Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
De termen die we gebruiken
Zes termen komen steeds terug. Hieronder leest u wat elke term betekent.
Sjabloon
Een werkstroom die u maakt op de pagina "Workflow-sjablonen" [Workflow templates] van de portaalgroep.
Een sjabloon is de hoofdversie. Klanten vullen nooit het sjabloon zelf in. Elke klant werkt met een eigen kopie ervan.
Kopie
Een werkstroom in het portaal van een klant.
Er wordt een kopie gemaakt wanneer:
u een werkstroom naar een klant verzendt
u in het portaal van de klant een werkstroom maakt op basis van een sjabloon
of een klant zelf een werkstroom start.
De kopie hoort bij dat ene portaal. Geen enkele andere klant kan deze bekijken, openen of voltooien.
Omdat elke klant met een eigen kopie werkt, blijven antwoorden en documenten gescheiden. Als u het sjabloon later wijzigt, veranderen bestaande kopieën niet.
"Zichtbaar" [Visible]
Een instelling van het sjabloon. Zichtbaar betekent dat elke klant in de portaalgroep het sjabloon kan zien.
Een zichtbaar sjabloon staat in het onderdeel "Werkstromen" [Workflows] van elk portaal in de groep. Elke klant kan het op elk gewenst moment starten.
(zichtbaar in het portaal)
Zichtbaarheid is een instelling voor de hele groep. U kunt een sjabloon niet zichtbaar maken voor de ene klant en verbergen voor een andere.
"Onzichtbaar" [Invisible]
De tegenovergestelde instelling. Onzichtbaar betekent dat geen enkele klant het sjabloon kan zien.
Het sjabloon bestaat nog steeds en u kunt het blijven gebruiken. Een klant krijgt het alleen als u een kopie in diens portaal plaatst.
"Voorlopige versie" [Draft]
Een werkstroom die u nog niet volledig hebt ingericht.
Klanten zien nooit een voorlopige versie, ook niet als deze op zichtbaar staat. U kunt een voorlopige versie ook niet naar een portaal kopiëren of als standaard instellen. Rond eerst de inrichting van de werkstroom af.
"Standaard voor nieuwe genodigden" [Default for new invitees]
Een instelling die u inschakelt voor één zichtbaar sjabloon in de groep, via het menu met de drie puntjes op de pagina "Workflow-sjablonen". Er verschijnt dan een ster naast de naam.
Standaard betekent "dit moet eerst worden gedaan". Wanneer een nieuwe klant voor het eerst inlogt, wordt deze werkstroom automatisch geopend. De klant kan geen ander onderdeel van het portaal gebruiken totdat de werkstroom is voltooid.
1. Zichtbaar en standaard: wat elke instelling bepaalt
Deze twee instellingen worden gemakkelijk verward. Dit is het verschil, elk in één zin:
"Zichtbaar" beantwoordt de vraag "kunnen klanten deze werkstroom zien?"
"Standaard" [Default] beantwoordt de vraag "moeten klanten deze werkstroom eerst voltooien?"
| Wat de instelling doet |
"Zichtbaar" | Zet de werkstroom in de lijst "Werkstromen" van elk portaal in de groep, zodat iedereen deze kan starten |
"Standaard voor nieuwe genodigden" | Opent de werkstroom automatisch wanneer een nieuwe klant voor het eerst inlogt en houdt de rest van het portaal gesloten totdat de klant de werkstroom voltooit |
Waarom standaard meer is dan alleen zichtbaar
Een zichtbare werkstroom is optioneel. Deze staat in de lijst van de klant, die de werkstroom op elk gewenst moment kan voltooien, of helemaal niet.
Een standaardwerkstroom is verplicht. Dit is het eerste wat de klant ziet. Niets anders in het portaal wordt geopend totdat de werkstroom is voltooid.
Een werkstroom moet zichtbaar zijn voordat u deze als standaard kunt instellen
U kunt een onzichtbare werkstroom niet als standaard instellen.
De reden: nadat een klant de standaardwerkstroom heeft voltooid, blijft deze in de lijst "Werkstromen" staan als overzicht van wat de klant naar u heeft verzonden en heeft ondertekend. Uw portaal is bedoeld om klanten alles te tonen wat zij hebben ingediend. Als u de werkstroom weer verbergt, verdwijnt dat overzicht.
