassen Sie die Stufen in einem einzigen Workflow zusammen und trennen Sie sie durch einen Nachrichtenschritt, beispielsweise „Stufe 1 abgeschlossen. Bitte fahren Sie mit Stufe 2 fort“. Der Mandant kann den Ablauf ohne Unterbrechung durchlaufen. Die Stufen werden dann allerdings in einem einzigen Vorgang statt in mehreren dokumentiert.
4. Wenn Mandanten selbst einen Workflow starten
Ein Mandant kann einen Workflow selbst starten, wenn dieser sichtbar und kein Entwurf ist.
Was Ihr Mandant erlebt
Er öffnet den Bereich „Workflows“ seines Portals oder eine Navigationsregisterkarte, wenn Sie den Workflow als Portalregisterkarte hinzugefügt haben.
Er klickt auf den Workflow. Dieser startet sofort, ohne dass eine Einladung erforderlich ist.
Wie beim Senden wird eine eigene Kopie erstellt, die die Vorlage in seiner Liste ersetzt. Seine Antworten bleiben auf sein Portal beschränkt.
Was Sie sehen
Der Workflow und sein Fortschritt erscheinen im Portal dieses Mandanten sowie in Ihrer Übersicht „Workflows“.
Sie können sich benachrichtigen lassen, wenn ein Mandant einen Workflow abschließt. Aktivieren Sie dies unter „Persönliche Einstellungen“ (Personal Settings) → „Benachrichtigungen“ (Notifications) → „Einstellungen für Portalbenachrichtigungen“ (Portal notification settings) → „Portal-Workflow abgeschlossen“ (Portal workflow completed). In-App-Benachrichtigungen sind standardmäßig aktiviert, E-Mail-Benachrichtigungen deaktiviert. Jedes Teammitglied wählt seine eigenen Einstellungen.
5. Standard-Workflows für die Ersteinrichtung (sichtbar + Standard)
Verwenden Sie einen Standard-Workflow für die Ersteinrichtung, wenn jeder neue Mandant zunächst etwas erledigen soll, bevor er sein Portal nutzen kann, beispielsweise ein Begrüßungsformular ausfüllen, KYC-Prüfungen durchlaufen oder Ihre Bedingungen unterzeichnen.
So richten Sie ihn ein
Öffnen Sie die Portalgruppe und gehen Sie zu „Workflow-Vorlagen“.
Klicken Sie auf das Dreipunktmenü eines sichtbaren, fertig erstellten Workflows.
Wählen Sie „Als Standard für neu eingeladene Benutzer festlegen“ (Set as default for new invitees). Neben dem Namen des Workflows erscheint ein Stern.
Um ihn nicht mehr als Standard zu verwenden, öffnen Sie dasselbe Menü und wählen Sie „Standardstatus aufheben“ (Unset as default).
Mandanten, die Sie manuell einladen
Wenn Sie ein Portal erstellen oder ein Mitglied hinzufügen („Zugriff verwalten“ (Manage Access) → „Mitglied hinzufügen“ (Add member)), ist das Feld „Workflow zur Ersteinrichtung“ (Onboarding workflow) bereits mit dem Standard der Gruppe vorbelegt.
Behalten Sie ihn bei, wählen Sie einen anderen Workflow oder für diesen Mandanten „Kein Workflow“ (No workflow).
Die ausstehende Einladung zeigt den Workflow an. So können Sie prüfen, was der Mandant abschließen soll.
Um ausstehende Einladungen anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol neben dem Kontakt:
Mandanten, die sich über Ihren Link zur Selbstregistrierung anmelden
Mandanten, die sich über den Link zur Selbstregistrierung der Portalgruppe registrieren, erhalten automatisch den Standard der Gruppe. Bei der Registrierung können Sie für sie keinen anderen Workflow auswählen.
Wenn die Gruppe einen Standard hat, müssen neu registrierte Mandanten diesen abschließen.
