Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Un portail client est un espace privé et sécurisé que vous partagez avec un seul client. Vous pouvez y échanger des documents, envoyer des flux de travail et des formulaires à remplir ou à signer, et communiquer par messages. Cette page présente les éléments de base et l’ordre dans lequel les configurer.
Les éléments de base
« Groupe de portail » [Portal group] | Un ensemble de portails partageant la même configuration : onglets, dossiers, formulaires, modèles de flux de travail, texte d’accueil, rappels et paramètres de sécurité. La plupart des cabinets commencent avec un seul groupe (par exemple « Clients ») et en ajoutent lorsque différents types de clients nécessitent des configurations distinctes (par exemple « Clients paie »). Le nom du groupe n’est jamais visible par les clients. |
« Portail » [Portal] | L’espace d’un seul client. Vous pouvez créer un portail et inviter le client immédiatement, ou le créer maintenant et inviter le client plus tard. |
« Utilisateurs du portail » [Portal users] | Les personnes que vous invitez dans un portail (vos clients). Elles se connectent avec leur propre adresse e-mail et leur mot de passe. Les mêmes identifiants leur permettent d’accéder à tous les portails auxquels elles sont invitées, même ceux partagés par différents cabinets. |
Membres de l’équipe | Vos collaborateurs. Les portails visibles par chaque personne sont définis à l’aide de « Rôles dans l’entreprise » [Company Roles] et de « Groupes d'accès » [Access groups]. |
« Sous-portails » [Subportals] | Des espaces au sein d’un portail destinés à un sous-ensemble de personnes, par exemple un sous-portail par salarié d’un client pour lequel vous gérez la paie. |
Les clients qui s’inscrivent via un lien d’inscription en libre-service utilisent des licences d’utilisateur invité. Vérifiez la limite d’invités de votre abonnement si vous prévoyez de diffuser largement ce lien.
Où trouver les fonctionnalités
Cliquez sur « Portails » [Portals] dans le menu du haut pour afficher vos groupes de portail. Cliquez sur « + » [+] pour créer un groupe. Utilisez les trois points sur la ligne d’un groupe pour accéder aux raccourcis vers « Documents publics » [Public documents], « Annonces » [Announcements], « Modèles de formulaire » [Form templates], « Sous-portails », « Cloner vers un nouveau » [Clone to new] et « Paramètres » [Settings].
Cliquez sur le nom d’un groupe pour l’ouvrir. Toutes les actions disponibles pour ce groupe se trouvent dans le menu de gauche, et tous ses paramètres sont regroupés sous « Paramètres ».
Configurez votre premier portail en six étapes
Créez un groupe de portail. « Portails » > « + » > saisissez un nom > « Créer » [Create].
Choisissez ce que voient les clients. « Paramètres » > « Onglets du portail » [Portal tabs] (les onglets affichés) et « Paramètres » > « Dossiers » [Folders] (la structure de dossiers par défaut). Consultez Configurer un groupe de portail : tous les paramètres expliqués.
Rédigez votre texte d’accueil. « Paramètres » > « Général » [General] > « Description » [Description]. Ce texte s’affiche en haut du « Tableau de bord » [Dashboard] de chaque portail. Consultez Accueillir vos clients : « Tableau de bord », « Annonces » et bouton « Tutoriel » [Tutorial].
Configurez les invitations. « Paramètres » > « Invitations » [Invitations] : le message d’invitation, les rappels automatiques et la durée de validité des invitations en attente.
Ajoutez des formulaires ou des flux de travail (facultatif). « Modèles de formulaire » et « Modèles de flux de travail » [Workflow Templates] dans le menu de gauche.
Créez le portail et invitez votre client. Consultez Inviter des clients dans les portails.
Conseil : une fois un groupe configuré comme vous le souhaitez, utilisez « Cloner vers un nouveau » dans le menu à trois points du groupe pour copier sa configuration dans un nouveau groupe.
Étapes suivantes
Pour vos clients : votre portail en un coup d’œil, un guide que vous pouvez envoyer aux clients ou vers lequel vous pouvez créer un lien depuis le bouton « Tutoriel »