De combinatie standaard = ja en zichtbaar = nee is dus niet mogelijk. Als slechts enkele klanten een werkstroom mogen zien, stelt u deze niet als standaard in. Verzend de werkstroom in plaats daarvan afzonderlijk naar die klanten.
Als u later de lijst van één klant wilt opschonen, kunt u de voltooide kopie vanuit diens portaal verwijderen. Zie paragraaf 7
2. Een werkstroom naar een klant verzenden
Een werkstroom naar één klant verzenden is eenvoudig en kan nu zonder het portaal van de klant te openen. Er zijn twee manieren om dit te doen.
2a. Vanaf de pagina "Workflow-sjablonen" (het snelst)
Gebruik deze manier als u een sjabloon ongewijzigd wilt verzenden. Dit werkt voor zowel zichtbare als onzichtbare sjablonen.
Ga naar "Portalen" [Portals], open uw portaalgroep en klik op "Workflow-sjablonen" in het linkermenu.
Klik op het menu met de drie puntjes naast het sjabloon dat u wilt verzenden.
Klik op "Naar klant verzenden" [Send to client].
Kies in het venster "Naar klant verzenden" het klantportaal uit de lijst. Als u veel portalen hebt, kunt u typen om te zoeken.
Klik op "Doorgaan" [Continue].
Controleer in het venster "Werkstroom verzenden" [Send workflow] de ontvanger in het veld "Aan" [To]. Hier staan de personen in het portaal dat u hebt gekozen.
Voeg eventueel een "Bericht" [message] toe. Dit verschijnt in de uitnodigingsmail boven de knop waarop uw klant klikt om de werkstroom te starten.
Klik op "Versturen" [Send].
U ziet een bevestiging dat de uitnodiging is verzonden. Wij plaatsen automatisch een kopie van het sjabloon in het portaal van die klant. U hoeft het dus niet eerst te kopiëren.
Goed om te weten:
"Naar klant verzenden" wordt niet weergegeven voor sjablonen met de status "Voorlopige versie". Rond eerst de inrichting van het sjabloon af.
Als "Naar klant verzenden" grijs wordt weergegeven, bevat het sjabloon een probleem waardoor het niet kan worden uitgevoerd (bijvoorbeeld een stap die nog niet is ingesteld). Beweeg de muisaanwijzer over het waarschuwingspictogram ernaast om te zien wat u moet herstellen.
De persoon naar wie u verzendt, moet al lid zijn van dat portaal. Klik op "Beheer portaltoegang" [Manage portal access] in het venster "Werkstroom verzenden" om deze persoon toe te voegen.
2b. Vanuit het portaal van de klant
Gebruik deze manier als u de werkstroom voor deze klant wilt aanpassen voordat u deze verzendt.
Ga naar "Portalen" en open het portaal van de klant.
Open het tabblad "Werkstromen" .
Kies de werkstroom:
Zichtbaar sjabloon: klik bij het sjabloon in de lijst op "Werkstroomuitnodiging verzenden" [Send workflow invite].
Onzichtbaar sjabloon: klik op de knop "+" → "Aanmaken op basis van sjabloon" [Create from template], kies de werkstroom, pas deze eventueel aan voor deze klant en klik vervolgens op "Werkstroom verzenden".
Kies de ontvanger. U kunt een eigen bericht toevoegen.
Klik op "Versturen".
Wat uw klant ervaart
De klant ontvangt een e-mail met het onderwerp "Uitnodiging voor het voltooien van werkstroom: [naam werkstroom]" [Invitation to Complete Workflow: [workflow name]]
De klant klikt op de link, logt in en de werkstroom wordt direct geopend.
De klant kan de werkstroom op elk moment sluiten en later hervatten, via het onderdeel "Werkstromen" in het portaal of via de link in de e-mail. Een werkstroom die u handmatig verzendt, blokkeert de rest van het portaal niet.
Als de werkstroom een deadline in dagen heeft, bijvoorbeeld "5 dagen na verzending", begint de termijn te lopen zodra u de werkstroom verzendt. De klant ziet de deadline al voordat de werkstroom wordt geopend.