Wenn die Gruppe keinen Standard hat, gelangen sie direkt zur Startseite des Portals.
Um bei einer Registrierung benachrichtigt zu werden, aktivieren Sie „Portal-Selbstregistrierung“ (Portal self-signup) unter „Persönliche Einstellungen“ → „Benachrichtigungseinstellungen“ (Notification settings) → „Einstellungen für Portalbenachrichtigungen“. Jedes Teammitglied legt dies für sich selbst fest.
Was Ihr Mandant erlebt (eingeladen oder selbst registriert)
Er nimmt die Einladung an oder schließt die Registrierung ab und meldet sich an.
Sein Portal öffnet direkt den Workflow zur Ersteinrichtung statt der Startseite.
Bis zum Abschluss kann er den Workflow nicht schließen und keine andere Seite im Portal öffnen. Bei jeder Rückkehr, auch nach dem Abmelden und erneuten Anmelden, wird er zum Workflow weitergeleitet.
Sobald er den letzten Schritt abgeschlossen hat, öffnet sich das Portal wie gewohnt und bleibt zugänglich. Er wird nicht erneut zum Workflow weitergeleitet. Seine abgeschlossene Kopie bleibt als Nachweis in der Liste „Workflows“ erhalten.
Jeder neue Mandant erhält eine eigene Kopie des Workflows zur Ersteinrichtung. Die Antworten eines Mandanten werden daher niemals einem anderen angezeigt.
Gerade diesen Ablauf sollten Sie vor der Freigabe für Ihre Mandanten selbst durchspielen. So testen Sie den Ablauf intern zeigt Ihnen, wie das geht und wie Sie den häufigen Fehler vermeiden, die Einladung in einem Browser zu öffnen, in dem Sie bereits als Administrator angemeldet sind.
Wer ihn nicht abschließen muss
Bestehende Mandanten. Mandanten, die bereits vor dem Festlegen eines Standards beigetreten sind oder mit „Kein Workflow“ eingeladen wurden, sind nicht betroffen. Sie sehen den Workflow in ihrer Liste, werden aber nicht aufgefordert, ihn abzuschließen. Um ihn für einen dieser Mandanten verpflichtend zu machen, weisen Sie ihn unter „Zugriff verwalten“ zu (siehe Abschnitt 6).
Ihr eigenes Team. Unternehmensbenutzer, die Sie einem Portal hinzufügen, müssen den Workflow zur Ersteinrichtung nie abschließen.
Gruppen ohne Standard. Neue Mandanten gelangen direkt zur Startseite des Portals.
6. Den Workflow zur Ersteinrichtung eines Mandanten ändern oder entfernen
Wenn ein Mandant nicht weiterkommt oder Sie den falschen Workflow ausgewählt haben, können Sie ihn ändern, ohne den Mandanten zu löschen und erneut einzuladen:
Öffnen Sie die Portalgruppe und suchen Sie das Portal des Mandanten.
Klicken Sie auf das Dreipunktmenü → „Zugriff verwalten“ (oder auf das Symbol neben dem Kontakt)
Ändern Sie in der Zeile des Mandanten den „Workflow zur Ersteinrichtung“ auf einen anderen Workflow oder wählen Sie „Kein Workflow“.
Klicken Sie auf „Speichern“ (Save).
Wenn Sie „Kein Workflow“ wählen, kann der Mandant sein Portal beim nächsten Öffnen wie gewohnt nutzen.
7. Vorlagen und Kopien löschen
Wenn Sie eine Vorlage auf „Unsichtbar“ stellen, werden Workflows, die Mandanten bereits gestartet oder abgeschlossen haben, nicht entfernt. Diese sind Kopien in deren Portalen und bleiben dort als Nachweis für den jeweiligen Mandanten erhalten.
Wenn Sie etwas löschen möchten, ist entscheidend, ob Sie die Vorlage oder eine Kopie löschen.
