Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
U kunt vier soorten berichten versturen:
"Eenvoudige boodschap" (Simple message): een bericht aan uw cliënten.
"Documenten opvragen" (Request documents): een standaardmail met een beveiligde uploadlink voor elk portaal.
"Informatie opvragen" (Request information): een standaardmail met een link naar een formulier dat de ontvanger kan invullen.
"Voltooiing van workflow aanvragen" (Request workflow completion): een gepersonaliseerde e-mail met een directe link om een workflow te starten of te hervatten.
1. Open "Uitzendingen" (Broadcasts)
Ga naar "Portalen" (Portals) en open de portaalgroep die u een bericht wilt sturen. Klik in het linkermenu op "Uitzendbericht".
U komt op de pagina "Uitzendingen", met een overzicht van alle uitzendingen die al vanuit deze portaalgroep zijn verstuurd. Elke rij toont het type, het aantal ontvangers en de datum. Klik op de pijl in een rij om te zien wie het bericht heeft ontvangen en wat erin stond.
2. Maak een uitzending aan
Klik op de knop "+" naast "Uitzendingen". Het scherm "Een bericht uitzenden" (Broadcast a message) wordt geopend.
a) Kies het type
Klik op de eerste keuzelijst en kies het type uitzending. Standaard is "Eenvoudige boodschap" geselecteerd.
Tip: kies eerst het type. Als u het type later wijzigt, wordt uw selectie van portalen gewist.
b) Kies het formulier of de workflow (alleen voor "Informatie opvragen" en "Voltooiing van workflow aanvragen")
Kies voor "Informatie opvragen" een formulier onder "Selecteer een formulier" (Select a form). De lijst toont de formuliersjablonen van deze portaalgroep. Is de lijst leeg? Voeg dan eerst een formulier toe onder "Formuliersjablonen" (Form templates).
Kies voor "Voltooiing van workflow aanvragen" een workflow onder "Selecteer een workflow" (Select a workflow).
c) Kies welke portalen de uitzending ontvangen
Standaard gaat een uitzending naar elk portaal in de groep. Wilt u de uitzending alleen naar bepaalde portalen sturen? Selecteer deze dan in het portalenveld.
Voor "Eenvoudige boodschap", "Documenten opvragen" en "Voltooiing van workflow aanvragen" kunt u desgewenst portalen selecteren onder "Filteren op portalen (optioneel — laat leeg om naar iedereen te versturen)" (Filter by portals (optional — leave empty to send to all)). Laat het veld leeg om naar iedereen te versturen.
Voor "Informatie opvragen" moet u minstens één portaal selecteren. Sommige formulieren kunnen slechts naar één portaal worden verzonden. In dat geval heet het veld "Portal (dit formulier kan slechts naar één portal worden verzonden)" (Portal (this form can be sent to one portal only)).
Goed om te weten: u kiest portalen, geen individuele personen. Iedereen met toegang tot een geselecteerd portaal ontvangt de uitzending.
d) Schrijf uw bericht
Typ uw bericht in het vak "Bericht" (Message). Dit is verplicht voor "Eenvoudige boodschap" en "Documenten opvragen", en optioneel voor de andere twee typen.
Klik desgewenst op "Sjablonen" (Templates) om een opgeslagen berichtsjabloon in te voegen. Wilt u de zojuist geschreven tekst hergebruiken? Klik dan op "Sjablonen" en vervolgens op "Opslaan als sjabloon" (Save as a template).
e) Verstuur de uitzending
Klik op de verzendknop. Het label geeft aan wie de uitzending ontvangt:
"Uitzenden naar N ontvangers" (Broadcast to N recipients): er zijn geen portalen geselecteerd, dus iedereen in de groep ontvangt de uitzending.
"Uitzenden naar geselecteerde portalen (N)" (Broadcast to selected portals (N)): de uitzending gaat alleen naar de N portalen die u hebt gekozen.
"Stuur een verzoek" (Send a request): wordt getoond voor "Informatie opvragen" en "Voltooiing van workflow aanvragen".
Uw cliënten ontvangen de uitzending per e-mail en de uitzending verschijnt bovenaan de lijst "Uitzendingen".
Wat kunt u nog meer doen?
We behandelen ook enkele verwante situaties. U kunt:
Een bericht plaatsen dat elke portaalgebruiker bij het inloggen ziet: zie Een welkomstbericht toevoegen aan cliëntportalen of gebruik "Aankondigingen" (Announcements) in het linkermenu.
Bijgewerkte KYC-gegevens van al uw cliënten tegelijk verzamelen: zie Verzoeken om KYC-gegevens bij te werken uitzenden en verzamelen.
Eén document voor ondertekening naar meerdere personen sturen, waarbij iedereen een eigen exemplaar ondertekent: zie Een formulier of document naar cliënten uitzenden om in te vullen of te ondertekenen.