Elke verzending maakt een kopie
Wanneer u een werkstroom verzendt, wordt er altijd een kopie in het portaal van die klant geplaatst. De antwoorden en documenten van de klant blijven gescheiden van die van anderen. Als u het sjabloon later wijzigt, veranderen eerder verzonden kopieën niet.
Twee kenmerken van kopieën kunnen in de lijst voor verwarring zorgen:
Een kopie die bij verzending wordt gemaakt, heeft precies dezelfde naam als het sjabloon. Niets in de lijst geeft aan dat het een kopie is, waardoor deze op het origineel lijkt. Dat is het niet. De kopie hoort alleen bij dat portaal.
Een kopie die u maakt met "+" → "Aanmaken op basis van sjabloon" krijgt de naam "[naam werkstroom] (kopiëren)" [[workflow name] (copy)].
Zichtbaar of onzichtbaar: wat verandert er?
| Zichtbaar sjabloon | Onzichtbaar sjabloon |
Voordat u het verzendt | Elke klant in de groep kan het al zien en zelf starten | Geen enkele klant kan het zien |
Nadat u het verzendt | De klant ontvangt de uitnodigingsmail en een eigen kopie met dezelfde naam als het sjabloon | De klant ontvangt de uitnodigingsmail en de werkstroom verschijnt alleen in het portaal van die klant |
Andere klanten | Zien het sjabloon nog steeds en kunnen het zelf starten | Zien het nooit |
3. Verschillende klanten verschillende werkstromen geven
Dit doet u met kopieën, niet met zichtbaarheid.
Een kopie staat in één portaal en wordt nooit aan anderen getoond. Met de onderstaande stappen krijgt u dus Klant A → werkstroom A en Klant B → werkstroom B, zonder dat de ene klant de werkstroom van de andere kan bekijken, openen of voltooien.
Maak elke werkstroom op de pagina "Workflow-sjablonen" en stel deze in op "Onzichtbaar". Zorg dat de inrichting is afgerond en dat het geen voorlopige versie is. Voorlopige versies kunnen namelijk niet naar een portaal worden gekopieerd.
Als er één werkstroom is die werkelijk elke nieuwe klant eerst moet voltooien, houdt u die zichtbaar en stelt u deze als standaard in. Alle andere blijven onzichtbaar.
Open het portaal van de klant die een bepaalde werkstroom nodig heeft.
Ga naar "Werkstromen" → "+" → "Aanmaken op basis van sjabloon" en kies de werkstroom. In dat portaal verschijnt een kopie met de naam "[naam werkstroom] (kopiëren)".
Pas aan wat specifiek is voor deze klant. Klik vervolgens op "Werkstroom verzenden" en kies de ontvanger.
De klant ontvangt de uitnodiging en ziet de werkstroom in het eigen portaal. Geen enkel ander portaal in de groep verandert.
Goed om te weten: Een kopie die u maakt met "+" → "Aanmaken op basis van sjabloon" is voor die klant beschikbaar zodra deze bestaat, dus al voordat u op "Werkstroom verzenden" klikt. Maak de kopie pas wanneer u klaar bent om deze te verzenden.
Een klant naar de volgende fase laten gaan
Werkstromen volgen elkaar niet automatisch op. Als een klant een werkstroom voltooit, wordt de volgende niet automatisch toegewezen of gestart. Iemand in uw team maakt en verzendt elke nieuwe werkstroom met de bovenstaande stappen.
Als u wilt dat de klant van de ene fase naar de volgende gaat zonder op u te wachten, plaatst u de fasen in één werkstroom en scheidt u ze met een berichtstap, zoals "Fase 1 voltooid, ga verder met fase 2". De klant kan dan zonder onderbreking doorgaan, maar de fasen worden in één dossier vastgelegd in plaats van in meerdere.
4. Wanneer klanten zelf een werkstroom starten
Een klant kan zelf een werkstroom starten als deze zichtbaar is en geen voorlopige versie is.
Wat uw klant ervaart
De klant opent het onderdeel "Werkstromen" in het portaal, of een navigatietabblad als u de werkstroom als portaaltabblad hebt toegevoegd.
De klant klikt op de werkstroom. Deze start direct, zonder dat een uitnodiging nodig is.
Er wordt een eigen kopie gemaakt, net als wanneer u de werkstroom verzendt. Deze vervangt het sjabloon in de lijst van de klant. De antwoorden blijven uitsluitend binnen het eigen portaal beschikbaar.
