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Mit einem Angebot oder einem Workflow vor der Mandatsaufnahme verkaufen Sie Ihre Dienstleistungen oder prüfen potenzielle Mandanten, bevor Sie ein Mandat annehmen. Ihr Interessent kann das Angebot prüfen, annehmen und Ihnen Unterlagen schicken – alles an einem Ort.
Bevor Sie beginnen, legen Sie Ihre Leistungen und Preise an (siehe 6. Leistungen hinzufügen).
1. Eine Angebotsgruppe erstellen
Klicken Sie im oberen Menü auf „Angebote“. Angebotsgruppen ordnen Ihre Angebote nach Mandant, Projekt, Team oder Geschäftsbereich. Um eine Gruppe zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ neben „Angebotsgruppen“, geben unter „Name eingeben“ einen Namen ein und klicken auf „Erstellen“. Der Name ist für Ihre Mandanten nicht sichtbar.
2. Ein neues Angebot beginnen und den Empfänger wählen
Öffnen Sie Ihre Gruppe und klicken Sie auf die Schaltfläche „+“. Unter „Schritt 1: Wer sollte das Angebot erhalten?“ tippen Sie, um Ihre Kontakte zu durchsuchen, oder wählen Sie „Neuen Kontakt hinzufügen“, um direkt einen neuen Kontakt anzulegen (Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse).
Lassen Sie die „Angebotsvorlage“ auf „New workflow“, sofern Sie noch keine Angebots-Workflow-Vorlagen erstellt haben. Klicken Sie dann auf „Go to step 2“.
3. Ihren Workflow aufbauen
Ihr Angebot ist ein Workflow aus einzelnen Schritten („Widgets“). Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“, um alle anzuzeigen: „Unterschrift anfordern“, „Bitte anschauen und genehmigen“, „Dokumente hochladen“, „Leistungen und Bezahlung“, „Nachrichtenseite“, „Formular“, „Ausweisüberprüfungen“ und „Video“. Jedes Widget wird einzeln eingerichtet, und Sie können die Schritte per Drag-and-drop neu anordnen.
4. Den Schritt „Leistungen und Bezahlung“ hinzufügen
Wählen Sie „Leistungen und Bezahlung“. Wählen Sie unter „Zahlung“ eine der Optionen:
Keine Zahlung: Ihr Interessent sieht das Angebot und genehmigt es.
Stripe oder GoCardless: Ihr Interessent nimmt das Angebot an und bezahlt oder richtet eine Zahlungsmethode ein. Verbinden Sie dazu zuerst Ihr Stripe- oder GoCardless-Konto (über den Link „Einstellungen öffnen“).
Wenn Sie Xero nutzen, können Sie unter „Integrationen“ zusätzlich „Rechnung in Xero erstellen“ ankreuzen.
Klicken Sie unter „Leistungen“ auf „Servicepaket anwenden“, um ein ganzes Paket auf einmal hinzuzufügen, oder schalten Sie Leistungen einzeln ein. Wählen Sie die Währung, prüfen Sie die Preise und klicken Sie auf „Speichern“.
5. Weitere Schritte hinzufügen
Fügen Sie alle weiteren Schritte hinzu, die Sie benötigen. Fügen Sie zum Beispiel „Dokumente hochladen“ hinzu und bitten Sie im Feld „Anweisungen für den Mandanten (optional)“ um eine Ausweiskopie und aktuelle Kontoauszüge, sobald das Angebot angenommen ist. Kreuzen Sie „Der Schritt ist erst verfügbar, nachdem alle vorherigen Schritte abgeschlossen sind“ an, damit Ihr Interessent zuerst das Angebot annimmt.
6. Abschließen und senden
Wenn alles bereit ist, klicken Sie auf „Ausfüllen und absenden“, ergänzen eine „Persönliche Mitteilung“ und klicken auf „Senden“.
7. Ihr Interessent erhält eine E-Mail
Ihr Interessent erhält eine E-Mail Ihrer Kanzlei mit einem Link zum Angebot. Das Angebot öffnet sich im Browser: Er sieht jede Leistung mit Menge, Einzelpreis, Abrechnungshäufigkeit und Steuer und kann es über „PDF herunterladen“ speichern.
Unter „Gesamtzahlung“ sieht er die Summen je Abrechnungshäufigkeit. Mit „Angebot annehmen“ nimmt er das Angebot an und geht direkt zum nächsten Schritt über. Tipp: Über das Drei-Punkte-Menü in der Angebotsliste und „Angebot öffnen“ sehen Sie das Angebot genau so, wie Ihr Interessent es sieht.
8. Ihre Angebote verfolgen
Zurück in Ihrem Konto zeigt die Angebotsliste für jedes Angebot die Nummer, den Status, wann Ihr Interessent zuletzt damit interagiert hat und an wen es gesendet wurde.
Weitere Möglichkeiten:
Klicken Sie im Workflow-Editor auf „Als Vorlage kopieren“, um ein Angebot schnell wiederzuverwenden.
Legen Sie unter „Workflow-Status“ eigene Status für jeden Schritt an, um besser auswerten zu können, und nutzen Sie „Erinnerungen“, um Interessenten automatisch nachzufassen.
Sobald ein Angebot angenommen ist, laden Sie Ihren Mandanten in ein reguläres Portal ein.
Zurück:
oder weiter: