Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Welche Option sollte ich wählen?
Ihre Situation | Beste Option |
Sie möchten jetzt einen einmaligen Betrag in Rechnung stellen | Eine Rechnung mit einem Link zur Kartenzahlung senden (empfohlen) |
Die zusätzlichen Leistungen müssen zuerst von Ihrem Mandanten genehmigt werden oder umfassen eine neue wiederkehrende Leistung | Ein neues Angebot im Portal des Mandanten senden |
Die bestehenden wiederkehrenden Zahlungen Ihres Mandanten laufen unverändert weiter – unabhängig davon, welche Option Sie wählen.
1. Eine Rechnung mit einem Link zur Kartenzahlung senden (empfohlen)
So bleiben die Zahlung, die Rechnung als PDF und der Status „Bezahlt“ (Paid) in MyDocSafe miteinander verknüpft.
Gehen Sie zu „Angebote“ (Proposals)/„Rechnungen“ (Invoices) und klicken Sie auf die Schaltfläche „+“.
Wählen Sie im Feld „Mandant“ (Client) Ihren Mandanten aus.
Legen Sie das „Ausgabedatum“ (Issue date) und das „Fälligkeitsdatum“ (Due date) fest.
Fügen Sie die zusätzlichen Leistungen als Rechnungspositionen hinzu. Wählen Sie eine Leistung aus Ihrer Liste oder geben Sie eine eigene Beschreibung und einen Preis ein.
Optional können Sie im Hinweisbereich für Zeiteinträge auf „Importieren“ (Import) klicken, um die für diesen Mandanten erfassten Stunden abzurechnen.
Klicken Sie auf „Speichern und senden“ (Save & send).
Aktivieren Sie im Fenster „Rechnung senden“ (Send Invoice) das Kontrollkästchen „Kredit-/Debitkarte (Stripe)“ (Credit/Debit Card (Stripe)).
Optional können Sie unter „Persönliche Nachricht“ (Personal Message) die zusätzlichen Leistungen erläutern, zum Beispiel: „Hier ist die Rechnung für die besprochene zusätzliche Umsatzsteuererklärung.“
Klicken Sie auf „Rechnung senden“.
Eine ausführliche Anleitung zu allen Schritten finden Sie unter Wie sende ich einem Mandanten eine Rechnung?
Was Ihr Mandant sieht und tut
Ihr Mandant erhält eine E-Mail mit einer Rechnungsübersicht, der PDF-Datei und der Schaltfläche „Überprüfen und bezahlen“ (Review and pay). Er klickt darauf, prüft die Rechnung und bezahlt auf der sicheren Zahlungsseite von Stripe – ohne sich anmelden zu müssen.
Was Sie sehen
Sobald die Zahlung erfolgreich abgeschlossen ist, wechselt die Rechnung unter „Angebote“/„Rechnungen“ von „Gesendet“ (Sent) zu „Bezahlt“. Der Betrag geht wie jede andere Zahlung auf Ihrem Stripe-Konto ein.
Gut zu wissen:
Der Zahlungslink ist 30 Tage gültig. Falls Ihr Mandant diese Frist verpasst, duplizieren Sie die Rechnung und senden Sie die neue Rechnung.
Bei Stripe gilt ein Mindestbetrag für Zahlungen (zum Beispiel $0.50 USD)
Optional können Sie auch „Lastschriftverfahren (GoCardless)“ (Direct Debit (GoCardless)) aktivieren, um Ihrem Mandanten eine Wahlmöglichkeit zu bieten.
2. Ein neues Angebot im Portal des Mandanten senden
Wählen Sie diese Option, wenn Ihr Mandant die zusätzlichen Leistungen vor Beginn genehmigen soll oder wenn eine laufende Leistung hinzukommt, etwa eine monatliche Lohnabrechnung.
Öffnen Sie das Portal Ihres Mandanten und erstellen Sie einen Workflow mit dem Baustein „Leistungen und Bezahlung“ (Services and payment).
Fügen Sie die neuen Leistungen oder ein Leistungspaket hinzu und binden Sie eine Zahlung über Stripe ein.
Klicken Sie auf „Ausfüllen und absenden“ (Complete and send) und wählen Sie Ihren Mandanten aus.
Ihr Mandant erhält eine E-Mail, meldet sich in seinem Portal an, nimmt das Angebot an und bezahlt.
Weiterführende Anwendungsfälle
Auch weitere ähnliche Fälle werden unterstützt. Sie können:
für eine wiederkehrende Leistung in einem Angebot festlegen, dass die Abrechnung zu einem späteren Datum oder eine bestimmte Anzahl von Tagen nach der Annahme durch Ihren Mandanten beginnt;
mit der Zeiterfassung erfasste Stunden direkt in Rechnungspositionen umwandeln;
eine frühere Rechnung duplizieren, um dieselben zusätzlichen Leistungen im nächsten Monat erneut abzurechnen.
Nächster Schritt: Wie sende ich einem Mandanten eine Rechnung?