Wat u ziet
De werkstroom en de voortgang verschijnen in het portaal van die klant en op uw dashboard "Werkstromen".
U kunt een melding ontvangen wanneer een klant een werkstroom voltooit. Schakel dit in via "Persoonlijke instellingen" [Personal Settings] → "Meldingen" [Notifications] → "Instellingen voor portalmeldingen" [Portal notification settings] → "Portaalwerkstroom voltooid" [Portal workflow completed]. In-appmeldingen staan standaard aan en e-mailmeldingen uit. Elk teamlid kiest de eigen instellingen.
5. Standaard onboardingwerkstromen (zichtbaar + standaard)
Gebruik een standaard onboardingwerkstroom als elke nieuwe klant iets moet afronden voordat het portaal kan worden gebruikt, zoals een welkomstformulier, KYC-controles of het ondertekenen van uw voorwaarden.
Zo stelt u dit in
Open de portaalgroep en ga naar "Workflow-sjablonen".
Klik op het menu met de drie puntjes bij een volledig ingerichte, zichtbare werkstroom.
Selecteer "Als standaard instellen voor nieuwe genodigden" [Set as default for new invitees]. Er verschijnt een ster naast de naam van de werkstroom.
Als u deze niet meer als standaard wilt gebruiken, opent u hetzelfde menu en selecteert u "Niet meer als standaard instellen" [Unset as default].
Klanten die u handmatig uitnodigt
Wanneer u een portaal maakt of een lid toevoegt ("Toegang beheren" [Manage Access] → "Lid toevoegen" [Add member]), is het veld "Onboardingwerkstroom" [Onboarding workflow] al ingevuld met de standaardwerkstroom van de groep.
Behoud deze, kies een andere werkstroom of kies "Geen werkstroom" [No workflow] voor deze klant.
De openstaande uitnodiging toont de werkstroom, zodat u kunt controleren wat de klant moet voltooien.
Klik op het pictogram naast de contactpersoon om openstaande uitnodigingen te bekijken:
Klanten die zich via uw zelfregistratielink aanmelden
Klanten die zich via de zelfregistratielink van de portaalgroep aanmelden, krijgen automatisch de standaardwerkstroom van de groep. U kunt bij hun aanmelding geen andere werkstroom voor hen kiezen.
Als de groep een standaardwerkstroom heeft, moeten nieuwe aanmelders deze voltooien.
Als de groep geen standaardwerkstroom heeft, gaan zij direct naar de startpagina van het portaal.
Schakel "Zelfregistratie voor portaal" [Portal self-signup] in via "Persoonlijke instellingen" → "Meldingsinstellingen" [Notification settings] → "Instellingen voor portalmeldingen" om een melding te ontvangen wanneer iemand zich aanmeldt. Elk teamlid stelt dit voor zichzelf in.
Wat uw klant ervaart (uitgenodigd of zelf geregistreerd)
De klant accepteert de uitnodiging of rondt de registratie af en logt in.
Het portaal opent direct de onboardingwerkstroom in plaats van de startpagina.
Totdat de klant deze voltooit, kan deze de werkstroom niet sluiten of een andere pagina in het portaal openen. Telkens wanneer de klant terugkomt, ook na uitloggen en opnieuw inloggen, wordt de werkstroom geopend.
Na het voltooien van de laatste stap wordt het portaal normaal geopend en blijft het toegankelijk. De klant wordt niet opnieuw naar de werkstroom geleid. De voltooide kopie blijft als overzicht in de lijst "Werkstromen" staan.
Elke nieuwe klant krijgt een eigen kopie van de onboardingwerkstroom. De antwoorden van de ene klant worden dus nooit aan een andere klant getoond.
Dit onderdeel kunt u het beste zelf doorlopen voordat u live gaat. In De gebruikerservaring intern testen leest u hoe u dit doet en hoe u de veelgemaakte fout voorkomt om de uitnodiging te openen in de browser waarin u al als beheerder bent ingelogd.
