Hinweis: Einige Screenshots zeigen noch die englische Oberfläche; die deutschen Bezeichnungen stehen im Text.
Bevor Sie beginnen:
Richten Sie unter „Angebote“ (Proposals)/„Währungen“ (Currencies) mindestens eine Währung ein — siehe 6. Ihre Leistungen hinzufügen.
Optional können Sie Ihre Leistungen und Steuern hinterlegen, damit Preise und Steuern für jede Position automatisch ausgefüllt werden.
Wenn Ihre Mandanten online bezahlen sollen, können Sie unter „Startseite“ (Home)/„Einstellungen“ (Settings)/„Integrationen“ (Integrations) Stripe (Kartenzahlungen) und/oder GoCardless (Lastschriftverfahren) anbinden.
Optional können Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen anpassen — siehe Abschnitt 5.
1. Neue Rechnung erstellen
Klicken Sie im oberen Menü auf „Angebote“ und anschließend im linken Menü auf „Rechnungen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“. Eine neue Rechnung wird geöffnet, in der die nächste Rechnungsnummer bereits eingetragen ist.
Gut zu wissen: Rechnungsnummern folgen Ihrem eigenen Muster. Wenn Sie die Nummer beispielsweise in „MY-001“ ändern, erhält die nächste Rechnung die Nummer „MY-002“.
2. Rechnung ausfüllen
a) Mandanten und Datumsangaben hinzufügen
Geben Sie im Feld „Mandant“ (Client) die ersten Zeichen des Namens oder der E-Mail-Adresse Ihres Mandanten ein und wählen Sie ihn aus.
Wenn der Mandant noch nicht in Ihren Kontakten gespeichert ist, geben Sie seine E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Neuen Kontakt hinzufügen“ (Add New Contact). Die E-Mail-Adresse wird automatisch übernommen.
Legen Sie das „Ausgabedatum“ (Issue date) und das „Fälligkeitsdatum“ (Due date) fest.
Ändern Sie bei Bedarf die „Währung“ (Currency).
b) Abzurechnende Leistungen hinzufügen
Beginnen Sie in der ersten Position mit der Eingabe im Feld „Artikel“ (Item). Während der Eingabe werden Ihre Leistungen nach Bereichen gruppiert angezeigt.
Wählen Sie eine Leistung aus — „Preis“ (price) und „Steuer“ (tax) werden automatisch ausgefüllt. Alternativ können Sie eine eigene Artikelbezeichnung und den Preis selbst eingeben.
Geben Sie die „Menge“ (quantity) ein.
Wiederholen Sie diese Schritte für jede Position. Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag werden dabei automatisch berechnet.
Tipp: Um einen Rabatt zu gewähren, fügen Sie eine Position wie „Rabatt“ mit einem negativen Preis hinzu (zum Beispiel -20)
c) Optional: Anmerkungen hinzufügen
Tragen Sie unter „Anmerkungen“ (Notes) Informationen ein, die Ihr Mandant sehen soll, etwa eine Referenz oder Zahlungshinweise. Diese erscheinen auf der Rechnung im PDF-Format.
3. Speichern und senden
Wählen Sie oben in der Rechnung eine der folgenden Optionen:
„Speichern und senden“ — speichert die Rechnung und öffnet sofort das Fenster „Senden“ (Send).
„Speichern und schließen“ (Save & close) — speichert die Rechnung als „Entwurf“ (Draft), damit Sie sie später senden können.
„Abbrechen“ (Cancel) — schließt die Ansicht, ohne etwas zu speichern.
a) Empfänger und Zahlungsmöglichkeiten auswählen
Im Fenster „Rechnung senden“ (Send Invoice):
Prüfen Sie den „Empfänger“ (Recipient). In der Regel ist der Mandant aus der Rechnung bereits eingetragen; Sie können einen anderen Kontakt auswählen.
Verfassen Sie bei Bedarf eine „Persönliche Nachricht“ (Personal Message). Sie erscheint in der E-Mail oberhalb der Rechnungsübersicht.
Klicken Sie bei Bedarf auf „Vorlagen“ (Templates), um eine gespeicherte Nachricht einzufügen, oder auf „Vorlagen“ → „Als Vorlage speichern“ (Save as a template), um Ihre gerade verfasste Nachricht später wiederzuverwenden.
