Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
Pode transmitir quatro tipos de mensagem:
"Mensagem simples" [Simple message]: uma mensagem para os seus clientes.
"Solicitar documentos" [Request documents]: um email padrão com uma ligação segura para carregar ficheiros em cada portal.
"Pedir informação" [Request information]: um email padrão com uma ligação para um formulário a preencher pelo destinatário.
"Solicitar conclusão do fluxo de trabalho" [Request workflow completion]: um email personalizado com uma ligação direta para iniciar ou retomar um fluxo de trabalho.
1. Abrir "Transmissões" [Broadcasts]
Aceda a "Portais" [Portals] e abra o grupo de portais ao qual pretende enviar a mensagem. No menu do lado esquerdo, clique em "Mensagem de transmissão".
Será apresentada a página "Transmissões", que lista todas as transmissões já enviadas a partir deste grupo de portais. Cada linha mostra o tipo, o número de destinatários e a data. Clique na seta de uma linha para ver quem recebeu a transmissão e o conteúdo da mensagem.
2. Criar uma transmissão
Clique no botão "+" junto a "Transmissões". Abre-se o ecrã "Transmitir uma mensagem" [Broadcast a message].
a) Escolher o tipo
Clique na primeira lista pendente e escolha o tipo de transmissão. A opção "Mensagem simples" está selecionada por predefinição.
Sugestão: escolha primeiro o tipo. Se alterar o tipo mais tarde, a seleção de portais será limpa.
b) Escolher o formulário ou o fluxo de trabalho (apenas para "Pedir informação" e "Solicitar conclusão do fluxo de trabalho")
Para "Pedir informação", escolha um formulário em "Selecione um formulário" [Select a form]. A lista apresenta os modelos de formulário deste grupo de portais. Se estiver vazia, adicione primeiro um formulário em "Modelos de formulário" [Form templates].
Para "Solicitar conclusão do fluxo de trabalho", escolha um fluxo de trabalho em "Selecione um fluxo de trabalho" [Select a workflow].
c) Escolher os portais que recebem a transmissão
Por predefinição, uma transmissão é enviada para todos os portais do grupo. Para a enviar apenas para alguns portais, selecione-os no campo dos portais.
Para "Mensagem simples", "Solicitar documentos" e "Solicitar conclusão do fluxo de trabalho", pode selecionar portais em "Filtrar por portais (opcional — deixar em branco para enviar a todos)" [Filter by portals (optional — leave empty to send to all)]. Deixe o campo em branco para enviar a todos.
Para "Pedir informação", tem de selecionar pelo menos um portal. Alguns formulários só podem ser enviados para um portal. Nesse caso, o campo apresenta "Portal (este formulário pode ser enviado apenas para um portal)" [Portal (this form can be sent to one portal only)].
Importa saber: está a escolher portais, não pessoas individuais. Todas as pessoas com acesso a um portal selecionado recebem a transmissão.
d) Escrever a mensagem
Escreva a mensagem na caixa "Mensagem" [Message]. É obrigatória para "Mensagem simples" e "Solicitar documentos", e opcional para os outros dois tipos.
Se pretender, clique em "Modelos" [Templates] para inserir um modelo de mensagem guardado. Para reutilizar o texto que acabou de escrever, clique em "Modelos" e depois em "Guardar como modelo" [Save as a template].
e) Enviar
Clique no botão de envio. O rótulo indica quem irá receber a transmissão:
"Transmitir a N destinatários" [Broadcast to N recipients]: não há portais selecionados, pelo que todos os membros do grupo recebem a transmissão.
"Transmitir para os portais selecionados (N)" [Broadcast to selected portals (N)]: a transmissão é enviada apenas para os N portais que escolheu.
"Enviar uma solicitação" [Send a request]: apresentado para "Pedir informação" e "Solicitar conclusão do fluxo de trabalho".
Os seus clientes recebem a transmissão por email, e esta aparece no topo da lista "Transmissões".
O que mais pode fazer?
Também abordamos algumas situações relacionadas. Pode:
Publicar uma mensagem que todos os utilizadores do portal veem ao iniciar sessão: consulte Adicionar uma mensagem de boas-vindas aos portais de clientes ou utilize "Anúncios" [Announcements] no menu do lado esquerdo.
Recolher dados KYC atualizados de todos os seus clientes de uma só vez: consulte Transmitir e recolher pedidos de atualização de informações KYC.
Enviar um documento para assinar a várias pessoas, cada uma assinando a sua própria cópia: consulte Transmitir um formulário ou um documento aos clientes para preenchimento ou assinatura.