Wie de werkstroom niet hoeft te voltooien
Bestaande klanten. Voor klanten die al lid waren voordat u een standaardwerkstroom instelde, of die zijn uitgenodigd met "Geen werkstroom", verandert er niets. Zij zien de werkstroom in hun lijst, maar krijgen geen verzoek om deze te voltooien. Als u dit voor een van hen verplicht wilt stellen, wijst u de werkstroom toe via "Toegang beheren" (zie paragraaf 6).
Uw eigen team. Bedrijfsgebruikers die u aan een portaal toevoegt, hoeven de onboardingwerkstroom nooit te voltooien.
Groepen zonder standaardwerkstroom. Nieuwe klanten gaan direct naar de startpagina van het portaal.
6. De onboardingwerkstroom van een klant wijzigen of verwijderen
Als een klant vastloopt of u de verkeerde werkstroom hebt gekozen, kunt u deze wijzigen zonder de klant te verwijderen en opnieuw uit te nodigen:
Open de portaalgroep en zoek het portaal van de klant.
Klik op het menu met de drie puntjes → "Toegang beheren" (of klik op het pictogram naast de contactpersoon)
Wijzig in de rij van de klant de "Onboardingwerkstroom" in een andere werkstroom of selecteer "Geen werkstroom".
Klik op "Opslaan" [Save].
Als u "Geen werkstroom" kiest, kan de klant het portaal bij de volgende keer openen normaal gebruiken.
7. Sjablonen en kopieën verwijderen
Als u een sjabloon onzichtbaar maakt, worden werkstromen die klanten al hebben gestart of voltooid niet verwijderd. Dat zijn kopieën in hun portalen. Ze blijven daar als overzicht voor de klant staan.
Als u wel iets wilt verwijderen, is het belangrijk of u het sjabloon of een kopie verwijdert.
U verwijdert | Wat er gebeurt |
Een kopie in het portaal van één klant ("Portalen" → het portaal → "Werkstromen") | Alleen die klant verliest die werkstroom. Alle andere portalen blijven ongewijzigd. Zo schoont u de lijst van één klant op. |
Het sjabloon op de pagina "Workflow-sjablonen" | De geschiedenis van die werkstroom wordt verwijderd uit elk portaal dat er een kopie van bevat. Doe dit alleen als u de vastgelegde gegevens van die werkstroom voor geen enkele klant meer nodig hebt. |
Kort overzicht
Situatie | Wat de klant ziet |
U verzendt een zichtbare werkstroom | Een uitnodigingsmail. Een eigen kopie met dezelfde naam als het sjabloon vervangt het sjabloon in de lijst. De klant kan deze sluiten en later terugkomen. |
U verzendt een onzichtbare werkstroom | Een uitnodigingsmail. De werkstroom verschijnt alleen in het portaal van deze klant. De klant kan deze sluiten en later terugkomen. |
U gebruikt "+" → "Aanmaken op basis van sjabloon" | De kopie met de naam "[naam] (kopiëren)" verschijnt direct in dat portaal, nog voordat u deze verzendt |
De klant bekijkt "Werkstromen" | Elk zichtbaar, volledig ingericht sjabloon, plus alle kopieën in het eigen portaal. Door erop te klikken start de werkstroom. |
De klant is uitgenodigd met een onboardingwerkstroom | De werkstroom wordt direct geopend. De klant kan het portaal pas gebruiken nadat deze is voltooid |
De klant is uitgenodigd met "Geen werkstroom" | De gebruikelijke startpagina van het portaal |
De klant registreert zichzelf en de groep heeft een standaardwerkstroom | De standaardwerkstroom wordt direct geopend. De klant kan het portaal pas gebruiken nadat deze is voltooid |
De klant registreert zichzelf en de groep heeft geen standaardwerkstroom | De gebruikelijke startpagina van het portaal |
Een bedrijfsgebruiker wordt aan een portaal toegevoegd | Het gebruikelijke portaal, zonder ooit de onboarding te hoeven voltooien |
Veelgestelde vragen
Kan ik een werkstroom als standaard instellen zonder deze zichtbaar te maken?
Nee. Een werkstroom moet zichtbaar zijn voordat u deze als standaard kunt instellen. De werkstroom blijft daarna zichtbaar, zodat de klant een overzicht behoudt van wat is voltooid. Als een werkstroom alleen voor bepaalde klanten bedoeld is, stelt u deze niet als standaard in. Verzend deze afzonderlijk naar die klanten.
