Remarque : certaines captures d'écran montrent encore l'interface en anglais ; les libellés traduits figurent dans le texte.
Les messages du portail regroupent vos échanges avec un client dans un espace sécurisé, à côté de ses documents, plutôt que dans les e-mails.
1. Activer l’onglet « messages » [Messages]
Ouvrez le groupe de portails et cliquez sur « Paramètres » [Settings] > « Onglets du portail » [Portal tabs]. Vérifiez que « messages » figure dans « Articles sélectionnés » [Selected items]. Si cet onglet figure dans « Articles disponibles » [Available items], cliquez sur + à côté, puis sur « Enregistrer » [Save].
2. Définir si les clients peuvent vous écrire
Cliquez sur « Paramètres » > « Sécurité » [Security] :
« Autoriser les utilisateurs du portail à envoyer des messages » [Allow portal users to send messages] permet aux clients de rédiger de nouveaux messages et de répondre. Laissez cette option désactivée pour les communications à sens unique.
« Par défaut : masquer le texte du message de l'e-mail » [Default: hide message text from email] rend chaque nouveau message confidentiel par défaut (voir ci-dessous).
3. Envoyer un message
Ouvrez le portail du client et cliquez sur « messages », puis sur « Envoyer un message » [Send a message].
Choisissez le type :
« Message simple » [Simple message] : un message destiné au client.
« Demander des documents » [Request documents] : demande au client de déposer des fichiers dans le portail.
« Demander des informations » [Request information] : demande au client de remplir un formulaire.
Sous « Notifier les utilisateurs » [Notify users], cochez les utilisateurs qui recevront une notification par e-mail.
Rédigez votre message, ou cliquez sur « Modèles » [Templates] pour utiliser un message enregistré, puis cliquez sur « Envoyer » [Send].
Ne pas inclure le texte confidentiel dans les e-mails
Activez « Masquer le texte de l'e-mail » [Hide text from email] avant l’envoi. La notification par e-mail indique alors qu’un nouveau message est disponible, sans en inclure le texte ; le client se connecte pour le lire. Les messages envoyés dont le texte a été masqué affichent un cadenas.
Ce que voit votre client
Les messages apparaissent dans l’onglet « messages » de son portail. Si vous l’avez autorisé, le client peut y répondre et rédiger de nouveaux messages.
Envoyer un message à plusieurs clients à la fois
Utilisez « Diffusions » [Broadcasts] pour envoyer le même message, la même demande de documents ou la même demande de formulaire à plusieurs portails en une seule fois.