Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
As mensagens do portal mantêm as conversas com um cliente num único local seguro, junto dos seus documentos, em vez de no e-mail.
1. Ativar o separador «Mensagens» [Messages]
Abra o grupo de portais e clique em «Definições» [Settings] > «Separadores do portal» [Portal tabs]. Confirme que «Mensagens» está em «Itens selecionados» [Selected items]. Se estiver em «Itens disponíveis» [Available items], clique em «+» junto dessa opção e, em seguida, em «Guardar» [Save].
2. Decidir se os clientes podem enviar-lhe mensagens
Clique em «Definições» > «Segurança» [Security]:
«Permitir que os utilizadores do portal enviem mensagens» [Allow portal users to send messages] permite que os clientes iniciem conversas e respondam. Deixe esta opção desativada para enviar avisos sem permitir respostas.
«Padrão: ocultar texto da mensagem do e-mail» [Default: hide message text from email] torna cada nova mensagem confidencial por predefinição (ver abaixo).
3. Enviar uma mensagem
Abra o portal do cliente e clique em «Mensagens» e, em seguida, em «Enviar mensagem» [Send a message].
Escolha o tipo:
«Mensagem simples» [Simple message]: uma mensagem para o cliente.
«Solicitar documentos» [Request documents]: pede ao cliente que carregue ficheiros para o portal.
«Pedir informação» [Request information]: pede ao cliente que preencha um formulário.
Em «Notificar os usuários» [Notify users], verifique quem recebe um e-mail sobre a mensagem.
Escreva a mensagem ou clique em «Modelos» [Templates] para utilizar uma mensagem guardada e clique em «Enviar» [Send].
Não incluir texto confidencial no e-mail
Ative «Ocultar texto do e-mail» [Hide text from email] antes de enviar. A notificação por e-mail indica que existe uma nova mensagem, mas não inclui o texto; o cliente tem de iniciar sessão para a ler. As mensagens enviadas cujo texto foi ocultado apresentam um cadeado.
O que o cliente vê
As mensagens aparecem no separador «Mensagens» do portal do cliente. Se tiver dado permissão, o cliente pode responder e iniciar novas conversas a partir desse separador.
Enviar mensagens a vários clientes em simultâneo
Utilize «Transmissões» [Broadcasts] para enviar a mesma mensagem, pedido de documentos ou pedido de preenchimento de formulário para vários portais de uma só vez.