Kan ik een werkstroom voor slechts één klant zichtbaar maken?
Niet met de zichtbaarheidsinstelling: die geldt altijd voor de hele portaalgroep. Plaats in plaats daarvan een kopie in het portaal van die klant (paragraaf 3). Een kopie wordt nooit aan andere klanten getoond.
Een werkstroom die ik maar naar één klant heb verzonden, is in het portaal van een andere klant verschenen. Hoe kan dat?
Kopieën worden niet tussen portalen verplaatst. Er zijn drie gebruikelijke verklaringen:
de werkstroom is ook naar die klant verzonden, waardoor ongemerkt een kopie met dezelfde naam als het sjabloon wordt gemaakt;
iemand heeft de werkstroom in dat portaal op basis van het sjabloon gemaakt;
het sjabloon is zichtbaar en staat daarom in elk portaal in de groep.
Controleer of de rij het sjabloon of een kopie bevat en of er iets vanuit dat portaal is verzonden.
Waarom tonen twee portalen voor dezelfde klant verschillende werkstromen?
Elk portaal bewaart eigen kopieën. Zodra een portaal een eigen kopie heeft, wordt het sjabloon niet meer in de lijst getoond. Twee portalen gaan dus van elkaar verschillen zodra een ervan een werkstroom ontvangt. Als uw portalen bijna identieke namen hebben, geef ze dan andere namen zodat duidelijk is welk portaal welk is.
Wat betekent de + naast de naam van een werkstroom?
Dit betekent dat de klant die werkstroom meer dan één keer kan uitvoeren. Dit wordt bepaald door de instellingen van de werkstroom zelf. Bij het maken van kopieën staat deze optie altijd uit, dus bij een kopie wordt dit teken nooit getoond.
(Dit is niet hetzelfde als de knop "+" in het onderdeel "Werkstromen", waarmee u een werkstroom aan een portaal toevoegt.)
Kan de volgende werkstroom automatisch starten wanneer een klant de vorige voltooit? Momenteel niet. Elke werkstroom wordt door een lid van uw team verzonden. Als u wilt dat de klant zonder onderbreking doorgaat, combineert u de fasen in één werkstroom met een berichtstap ertussen.
Een klant zegt "vast te zitten" in een werkstroom en niet bij de documenten te kunnen. De klant moet een onboardingwerkstroom voltooien. Zodra alle stappen zijn voltooid, wordt het portaal normaal geopend. Als de klant deze niet hoeft te voltooien, stelt u de "Onboardingwerkstroom" in op "Geen werkstroom" via "Toegang beheren".
Een klant klikte op de uitnodiging en kwam in het portaal van iemand anders terecht.
Dit gebeurt wanneer de uitnodigingslink wordt geopend in een browser waarin al op een ander MyDocSafe-account is ingelogd. De link gaat verder in die bestaande sessie in plaats van een nieuwe te starten. Vraag de klant om eerst uit te loggen of de uitnodiging in een privévenster te openen. Er zijn geen gegevens tussen de twee accounts gedeeld. Dit gebeurt ook wanneer mensen hun eigen inrichting testen. Zie daarom De gebruikerservaring intern testen.
Ik heb een werkstroom onzichtbaar gemaakt en deze is uit de portalen van al mijn klanten verdwenen. Klopt dat?
Ja. Zichtbaarheid geldt voor elk portaal in de groep. Kopieën die klanten al hebben, ook voltooide exemplaren, blijven in hun portalen staan.
Kunnen klanten voorlopige versies van werkstromen zien?
Nee. Voorlopige versies worden niet aan klanten getoond, ook niet als ze op zichtbaar staan. Ze kunnen ook niet naar een portaal worden gekopieerd. Alleen een volledig ingerichte, zichtbare werkstroom kan als standaard worden ingesteld.
Ik wil de werkstroom verwijderen die als standaard is ingesteld. Wat moet ik doen?
Selecteer eerst "Niet meer als standaard instellen" en verwijder de werkstroom daarna. Houd er rekening mee dat het verwijderen van het sjabloon de werkstroom ook verwijdert uit elk portaal dat er een kopie van bevat. Als u de voltooide dossiers van uw klanten wilt behouden, verwijdert u in plaats daarvan de afzonderlijke kopieën (paragraaf 7).