Wählen Sie bei Bedarf die Online-Zahlungsarten für Ihren Mandanten aus:
„Kredit-/Debitkarte (Stripe)“ (Credit/Debit Card (Stripe))
„Lastschriftverfahren (GoCardless)“ (Direct Debit (GoCardless))
Es werden nur die von Ihnen angebundenen Optionen angezeigt. Lassen Sie beide Kontrollkästchen deaktiviert, wenn Ihr Mandant auf anderem Weg bezahlt, zum Beispiel per Überweisung.
Klicken Sie auf „Rechnung senden“.
Gut zu wissen: Stripe hat einen Mindestzahlungsbetrag (zum Beispiel $0.50 USD). Liegt Ihr Rechnungsbetrag darunter, ist die Stripe-Option ausgegraut.
Was Ihr Mandant sieht
Ihr Mandant erhält eine E-Mail mit:
der Rechnungsnummer, den Datumsangaben, allen Positionen sowie Zwischensumme, Steuer und Gesamtbetrag;
Ihrer persönlichen Nachricht, sofern Sie eine hinzugefügt haben;
der Rechnung als PDF-Anhang mit dem Namen Invoice-[number].pdf;
der Schaltfläche „Überprüfen und bezahlen“ (Review and pay), sofern Sie eine Zahlungsart ausgewählt haben.
Wenn Ihr Mandant auf „Überprüfen und bezahlen“ klickt, öffnet sich eine Zahlungsseite mit Ihrem Logo, der Rechnung und der Schaltfläche „Bezahlen“ (Pay). Eine Anmeldung ist nicht erforderlich.
Wenn Sie sowohl Kartenzahlung als auch Lastschrift anbieten, wählt Ihr Mandant zunächst eine dieser Zahlungsarten aus.
Gut zu wissen:
Der Zahlungslink ist 30 Tage gültig.
Nach der Zahlung zeigt der Link nur noch „Zahlung abgeschlossen“ (Payment completed) an, sodass Ihr Mandant nicht doppelt bezahlen kann.
4. Rechnungen verwalten
Unter „Angebote“/„Rechnungen“ finden Sie jede Rechnung mit Nummer, Datumsangaben, Gesamtbetrag und Status („Entwurf“, „Gesendet“ (Sent), „Bezahlt“ (Paid) oder „Storniert“ (Voided)). Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü neben einer Rechnung oder in der geöffneten Rechnung, um folgende Aktionen auszuführen:
„PDF herunterladen“ (Download PDF) — öffnet die Rechnung als PDF in Ihrem Browser.
„Duplikat“ (Duplicate) — erstellt einen neuen Entwurf mit demselben Mandanten, derselben Währung sowie denselben Anmerkungen und Positionen. Das ist nützlich für eine korrigierte Rechnung oder um dieselbe Leistung erneut abzurechnen.
„Löschen“ (Delete) — nur für Entwürfe. Der Entwurf wird entfernt und seine Rechnungsnummer wieder freigegeben.
„Stornieren“ (Void) — für gesendete oder bezahlte Rechnungen. Die Rechnung bleibt als Nachweis mit dem Status „Storniert“ in Ihrer Liste erhalten. Wenn Sie eine gesendete Rechnung stornieren, wird ihr Zahlungslink deaktiviert.
5. Optional: Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen anpassen
Die Rechnung im PDF-Format verwendet Ihr Firmenlogo, Ihre Unternehmensfarbe und Ihre Firmenanschrift sowie, sofern hinterlegt, Ihre Bankverbindung, Steuer-ID und Registrierungsnummer. Telefonnummer, Unternehmensnummer und Steuer-ID Ihres Mandanten erscheinen im Abschnitt „Rechnungsempfänger“ (Bill To), wenn diese Angaben im Kontakt hinterlegt sind.
So fügen Sie am Ende jeder Rechnung Geschäftsbedingungen hinzu:
Gehen Sie zu „Einstellungen“/„Rechnungseinstellungen“ (Invoice Settings).
Geben Sie Ihre Geschäftsbedingungen ein.
Klicken Sie auf „Speichern“ (Save).
