Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Vous découvrez les portails ? Commencez par Comprendre le fonctionnement des portails clients : commencez ici.
Les quatre options enregistrent les fichiers du client dans son portail. Elles diffèrent selon que le client doit se connecter ou non et selon le nombre de clients sollicités.
Option | Le client doit-il se connecter ? | À privilégier pour |
1. « Lien de téléchargement sécurisé » [Secure upload link] | Non | Les clients qui n'ont pas encore été invités ou les dépôts ponctuels. Partagez le lien par le moyen de votre choix. |
2. Message « Demander des documents » [Request documents] | Non, pour déposer des fichiers | Demander des documents précis à un client déjà invité, avec une trace dans « messages » [Messages] |
3. Formulaire avec dépôt de fichiers (« Demander des informations » [Request information]) | Oui | Les demandes structurées : plusieurs documents nommément désignés et des questions (KYC, clôture annuelle) |
4. Diffusion | Selon le type | Envoyer la même demande à plusieurs portails à la fois |
Toutes les options nécessitent un portail pour le client. Consultez Inviter des clients sur des portails. Vous pouvez créer le portail sans inviter personne si vous avez uniquement besoin de l'option 1.
Option 1 : « Lien de téléchargement sécurisé »
Ouvrez le portail du client. Dans le « Tableau de bord » [Dashboard], repérez « Lien sécurisé pour le téléchargement de documents » [Secure link for document uploading].
Cliquez sur « Générer » [Generate] et copiez le lien.
Envoyez-le par e-mail, par SMS ou via vos propres systèmes.
Chaque lien ne fonctionne que pour un seul portail, et les fichiers sont enregistrés dans les documents de ce portail.
Toute personne disposant du lien peut déposer des fichiers, mais ne peut rien consulter dans le portail.
Vous pouvez désactiver le lien à tout moment, par exemple une fois les documents nécessaires reçus.
Vous ne le voyez pas ? Ajoutez « Lien de téléchargement sécurisé » à la colonne « Affichés » [Shown] dans « Paramètres » [Settings] > « Page d'accueil » [Home page] du groupe.
Option 2 : message « Demander des documents »
Ouvrez le portail et cliquez sur « messages », puis sur « Envoyer un message » [Send a message].
Remplacez le type « Message simple » [Simple message] par « Demander des documents ».
Choisissez les personnes à notifier, précisez les documents souhaités et cliquez sur « Envoyer » [Send].
Le client reçoit un e-mail contenant un bouton de dépôt de fichiers utilisable sans connexion. S'il choisit plutôt d'ouvrir le portail, il devra se connecter.
Option 3 : un formulaire avec dépôt de fichiers
Ouvrez le groupe de portails et cliquez sur « Modèles de formulaire » [Form templates]. Ajoutez un formulaire avec un composant « dépôt de fichiers » [file upload] par document, ainsi que toutes les questions nécessaires.
Dans le portail du client, accédez à « messages > Envoyer un message » et choisissez « Demander des informations », puis sélectionnez le formulaire.
Le client se connecte pour remplir le formulaire et peut l'enregistrer pour le reprendre plus tard. Les formulaires apparaissent également dans l'onglet « Formulaires » [Forms] du portail. Consultez Les formulaires dans les portails.
Option 4 : diffusion à plusieurs portails
Ouvrez le groupe de portails et cliquez sur « Message diffusé > + » [Broadcast Message > +]. Choisissez « Demander des documents » (un lien de dépôt pour chaque portail) ou « Demander des informations » (un formulaire), sélectionnez les portails ou laissez le filtre vide pour un envoi à tous les portails, puis envoyez. Les fichiers de chaque portail restent dans ce portail. Consultez Diffuser un message ou une demande à plusieurs portails à la fois.
Être averti de l'arrivée de fichiers
Activez les notifications des portails dans vos paramètres personnels (par e-mail et dans l'application) et abonnez-vous aux portails dont vous avez la charge. Consultez Alertes par e-mail pour les dépôts de fichiers sur les portails.
Vous demandez des pièces d'identité ? Pensez au composant de vérification d'identité dans un workflow, qui effectue également les contrôles d'identité.