Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
De meeste bedrijven moeten periodiek persoonsgegevens van hun klanten opvragen: aan het begin van de klantrelatie of jaarlijks, om aan wettelijke vereisten te voldoen. In MyDocSafe kan dit op verschillende manieren (via webformulieren of via portalen). In dit artikel leggen we uit hoe u dit via klantportalen doet.
Ga naar "Portalen" (Portals), klik op de drie puntjes naast de gewenste portaalgroep en kies "Formuliersjablonen" (Form templates). (Of open de groep en klik op "Formuliersjablonen" in het menu aan de linkerkant.)
Daarna kunt u uw eerste formulier toevoegen:
Nadat u op "Formulier toevoegen" (Add Form) hebt geklikt, kunt u een formulier uit onze bibliotheek importeren of zelf een formulier samenstellen met een uitgebreide selectie widgets. Zorg ervoor dat u e-mailmeldingen inschakelt, zodat u een melding ontvangt wanneer een klant een nieuw formulier indient.
Zodra het formulier is gemaakt en u op "Terug naar documenten" (return to documents) hebt geklikt, ziet u het formulier in de lijst met beschikbare formulieren. Klik nu op het instellingenpictogram, zoals hieronder weergegeven.
Vink de optie "Meerdere rijen" (multiple rows) aan als u wilt dat uw klant hetzelfde formulier meerdere keren kan invullen.
Als u wilt dat het formulier alleen verschijnt in portalen met een specifiek label (als uw portalen labels hebben), voert u dat label in bij "Dit formulier alleen weergeven voor portals met labels" (Show this form only for portals with labels).
Laat de velden "Variabele" (Variable) en "Gegevensbron" (Data Source) leeg.
Klik op "Opslaan" (Save).
U kunt nu een willekeurig portaal in de gekozen portaalgroep openen om te zien hoe het formulier er voor uw klanten uitziet:
U kunt uw klanten nu rechtstreeks vanuit MyDocSafe laten weten dat er een formulier voor hen klaarstaat:
Voor één klant: open het portaal van de klant, ga naar "Berichten" (Messages), stuur een bericht en kies "Informatie opvragen" (Request information).
Voor meerdere klanten tegelijk: gebruik "Uitzendbericht" (Broadcast Message) en kies "Informatie opvragen".