Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
PORTAILS
Un groupe de portails est un ensemble de portails partageant les mêmes paramètres, tels que les onglets, les dossiers, les formulaires et le tutoriel. Utilisez des groupes distincts pour différents types de clients ou d’équipes. Vous découvrez les portails ? Lisez d’abord Fonctionnement des portails clients : commencez ici.
La configuration d’un groupe de portails est rapide : tout est regroupé dans son menu de gauche.
1. Ouvrez votre groupe de portails
Accédez à « Portails » [Portals]. La liste de vos « Groupes de portail » [Portal Groups] s’affiche.
Cliquez sur le nom du groupe de portails à configurer.
Vous n’en avez pas encore ? Cliquez sur le bouton « + » à côté de « Groupes de portail » pour en créer un.
Une fois le groupe ouvert, vous arrivez sur « Tous les portails » [All Portals]. Toutes les actions disponibles pour ce groupe de portails figurent dans le menu de gauche.
2. Configurez les paramètres
Faites défiler le menu de gauche vers le bas et cliquez sur « Paramètres » [Settings] pour le développer. Vous y trouverez les sections suivantes :
2a. « Général » [General]
Accédez à « Paramètres »/« Général ». Vous pouvez :
Modifier le « Nom du groupe de portails » [Portal Group Name].
Si vous le souhaitez, ajouter une « Description » [Description] — elle s’affiche sous forme de bannière de bienvenue sur le « Tableau de bord » [Dashboard] de chaque portail du groupe.
Si vous le souhaitez, activer « Portails à suppression automatique » [Auto-delete portals].
Cliquez sur « Enregistrer » [Save] lorsque vous avez terminé.
2b. « Onglets du portail » [Portal tabs]
Accédez à « Paramètres »/« Onglets du portail » pour choisir les onglets visibles par vos clients dans chaque portail.
Les « Articles sélectionnés » [Selected items] (à droite) sont les onglets visibles par vos clients. Par défaut, il s’agit de « Tableau de bord », « Flux de travail » [Workflows], « Documents publics » [Public Documents], « Documents » [Documents], « Documents signés » [Signed Documents], « Formulaires » [Forms], « messages » [Messages] et « Tâches » [Tasks].
Les « Articles disponibles » [Available items] (à gauche) sont les onglets que vous pouvez ajouter, tels que « Vérifications d'identité » [ID Verifications], « Documents internes » [Internal Documents] et « Formulaires internes » [Internal Forms]. Cliquez sur le « + » à côté d’un onglet pour l’ajouter.
Faites glisser les onglets pour modifier leur ordre.
Si vous le souhaitez, cliquez sur l’icône en forme de crayon pour renommer un onglet, ou sur le « x » pour le retirer.
Cliquez sur « Enregistrer ». Pour rétablir les paramètres par défaut, cliquez sur « Restaurer » [Restore]
2c. « Page d'accueil » [Home page]
Accédez à « Paramètres »/« Page d'accueil » pour choisir les widgets affichés sur la page d’accueil du portail, par exemple « Annonces » [Announcements], « Description du portail » [Portal description], « Notifications » [Notifications], « Commentaires » [Comments], « Lien de téléchargement sécurisé » [Secure upload link] et « État du portail » [Portal status].
Cliquez sur le « + » à côté d’un widget disponible pour l’afficher.
Faites glisser les widgets pour modifier leur ordre, ou cliquez sur le « x » pour en masquer un.
Cliquez sur « Enregistrer », ou sur « Réinitialiser les paramètres par défaut » [Restore defaults] pour recommencer.
2d. « Rappels » [Reminders]
Accédez à « Paramètres »/« Rappels » pour relancer automatiquement vos clients. (Les « Rappels d'invitation » [Invitation reminders] se trouvent désormais dans « Paramètres »/« Invitations » [Invitations], voir 2j.)
