Elke sector gebruikt dezelfde bouwstenen: portaalgroepen, portalen, subportalen, formulieren en workflows. Bent u hier nog niet mee bekend? Lees dan eerst Hoe klantportalen werken. De onderstaande tabel toont welke processen klanten in elke sector het vaakst via portalen laten verlopen en welke inrichting wij als uitgangspunt voorstellen.
Sector | Gebruikelijke processen | Voorgestelde inrichting |
Accountants, boekhouders, belastingadviseurs en salarisadministrateurs | Opdrachtbevestigingen, goedkeuring van jaarrekeningen en btw-aangiften, onboarding van klanten en antiwitwascontroles (AML), verspreiding van salarisrapporten en loonstroken | Eén portaalgroep met de naam "Klanten" [Clients], één portaal per klant. Voeg voor loonstroken een subportaalgroep toe met de naam "Medewerkers" [Employees] en gebruik veilige documentdistributie. Verzamel identificatie- en KYC-gegevens met formulieren in portalen. |
Vermogensbeheerders, onafhankelijke financiële adviseurs (IFA's), pensioenorganisaties, durfkapitaalinvesteerders en fusies en overnames (M&A) | Onboarding van klanten, pensioendocumentatie, investeringsrondes en datarooms voor transacties | Een portaalgroep per proces (bijvoorbeeld "Onboarding" [Onboarding] en "Transacties" [Deals]). Maak voor onboarding een portaalworkflow; voor een dataroom volstaat meestal een eenvoudig portaal met mappen. |
Advocatenkantoren, juridisch medewerkers en verzekeringsmakelaars | Opdrachtbevestigingen, klantvragenlijsten, veilige uitwisseling van klantinformatie, datarooms voor fusies en overnames (M&A) | Een groep "Klanten" voor zaken en een aparte groep voor datarooms. Verstuur vragenlijsten als formulieren en opdrachtbevestigingen binnen een workflow. |
Adviesbureaus en marketingbureaus | Opdrachtbevestigingen, machtigingsformulieren voor kaartbetalingen, delen van vertrouwelijke klantrapporten, onboarding | Eén groep "Klanten". Gebruik offertes via portalen of "Voorstellen" [Proposals] om de opdracht binnen te halen en vervolgens het portaal om rapporten aan te leveren. |
Vastgoed: investeerders, verhuurders, beheerders, hypotheekadviseurs | Onboarding van investeerders en huurders, lening- en hypotheekaanvragen, datarooms voor transacties, onderhoudsteams | Een portaalgroep per doelgroep ("Huurders" [Tenants], "Investeerders" [Investors], "Aannemers" [Contractors]), zodat elke groep eigen instellingen heeft. Gebruik "Groepsberichten" [broadcasts] om bij veel portalen tegelijk bijgewerkte documenten op te vragen. |
Bedrijfsbesturen en HR | Veilig delen van bestuursstukken, investeringsrondes, onboarding van medewerkers | Een groep voor het bestuur en een aparte groep voor medewerkers. Gebruik toegangsbeperkingen, zodat alleen de juiste teamleden elk portaal kunnen zien. |
Scholen | Toelatingen, aanvragen voor financiële ondersteuning bij schoolkosten, verspreiding van leerlingrapporten | Eén portaalgroep per proces, één portaal per leerling. Gebruik veilige documentdistributie voor rapporten. |
Verzorgingshuizen en zorgprofessionals | Vragenlijsten en onboarding voor patiënten en bewoners, facturen, delen van rapporten | Eén portaal per bewoner of patiënt. Verstuur vragenlijsten als formulieren; schakel in de groepsinstellingen tweefactorauthenticatie in voor portaalgebruikers. |
Verkoop en bedrijfsontwikkeling | Voorstellen, onboarding van klanten, veilige uitwisseling van klantinformatie | Verstuur "Voorstellen" per e-mail en verplaats klanten na ondertekening naar een portaalgroep "Klanten". Met een link voor zelfregistratie kunnen potentiële klanten het portaal uitproberen voordat ze ondertekenen. |
Drie regels die voor elke sector gelden
Eén portaalgroep per proces of doelgroep. Instellingen (tabbladen, "Dashboard" [Dashboard], uitnodigingen, beveiliging) gelden voor de hele groep. Houd klanten, medewerkers en transacties daarom gescheiden.
Eén portaal per klant, zaak of transactie. Nodig iedereen uit die toegang tot dat portaal nodig heeft; zie Klanten uitnodigen voor portalen.
Geef uw klanten een handleiding. Laat de knop "Handleiding" [Tutorial] verwijzen naar Uw klantportaal in één oogopslag, zodat zij weten waar ze moeten beginnen.
Wilt u een bestaande inrichting kopiëren? Zie Een portaalconfiguratiebestand uploaden. Wilt u een workflow op maat laten maken? Neem dan contact op via customerservices@mydocsafehq.com.