Sie löschen | Auswirkung |
Eine Kopie im Portal eines Mandanten („Portale“ → das Portal → „Workflows“) | Nur dieser Mandant verliert den betreffenden Workflow. Alle anderen Portale bleiben unverändert. So räumen Sie die Liste eines einzelnen Mandanten auf. |
Die Vorlage auf der Seite „Workflow-Vorlagen“ | Der Verlauf dieses Workflows wird aus jedem Portal entfernt, das eine Kopie davon enthält. Tun Sie dies nur, wenn Sie die Nachweise dieses Workflows für keinen Mandanten mehr benötigen. |
Kurzübersicht
Situation | Was der Mandant sieht |
Sie senden einen sichtbaren Workflow | Einladungs-E-Mail. Seine eigene Kopie mit demselben Namen wie die Vorlage ersetzt diese in seiner Liste. Er kann sie schließen und später fortsetzen. |
Sie senden einen unsichtbaren Workflow | Einladungs-E-Mail. Der Workflow erscheint nur in seinem Portal. Er kann ihn schließen und später fortsetzen. |
Sie verwenden „+“ → „Aus Vorlage erstellen“ | Die Kopie namens „[Name] (Kopieren)“ erscheint sofort in diesem Portal, noch bevor Sie sie senden |
Der Mandant durchsieht „Workflows“ | Alle sichtbaren, fertig erstellten Vorlagen sowie alle Kopien in seinem eigenen Portal. Ein Klick auf einen Eintrag startet den Workflow. |
Der Mandant wird mit einem Workflow zur Ersteinrichtung eingeladen | Er gelangt direkt zum Workflow und kann das Portal erst nutzen, wenn dieser abgeschlossen ist |
Der Mandant wird mit „Kein Workflow“ eingeladen | Wie gewohnt die Startseite des Portals |
Der Mandant registriert sich selbst und die Gruppe hat einen Standard | Er gelangt direkt zum Standard-Workflow und kann das Portal erst nutzen, wenn dieser abgeschlossen ist |
Der Mandant registriert sich selbst und die Gruppe hat keinen Standard | Wie gewohnt die Startseite des Portals |
Ein Unternehmensbenutzer wird einem Portal hinzugefügt | Das Portal wie gewohnt, ohne jemals die Ersteinrichtung abschließen zu müssen |
Häufig gestellte Fragen
Kann ich einen Workflow als Standard festlegen, ohne ihn sichtbar zu machen?
Nein. Ein Workflow muss sichtbar sein, bevor er als Standard festgelegt werden kann. Er bleibt auch danach sichtbar, damit der Mandant einen Nachweis seiner abgeschlossenen Schritte behält. Wenn ein Workflow nur für bestimmte Mandanten gedacht ist, legen Sie ihn nicht als Standard fest. Senden Sie ihn einzeln an diese Mandanten.
Kann ich einen Workflow nur für einen Mandanten sichtbar machen?
Nicht über die Sichtbarkeitseinstellung, denn diese gilt immer für die gesamte Portalgruppe. Legen Sie stattdessen eine Kopie im Portal dieses Mandanten ab (Abschnitt 3). Eine Kopie wird niemals für einen anderen Mandanten aufgelistet.
Ein Workflow, den ich nur an einen Mandanten gesendet habe, ist im Portal eines anderen Mandanten erschienen. Was ist passiert?
Kopien werden nicht zwischen Portalen übertragen. Meist gibt es eine dieser drei Erklärungen:
Der Workflow wurde auch an diesen Mandanten gesendet. Dabei wird automatisch eine Kopie mit demselben Namen wie die Vorlage erstellt;
Jemand hat ihn innerhalb dieses Portals aus der Vorlage erstellt;
Die Vorlage ist sichtbar und wird daher in jedem Portal der Gruppe aufgelistet.
