Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Vous pouvez diffuser quatre types de messages :
« Message simple » [Simple message] : un message destiné à vos clients.
« Demander des documents » [Request documents] : un e-mail standard contenant un lien de dépôt sécurisé pour chaque portail.
« Demander des informations » [Request information] : un e-mail standard contenant un lien vers un formulaire à remplir par le destinataire.
« Demande d'achèvement du flux de travail » [Request workflow completion] : un e-mail personnalisé contenant un lien direct pour démarrer ou reprendre un flux de travail.
1. Ouvrir « Diffusions » [Broadcasts]
Accédez à « Portails » [Portals] et ouvrez le groupe de portail auquel vous souhaitez envoyer un message. Dans le menu de gauche, cliquez sur « Message diffusé ».
La page « Diffusions » s'affiche et répertorie toutes les diffusions déjà envoyées depuis ce groupe de portail. Chaque ligne indique le type, le nombre de destinataires et la date. Cliquez sur la flèche d'une ligne pour consulter les destinataires et le contenu du message.
2. Créer une diffusion
Cliquez sur le bouton « + » à côté de « Diffusions ». L'écran « Diffuser un message » [Broadcast a message] s'ouvre.
a) Choisir le type
Cliquez sur la première liste déroulante et choisissez le type de diffusion. « Message simple » est sélectionné par défaut.
Conseil : choisissez d'abord le type. Si vous le modifiez ensuite, la sélection des portails est effacée.
b) Choisir le formulaire ou le flux de travail (« Demander des informations » et « Demande d'achèvement du flux de travail » uniquement)
Pour « Demander des informations », choisissez un formulaire sous « Sélectionnez un formulaire » [Select a form]. La liste affiche les modèles de formulaire de ce groupe de portail. Si elle est vide, ajoutez d'abord un formulaire dans « Modèles de formulaire » [Form templates].
Pour « Demande d'achèvement du flux de travail », choisissez un flux de travail sous « Sélectionnez un flux de travail » [Select a workflow].
c) Choisir les portails destinataires
Par défaut, une diffusion est envoyée à tous les portails du groupe. Pour ne l'envoyer qu'à certains portails, sélectionnez-les dans le champ des portails.
Pour « Message simple », « Demander des documents » et « Demande d'achèvement du flux de travail », vous pouvez sélectionner des portails sous « Filtrer par portails (facultatif — laissez vide pour envoyer à tous) » [Filter by portals (optional — leave empty to send to all)]. Laissez ce champ vide pour envoyer la diffusion à tous.
Pour « Demander des informations », vous devez sélectionner au moins un portail. Certains formulaires ne peuvent être envoyés qu'à un seul portail. Dans ce cas, le champ porte le libellé « Portail (ce formulaire ne peut être envoyé qu'à un seul portail) » [Portal (this form can be sent to one portal only)].
À savoir : vous sélectionnez des portails, et non des personnes. Toutes les personnes ayant accès à un portail sélectionné reçoivent la diffusion.
d) Rédiger votre message
Saisissez votre message dans le champ « Message » [Message]. Il est obligatoire pour « Message simple » et « Demander des documents », et facultatif pour les deux autres types.
Si vous le souhaitez, cliquez sur « Modèles » [Templates] pour insérer un modèle de message enregistré. Pour réutiliser le texte que vous venez de rédiger, cliquez sur « Modèles », puis sur « Enregistrer comme modèle » [Save as a template].
e) Envoyer la diffusion
Cliquez sur le bouton d'envoi. Son libellé indique qui recevra la diffusion :
« Diffuser à N destinataires » [Broadcast to N recipients] : aucun portail n'est sélectionné, tous les membres du groupe reçoivent donc la diffusion.
« Diffuser aux portails sélectionnés (N) » [Broadcast to selected portals (N)] : la diffusion est envoyée uniquement aux N portails que vous avez sélectionnés.
« Envoyer une demande » [Send a request] : ce libellé s'affiche pour « Demander des informations » et « Demande d'achèvement du flux de travail ».
Vos clients reçoivent la diffusion par e-mail et celle-ci apparaît en tête de la liste « Diffusions ».
Quelles sont les autres possibilités ?
Nous abordons également quelques situations connexes. Vous pouvez :
Publier un message que tous les utilisateurs des portails voient lorsqu'ils se connectent : consultez Ajouter un message de bienvenue aux portails clients ou utilisez « Annonces » [Announcements] dans le menu de gauche.
Recueillir les informations KYC actualisées de tous vos clients en une seule fois : consultez Diffuser des demandes de mise à jour des informations KYC et recueillir les réponses.
Envoyer un même document à plusieurs personnes pour signature, chacune signant son propre exemplaire : consultez Diffuser un formulaire ou un document aux clients pour qu'ils le remplissent ou le signent.