Let op: sommige schermafbeeldingen tonen nog de Engelse interface; de vertaalde labels staan in de tekst.
Werkt u voor het eerst met portalen? Begin met Hoe klantportalen werken: begin hier.
Bij alle vier de opties worden de bestanden van de klant in diens portaal opgeslagen. De opties verschillen in de vraag of de klant moet inloggen en bij hoeveel klanten u documenten opvraagt.
Optie | Moet de klant inloggen? | Geschikt voor |
1. "Beveiligde uploadlink" [Secure upload link] | Nee | Klanten die nog niet zijn uitgenodigd, of eenmalige uploads. Deel de link op de manier die u wilt. |
2. Bericht "Documenten opvragen" [Request documents] | Nee, niet om te uploaden | Specifieke documenten opvragen bij een uitgenodigde klant, met een registratie in "Berichten" [Messages] |
3. Formulier met bestandsupload ("Informatie opvragen" [Request information]) | Ja | Gestructureerde verzoeken: meerdere benoemde documenten en vragen (KYC, jaarafsluiting) |
4. Groepsverzending | Afhankelijk van het type | Hetzelfde verzoek naar meerdere portalen tegelijk sturen |
Voor alle opties is een portaal voor de klant nodig. Zie Klanten uitnodigen voor portalen. Als u alleen optie 1 nodig hebt, kunt u het portaal aanmaken zonder iemand uit te nodigen.
Optie 1: "Beveiligde uploadlink"
Open het portaal van de klant. Zoek op het "Dashboard" [Dashboard] naar "Beveiligde link voor het uploaden van documenten" [Secure link for document uploading].
Klik op "Genereren" [Generate] en kopieer de link.
Verstuur de link per e-mail, sms of via uw eigen systemen.
Elke link werkt voor slechts één portaal. Bestanden komen terecht bij de documenten van dat portaal.
Iedereen met de link kan bestanden uploaden, maar kan niets in het portaal bekijken.
U kunt de link op elk moment ongeldig maken, bijvoorbeeld zodra u alles hebt ontvangen wat u nodig hebt.
Ziet u de optie niet? Voeg "Beveiligde uploadlink" toe aan de kolom "Weergeven" [Shown] via "Instellingen" [Settings] > "Startpagina" [Home page] van de groep.
Optie 2: Bericht "Documenten opvragen"
Open het portaal en klik op "Berichten" en vervolgens op "Stuur een bericht" [Send a message].
Wijzig het type van "Eenvoudige boodschap" [Simple message] in "Documenten opvragen".
Kies wie een melding moet ontvangen, beschrijf wat u nodig hebt en klik op "Versturen" [Send].
De klant ontvangt een e-mail met een uploadknop die zonder inloggen werkt. Als de klant in plaats daarvan het portaal opent, moet deze wel inloggen.
Optie 3: Een formulier met bestandsupload
Open de portaalgroep en klik op "Formuliersjablonen" [Form templates]. Voeg een formulier toe met één widget voor "Bestandsupload" [file upload] per document en alle vragen die u wilt stellen.
Ga in het portaal van de klant naar "Berichten" > "Stuur een bericht", kies "Informatie opvragen" en selecteer vervolgens het formulier.
De klant logt in om het formulier in te vullen en kan het tussentijds opslaan om later verder te gaan. Formulieren verschijnen ook op het tabblad "Formulieren" [Forms] van het portaal. Zie Formulieren in portalen.
Optie 4: Groepsverzending naar meerdere portalen
Open de portaalgroep en klik op "Uitzendbericht" [Broadcast Message] > +. Kies "Documenten opvragen" (een uploadlink voor elk portaal) of "Informatie opvragen" (een formulier), selecteer de portalen of laat het filter leeg om naar alle portalen te versturen, en verstuur het bericht. De bestanden van elk portaal blijven in dat portaal. Zie Een bericht of verzoek naar meerdere portalen tegelijk versturen.
Meldingen ontvangen wanneer bestanden binnenkomen
Schakel portaalmeldingen in via uw persoonlijke instellingen (per e-mail en in de app) en abonneer u op de portalen die u beheert. Zie E-mailmeldingen voor uploads naar portalen.
Vraagt u identiteitsdocumenten op? Overweeg de widget voor identiteitsverificatie in een workflow. Deze voert ook de identiteitscontroles uit.