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Die Einrichtung Ihrer Leistungen und Preise ist ein wichtiger Schritt, um Ihren Angebotsprozess zu vereinfachen. Einmal angelegt, sind Ihre Leistungen die zentrale Übersicht darüber, was Sie anbieten, zu welchem Preis und in welchen Paketen.
Wo Sie es finden: Klicken Sie im oberen Menü auf „Angebote“.
Das Menü links enthält:
„Leistungen“ – Ihre Leistungen mit Beschreibungen und Preisen
„Rechnungen“
„Währungen“ – die Währungen, in denen Sie abrechnen
„Besteuerung“ – die Steuersätze für Ihre Leistungen
„Servicepakete“ – Leistungen, die Sie häufig zusammen anbieten
Wir empfehlen diese Reihenfolge: zuerst die Währungen, dann die Steuern, dann die Leistungen – so kann jede Leistung darauf zugreifen.
1. Währungen festlegen
Öffnen Sie „Währungen“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ und fügen Sie jede Währung hinzu, in der Sie arbeiten.
Optional ziehen Sie eine Währung an ihrem Griff, um die Reihenfolge zu ändern. Die erste Währung ist Ihre Standardwährung und ist mit „(Standard)“ gekennzeichnet.
Klicken Sie auf „SPEICHERN“.
Um eine Währung zu entfernen, klicken Sie auf das rote „x“ daneben und bestätigen Sie mit „JA, ENTFERNEN“. Achtung: Dabei werden alle Preise in dieser Währung aus Ihren Leistungen gelöscht.
2. Steuern festlegen
Öffnen Sie „Besteuerung“.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ neben „Steuern“.
Geben Sie den Steuernamen (zum Beispiel „Umsatzsteuer 19 %“) und den Steuersatz (%) ein.
Wählen Sie unter „Ist die Steuer im Preis inbegriffen?“, ob die Steuer im Preis enthalten ist. Das ist die wichtigste Entscheidung: „Ja“ bedeutet, dass Ihre eingegebenen Preise die Steuer bereits enthalten (Bruttopreise); „Nein“ bedeutet, dass die Steuer aufgeschlagen wird (Nettopreise).
Klicken Sie auf „SPEICHERN“.
Wiederholen Sie das für jeden benötigten Steuersatz, zum Beispiel 19 % und den ermäßigten Satz von 7 %. Um eine Steuer zu entfernen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol in ihrer Zeile.
Viele Kanzleien benötigen mehr als einen Steuersatz, weil manche Leistungen einem anderen Satz unterliegen oder steuerfrei sind.
3. Leistungen anlegen
Leistungen sind in Abschnitte gegliedert (zum Beispiel „Buchhaltung“ oder „Lohnbuchhaltung“), damit Ihre Preisliste übersichtlich bleibt. Sie können Leistungen einzeln anlegen oder alle auf einmal aus einer CSV-Datei importieren.
3a. Leistungen einzeln anlegen
Öffnen Sie „Leistungen“.
Falls Sie noch keinen Abschnitt haben, klicken Sie unten auf „NEUEN ABSCHNITT HINZUFÜGEN“, geben Sie einen Namen ein und klicken Sie auf „SPEICHERN“.
Klicken Sie im Abschnitt auf „+ FÜGEN SIE EINEN NEUEN DIENST HINZU“.
Füllen Sie aus:
Leistungsname
Einzelpreis, je einen pro Währung aus Schritt 1
Abrechnungshäufigkeit: „Einmalig“, „Stündlich“, „Monatlich“, „Vierteljährlich“, „Halbjährlich“ oder „Jährlich“
Steuer: einer Ihrer Steuersätze oder „Keine“
Optional ergänzen Sie eine Einheitenbezeichnung (zum Beispiel „Stunden“ oder „Mitarbeiter“) und eine Leistungsbeschreibung. Die Beschreibung ist für Ihre Mandanten sichtbar.
Klicken Sie auf „OKAY“.
Ihre Leistung erscheint in ihrem Abschnitt mit Preis, Steuersatz, Steuerbetrag und Gesamtbetrag. Mit dem Stift-Symbol neben dem Abschnittsnamen benennen Sie den Abschnitt um, mit dem Papierkorb-Symbol in einer Zeile löschen Sie die Leistung. Ein Klick auf den Leistungsnamen öffnet sie zur Bearbeitung.
3b. Leistungen aus einer CSV-Datei importieren
Öffnen Sie „Leistungen“.
Klicken Sie auf „...“ neben „Leistungen“ und wählen Sie „Importieren aus CSV“.
Ziehen Sie Ihre CSV-Datei in das Feld „Wählen Sie eine CSV-Datei oder legen Sie sie hier ab“ oder klicken Sie darauf, um die Datei auszuwählen. Über „BEISPIEL-CSV“ laden Sie vorab eine Beispieldatei herunter.
Ordnen Sie Ihre Spalten über „Spalte auswählen“ unseren Feldern zu und klicken Sie auf „IMPORTIEREN“.
Ihre Datei benötigt eine Spalte für den Namen (name) und eine für den Abschnitt (section). Existiert ein Abschnitt noch nicht, legen wir ihn automatisch an. Für die Abrechnungshäufigkeit (type) akzeptiert der Import die Werte one-off, monthly, quarterly, annual und semi-annual; andere Werte werden als „Einmalig“ übernommen. Der Steuername (tax_name) muss genau dem Namen eines angelegten Steuersatzes entsprechen.
Tipp: Um Ihre Preisliste zu sichern oder in größerem Umfang zu bearbeiten, klicken Sie auf „...“ und wählen Sie „Exportieren in CSV“.
Schritt 4 (optional): Leistungen zu Paketen bündeln
Pakete sind Zusammenstellungen von Leistungen, die Sie häufig gemeinsam anbieten, zum Beispiel ein „Rundum-Paket GmbH“. Ein Paket fügen Sie mit einem Klick in ein Angebot ein, statt jede Leistung einzeln auszuwählen.
Öffnen Sie „Servicepakete“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „+“.
Geben Sie einen Paketnamen ein, schalten Sie die Leistungen ein, die zum Paket gehören, und klicken Sie auf „SPEICHERN“.
Ihr Paket erscheint in der Liste. Über die Symbole in der Zeile kopieren oder löschen Sie es.
Wenn Sie ein Angebot erstellen, können Sie nun ein ganzes Paket schnell übernehmen und sparen so Zeit.
Damit sind Sie bereit, Ihr erstes Angebot zu versenden.
Hinweis für Nutzer des älteren Moduls „Proposals“:
Das Modul SalesFlows wird erst angezeigt, wenn Sie Proposals deinstallieren. Sichern Sie vorher alle Daten, die Sie behalten möchten, denn die Deinstallation lässt sich nicht rückgängig machen. Zum Deinstallieren öffnen Sie Proposals und wählen im linken Menü „uninstall“.
Nächster Schritt: 7. Ihr erstes Angebot senden