Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
Een klantportaal is een afgeschermde, beveiligde omgeving die u met één klant deelt. Hier wisselt u documenten uit, verstuurt u werkstromen en formulieren om in te vullen of te ondertekenen en stuurt u elkaar berichten. Op deze pagina leest u uit welke onderdelen een portaal bestaat en in welke volgorde u deze inricht.
De bouwstenen
"Portaalgroep" (Portal group) | Een verzameling portalen met dezelfde inrichting: tabbladen, mappen, formulieren, werkstroomsjablonen, welkomsttekst, herinneringen en beveiligingsinstellingen. De meeste kantoren beginnen met één groep (bijvoorbeeld "Klanten") en voegen meer groepen toe wanneer verschillende klanttypen een andere inrichting nodig hebben (bijvoorbeeld "Salarisadministratieklanten"). De groepsnaam is nooit zichtbaar voor klanten. |
"Portaal" (Portal) | De omgeving van één klant. U kunt een portaal maken en de klant direct uitnodigen, of het nu maken en de klant later uitnodigen. |
"Portaalgebruikers" (Portal users) | De mensen die u voor een portaal uitnodigt (uw klanten). Zij melden zich aan met hun eigen e-mailadres en wachtwoord. Met dezelfde inloggegevens hebben zij toegang tot elk portaal waarvoor zij zijn uitgenodigd, ook tot portalen die door verschillende kantoren worden gedeeld. |
"Teamleden" (Team members) | Uw eigen medewerkers. Via "Bedrijfsrollen" (Company Roles) en "Toegangsgroepen" (Access groups) bepaalt u welke portalen elke medewerker kan zien. |
"Subportalen" (Subportals) | Omgevingen binnen een portaal voor een deel van de gebruikers, bijvoorbeeld één subportaal per medewerker van een salarisadministratieklant. |
Klanten die zich via een link zelf registreren, gebruiken gastgebruikerslicenties. Controleer de gastgebruikerslimiet van uw abonnement als u de link breed wilt verspreiden.
Waar u alles vindt
Klik op "Portalen" (Portals) in het bovenste menu om uw portaalgroepen te bekijken. Klik op "+" (+) om een nieuwe groep te maken. Via de drie puntjes op de regel van een groep gaat u direct naar "Openbare documenten" (Public documents), "Aankondigingen" (Announcements), "Formuliersjablonen" (Form templates), "Subportalen", "Kloon naar nieuw" (Clone to new) en "Instellingen" (Settings).
Klik op de naam van een groep om deze te openen. Alle functies voor de groep staan in het linkermenu. Alle instellingen vindt u onder "Instellingen".
Uw eerste portaal in zes stappen inrichten
Maak een portaalgroep. "Portalen" > "+" > voer een naam in > "Aanmaken" (Create).
Kies wat klanten zien. "Instellingen" > "Portaaltabbladen" (Portal tabs) (welke tabbladen worden weergegeven) en "Instellingen" > "Mappen" (Folders) (de standaardmappenstructuur). Zie Een portaalgroep inrichten: uitleg bij elke instelling.
Schrijf uw welkomsttekst. "Instellingen" > "Algemeen" (General) > "Beschrijving" (Description). Deze tekst verschijnt bovenaan het "Dashboard" (Dashboard) van elk portaal. Zie Verwelkom uw klanten: "Dashboard", "Aankondigingen" en de knop "Handleiding" (Tutorial).
Stel uitnodigingen in. "Instellingen" > "Uitnodigingen" (Invitations): het uitnodigingsbericht, automatische herinneringen en hoelang openstaande uitnodigingen geldig blijven.
Voeg formulieren of werkstromen toe (optioneel). "Formuliersjablonen" en "Workflow-sjablonen" (Workflow Templates) in het linkermenu.
Maak het portaal en nodig uw klant uit. Zie Klanten uitnodigen voor portalen.
Tip: zodra een groep naar wens is ingericht, gebruikt u "Kloon naar nieuw" in het menu met de drie puntjes van de groep om de inrichting naar een nieuwe groep te kopiëren.
Volgende stappen
Voor uw klanten: uw portaal in één oogopslag, een handleiding die u naar klanten kunt sturen of waarnaar u via de knop "Handleiding" kunt verwijzen