Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
Met portaalberichten bewaart u gesprekken met een cliënt op één veilige plek, naast de documenten van de cliënt, in plaats van in e-mails.
1. Schakel het tabblad "Berichten" (Messages) in
Open de portaalgroep en klik op "Instellingen" (Settings) > "Portaaltabbladen" (Portal tabs). Controleer of "Berichten" onder "Geselecteerde items" (Selected items) staat. Staat het onder "Beschikbare artikelen" (Available items), klik dan op + ernaast en vervolgens op "Opslaan" (Save).
2. Bepaal of cliënten u berichten kunnen sturen
Klik op "Instellingen" > "Beveiliging" (Security):
"Portaalgebruikers toestaan berichten te verzenden" (Allow portal users to send messages) laat cliënten nieuwe berichten sturen en antwoorden. Laat deze optie uitgeschakeld als u alleen mededelingen wilt versturen waarop cliënten niet kunnen reageren.
"Standaard: berichttekst verbergen in e-mail" (Default: hide message text from email) maakt elk nieuw bericht standaard vertrouwelijk (zie hieronder).
3. Een bericht verzenden
Open het portaal van de cliënt en klik op "Berichten" en vervolgens op "Stuur een bericht" (Send a message).
Kies het type:
"Eenvoudige boodschap" (Simple message): een bericht aan de cliënt.
"Documenten opvragen" (Request documents): vraagt de cliënt bestanden naar het portaal te uploaden.
"Informatie opvragen" (Request information): vraagt de cliënt een formulier in te vullen.
Controleer onder "Gebruikers op de hoogte stellen" (Notify users) wie hierover een e-mail ontvangt.
Schrijf uw bericht of klik op "Sjablonen" (Templates) om een opgeslagen bericht te gebruiken en klik op "Versturen" (Send).
Houd vertrouwelijke tekst buiten e-mails
Schakel "Tekst uit e-mail verbergen" (Hide text from email) in voordat u het bericht verstuurt. De e-mailmelding vermeldt dan dat er een nieuw bericht is, maar bevat niet de tekst. De cliënt moet inloggen om het bericht te lezen. Verstuurde berichten waarvan de tekst verborgen was, worden weergegeven met een hangslot.
Wat uw cliënt ziet
Berichten verschijnen op het tabblad "Berichten" in het portaal van de cliënt. Als u dit hebt toegestaan, kan de cliënt daar antwoorden en nieuwe berichten sturen.
Veel cliënten tegelijk een bericht sturen
Gebruik "Uitzendingen" (Broadcasts) om hetzelfde bericht, documentverzoek of formulierverzoek in één keer naar veel portalen te sturen.