« Rappels de tâche » [Task reminders] — activez « Envoyer un rappel automatique » [Send automatic reminder] pour rappeler aux clients les tâches qu’ils n’ont pas terminées.
2e. « Tutoriel » [Tutorial]
Accédez à « Paramètres »/« Tutoriel » pour ajouter un bouton d’aide en haut de chaque portail, à côté de son nom.
Ajoutez une « URL de la vidéo » [Video URL] ou une « URL de l'article » [Article URL].
Si vous le souhaitez, modifiez l’« Étiquette du bouton » [Button Label] (par défaut, elle indique « Tutoriel »).
Cliquez sur « Enregistrer ». Le lien s’ouvre dans un nouvel onglet pour les utilisateurs du portail.
Voici son apparence dans le portail :
2f. « Sauvegarde et suppression » [Backup & deletion]
Accédez à « Paramètres »/« Sauvegarde et suppression » pour sauvegarder, réutiliser ou supprimer la configuration de votre groupe de portails.
« Sauvegarde des paramètres » [Settings backup] — cliquez sur « Télécharger la sauvegarde des paramètres (ZIP) » [Download settings backup (ZIP)]. Celle-ci comprend les formulaires, les formulaires internes, les flux de travail, les statuts, les rôles, les groupes d’accès, les propriétés personnalisées, les onglets et widgets du portail, les documents publics et les éventuels sous-groupes de portails. Elle ne comprend pas les portails eux-mêmes, les personnes qui y sont invitées ni les documents qu’ils contiennent.
« Restaurer les paramètres à partir d'un fichier de sauvegarde » [Restore settings from a backup file] — sélectionnez un fichier de sauvegarde et cliquez sur « Restaurer à partir d'un fichier » [Restore from file]. La restauration écrasera les paramètres, les onglets et les widgets de ce groupe de portails ; supprimera les groupes d’accès et les enregistrements de formulaires absents de la sauvegarde ; et ajoutera ou mettra à jour (sans jamais les supprimer) les formulaires, les documents publics et les modèles de signature. Conseil : effectuez la restauration dans un groupe de portails nouvellement créé pour copier une configuration qui vous convient déjà.
« Zone dangereuse » [Danger zone] — cliquez sur « Supprimer » [Delete] pour supprimer le groupe de portails. Tous les portails du groupe et leurs documents sont placés dans la corbeille. Vous disposez de 30 jours pour les restaurer depuis « Fichiers » [Files]/« Corbeille » [Bin].
2g. « Dossiers » [Folders]
Accédez à « Paramètres »/« Dossiers » pour créer une structure de dossiers par défaut pour les portails de ce groupe.
Cliquez sur « Ajouter un dossier » [Add folder] et nommez vos dossiers.
Choisissez comment appliquer la structure :
« Appliquer cette structure aux nouveaux portails uniquement » [Apply this structure to new portals only] — les portails existants ne seront pas affectés.
« Appliquer cette structure aux portails nouveaux et existants » [Apply this structure to new and existing portals] — la structure est imposée à tous les portails du groupe.
2h. « Sécurité » [Security]
Accédez à « Paramètres »/« Sécurité » pour contrôler les actions autorisées pour vos clients.
« Permissions par défaut » [Default permissions] — choisissez le niveau d’accès accordé aux nouveaux utilisateurs du portail (par exemple « Accès total » [Full Access]).
« Forcer l'authentification à deux facteurs pour les utilisateurs du portail » [Force 2 Factor Authentication for portal users].
« Autoriser les utilisateurs du portail à envoyer des messages » [Allow portal users to send messages] — désactivez cette option pour désactiver la messagerie instantanée pour les clients.
« Par défaut : masquer le texte du message de l'e-mail » [Default: hide message text from email] — s’applique aux messages rédigés à partir de maintenant ; les messages déjà envoyés conservent leur paramètre d’origine.