Prüfen Sie, ob es sich bei dem Eintrag um die Vorlage oder eine Kopie handelt und ob aus diesem Portal etwas gesendet wurde.
Warum zeigen zwei Portale desselben Mandanten unterschiedliche Workflows an?
Jedes Portal hat eigene Kopien. Sobald ein Portal eine eigene Kopie enthält, wird die Vorlage dort nicht mehr aufgelistet. Zwei Portale unterscheiden sich daher, sobald eines davon einen Workflow erhält. Wenn Ihre Portale fast identische Namen haben, benennen Sie sie so um, dass sie eindeutig unterscheidbar sind.
Was bedeutet das + neben einem Workflow-Namen?
Es bedeutet, dass der Mandant diesen Workflow mehrmals ausführen kann. Dies wird in den Einstellungen des jeweiligen Workflows festgelegt. Bei neu erstellten Kopien ist diese Option immer deaktiviert. Deshalb wird das Zeichen bei einer Kopie nie angezeigt.
(Dies ist nicht dasselbe wie die Schaltfläche „+“ im Bereich „Workflows“, mit der Sie einem Portal einen Workflow hinzufügen.)
Kann der nächste Workflow automatisch starten, wenn ein Mandant den vorherigen abschließt? Derzeit nicht. Jeder Workflow wird von einem Mitglied Ihres Teams gesendet. Wenn der Mandant ohne Unterbrechung fortfahren soll, fassen Sie die Stufen in einem Workflow zusammen und fügen Sie dazwischen einen Nachrichtenschritt ein.
Ein Mandant sagt, er stecke in einem Workflow fest und könne nicht auf seine Dokumente zugreifen. Er muss einen Workflow zur Ersteinrichtung abschließen. Sobald er alle Schritte abgeschlossen hat, öffnet sich das Portal wie gewohnt. Wenn er ihn nicht abschließen müssen soll, setzen Sie seinen „Workflow zur Ersteinrichtung“ unter „Zugriff verwalten“ auf „Kein Workflow“.
Ein Mandant hat auf seine Einladung geklickt und ist im Portal einer anderen Person gelandet.
Dies geschieht, wenn der Einladungslink in einem Browser geöffnet wird, in dem bereits ein anderes MyDocSafe-Konto angemeldet ist. Der Link wird in der bestehenden Sitzung geöffnet, statt eine neue zu starten. Bitten Sie den Mandanten, sich zuerst abzumelden oder die Einladung in einem privaten Browserfenster zu öffnen. Zwischen den beiden Konten wurden keine Daten ausgetauscht. Dasselbe Problem tritt auch beim Testen der eigenen Einrichtung auf. Siehe dazu So testen Sie den Ablauf intern.
Ich habe einen Workflow unsichtbar gemacht und er ist aus allen Portalen meiner Mandanten verschwunden. Ist das so vorgesehen?
Ja. Die Sichtbarkeit gilt für jedes Portal der Gruppe. Kopien, die Mandanten bereits haben, bleiben in ihren Portalen erhalten – auch abgeschlossene.
Können Mandanten Workflow-Entwürfe sehen?
Nein. Entwürfe werden Mandanten auch dann nicht angezeigt, wenn sie auf „Sichtbar“ eingestellt sind. Sie können auch nicht in ein Portal kopiert werden. Nur ein fertig erstellter, sichtbarer Workflow kann als Standard festgelegt werden.
Ich möchte den als Standard festgelegten Workflow löschen. Was muss ich tun?
Wählen Sie zuerst „Standardstatus aufheben“ und löschen Sie ihn anschließend. Denken Sie daran: Wenn Sie die Vorlage löschen, wird dieser Workflow auch aus jedem Portal entfernt, das eine Kopie davon enthält. Wenn Sie die abgeschlossenen Nachweise Ihrer Mandanten erhalten möchten, löschen Sie stattdessen die einzelnen Kopien (Abschnitt 7).