« Empêcher les utilisateurs du portail disposant de l’accès en lecture de télécharger des fichiers » [Prevent portal users with Read access from downloading files] — les clients disposant de l’accès « Lire » [Read] peuvent toujours ouvrir et consulter les documents, mais les options de téléchargement, d’exportation et d’impression sont masquées.
Cliquez sur « Enregistrer ».
2i. « Personnalisation » [Customisation]
Disponibilité : offres Enterprise uniquement. Pour passer à une offre supérieure, contactez-nous à l’adresse support@mydocsafe.com.
Accédez à « Paramètres »/« Personnalisation » pour modifier les libellés que votre équipe voit lors de l’ajout de portails et de l’invitation de clients.
« Ajouter les paramètres de la nouvelle page » [Add new page settings] — ces paramètres contrôlent la page qui s’ouvre lorsque vous cliquez sur « + » pour ajouter un portail :
Si vous le souhaitez, activez « Ignorer l'invitation (inviter les clients plus tard) » [Skip invite (invite clients later)] pour permettre à votre équipe de créer un portail sans inviter immédiatement qui que ce soit.
« Nom du portail » [Label for portal name input] — le libellé affiché au-dessus du champ du nom du portail (par exemple « Nom du client » [Client name] ou « Nom de l’affaire » [Deal name]).
« Créer » [Label for submit button WITHOUT invite] — le texte du bouton utilisé lorsque le portail est créé sans inviter qui que ce soit.
« Créer et inviter » [Label for submit button WITH invite] — le texte du bouton utilisé lorsque le portail est créé et que les clients sont invités en même temps.
« Gérer les utilisateurs du portail » [Manage portal users]
« Inviter un nouveau membre » [Label for invite new member button] — le texte du bouton utilisé pour inviter des personnes à rejoindre un portail.
Cliquez sur « Enregistrer ». Les nouveaux libellés s’afficheront la prochaine fois que vous ajouterez un portail ou inviterez quelqu’un.
2j. « Invitations »
Accédez à « Paramètres »/« Invitations » pour définir les modalités d’invitation des clients.
« Message d’invitation » [Invite message] — le texte par défaut que vos clients reçoivent lorsque vous les invitez à rejoindre un portail.
« Supprimer les invitations en attente après (jours) » [Remove pending invitations after (days)] — les invitations qui n’ont pas été acceptées sont automatiquement supprimées après ce nombre de jours (60 par défaut), à compter de l’envoi de l’invitation ou de son dernier rappel. Ce paramètre s’applique à toutes les invitations en attente dans le groupe.
« Rappels d'invitation » — activez « Envoyer un rappel automatique » pour relancer les clients qui n’ont pas encore accepté leur invitation.
Cliquez sur « Enregistrer ». Pour en savoir plus, consultez Inviter des clients à rejoindre des portails.
3. « Piste d'audit » [Audit Trail]
Accédez à « Piste d'audit » pour consulter le journal d’activité de ce groupe de portails.
4. Si vous le souhaitez, ajoutez des modèles de formulaire
Cliquez sur « Modèles de formulaire » [Form templates] dans le menu de gauche. Dès que cette section contient au moins un formulaire, l’onglet « Formulaires » devient disponible dans vos portails clients. Pour en savoir plus, consultez Intégrer des formulaires web dans les portails clients.
Que pouvez-vous faire d’autre ?
Une fois la configuration de base terminée, vous pouvez également :
Utiliser « Annonces » pour diffuser un message à toutes les personnes qui se connectent — utile pour les échéances et les événements.
Utiliser « Documents publics » pour publier des rapports ou des supports accessibles à tous les utilisateurs du portail.
Explorer « Rôles du portail » [Portal Roles], « Groupes d'accès » [Access groups], « Statuts » [Statuses] et « Modèles de flux de travail » [Workflow Templates] pour des configurations plus avancées.
Étape suivante : Intégrer des formulaires web dans les portails clients