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MyDocSafe lässt sich so anpassen, dass es wie Ihr eigenes digitales Angebot wirkt. Das schafft Vertrauen bei Ihren Mandanten, vereinheitlicht Ihre Kommunikation und hilft Ihnen, Abläufe ganz ohne Programmierung zu digitalisieren und zu automatisieren.

Es gibt zwei Arten von Einstellungen: Unternehmenseinstellungen (gelten für alle internen und externen Nutzer) und Persönliche Einstellungen (gelten nur für Sie).

Diese Einstellungen gelten für das gesamte Konto und betreffen alle, die damit arbeiten: Sie, Ihr Team und Ihre Mandanten. Klicken Sie oben links auf Ihren Firmennamen und wählen Sie „Einstellungen“.

Im Menü links finden Sie unter anderem:

Laden Sie unter „Firmenlogo“ Ihr Logo hoch (1) und tragen Sie unter „Unternehmensname“ Ihren Firmennamen ein (2). Beides erscheint oben links. Ist Ihr Firmenname sehr lang, deaktivieren Sie „Firmennamen neben dem Logo in der Kopfzeile anzeigen“, damit nur das Logo erscheint. Die „Homepage-Adresse“ wird auf der Anmeldeseite für die Schaltfläche „Zur Startseite gehen“ verwendet; Telefonnummer und Adresse erscheinen auf Rechnungen und Angeboten.

Möchten Sie die Anmeldeseite Ihrer Mandantenportale anpassen, schreiben Sie uns an customerservices@mydocsafehq.com, damit wir den Dienst freischalten. Anpassen können Sie dann:

Standardmäßig versendet MyDocSafe Benachrichtigungen, Einladungen und Signaturanfragen von der Adresse mydocsafe@mydocsafe.com. Das ist nicht immer ideal, etwa wenn Ihre Mandanten Firewalls oder strenge Spamfilter verwenden. Auf Wunsch richten wir eine eigene Absenderadresse wie portale@ihrekanzlei.de ein, sodass Ihre Mandanten z. B. „Thomas Schmidt <portale@ihrekanzlei.de>“ sehen.

Antwortet ein Mandant auf eine E-Mail aus MyDocSafe, geht die Antwort standardmäßig an die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich bei MyDocSafe anmelden. Für eine eigene Absenderadresse schreiben Sie uns ebenfalls an customerservices@mydocsafehq.com.

Hier sehen Sie Ihren Plan, das Verfallsdatum und den Status. Über „Wählen Sie einen Plan“ schließen Sie ein Abonnement ab.

Hier fügen Sie über die Schaltfläche „+“ neue Teammitglieder hinzu, die ganz oder teilweise auf Ihr Konto zugreifen. Standardmäßig sind alle neuen Nutzer Administratoren (sie dürfen alles außer das Konto löschen). Um den Zugriff auf bestimmte Portale oder Ordner zu beschränken, legen Sie im nächsten Abschnitt eine Unternehmensrolle an (oder klicken Sie auf „Rollen bearbeiten“).

Rollen sind Sätze von Berechtigungen, die Sie einzelnen Nutzern zuweisen. So könnten Sie etwa eine Rolle „Lohnbuchhaltung“ anlegen, die nur Zugriff auf die Portalgruppe „Lohnbuchhaltung“ erlaubt. Klicken Sie auf „+“, geben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung ein und speichern Sie. Anschließend legen Sie die Berechtigungen der Rolle fest. (Dieses Fenster ist derzeit noch auf Englisch: „Create a new role“, „Role name“, „SAVE“.)

Viele Nachrichten ähneln sich, etwa die Einladung in ein Portal oder die Bitte, ein Dokument hochzuladen, zu unterschreiben oder ein Formular auszufüllen. Speichern Sie solche Texte als Vorlagen und fügen Sie sie bei Bedarf ein. Klicken Sie auf „+“, vergeben Sie einen Namen und schreiben Sie die Nachricht. Mit „Öffentliche Vorlage“ steht die Vorlage Ihrem ganzen Team zur Verfügung, so kommunizieren alle im gleichen Ton mit Ihren Mandanten.

Damit die Farben Ihres Kontos zu Ihrem Logo passen, wählen Sie hier unter „Vordefinierte Paletten“ eine fertige Farbpalette oder unter „Benutzerdefinierte Farbe“ Ihre eigene Farbe. Die Vorschau zeigt sofort das Ergebnis; mit „Änderungen speichern“ übernehmen Sie es.

Hier legen Sie globale Einstellungen für Signaturanfragen fest, etwa Benachrichtigung, Erinnerung, Einreichung (Ablage) und Sicherheit. Diese Einstellungen sind wichtig, weil sie auch für Signaturanfragen gelten, die Sie über angebundene Software auslösen. Anfragen, die Sie direkt in MyDocSafe senden, können Sie vor dem Versand jederzeit noch anpassen.

Auf dieser Seite aktivieren Sie leistungsstarke Integrationen, zum Beispiel:

Um Ihren Mandanten bei Angeboten oder über Workflows in Mandantenportalen Gebühren zu berechnen, verbinden Sie unter „Mandanten Gebühren berechnen“ Stripe oder GoCardless.

Wechseln Sie nun zu den persönlichen Einstellungen, die nur Sie betreffen.

Klicken Sie oben rechts auf das runde Symbol mit Ihrer Initiale und wählen Sie „Persönliche Einstellungen“.

Hier ändern Sie Ihr Profilfoto, Ihren Namen, Ihre Handynummer und Ihre E-Mail-Adresse. Das Foto ersetzt das runde Symbol oben rechts und erscheint auch bei Nutzern, mit denen Sie Portale teilen.

Vermutlich möchten Sie nicht über ALLES informiert werden, was in Ihrem Konto passiert. Legen Sie hier fest, welche Benachrichtigungen Sie per E-Mail oder in der App („In-App“) erhalten. Unser Tipp: Schalten Sie zunächst alle ein und deaktivieren Sie später diejenigen, die Sie nicht brauchen. (Die einzelnen Benachrichtigungsarten sind derzeit noch auf Englisch beschriftet.)

MyDocSafe erkennt die Sprache Ihres Browsers und stellt die Oberfläche entsprechend ein. Unter „Sprache“ können Sie sie jederzeit ändern. Die deutsche Übersetzung befindet sich noch in der Beta-Phase; Rückmeldungen senden Sie uns gerne über den Link auf dieser Seite.

Unter „Zeitzone“ passen Sie Ihre Standardzeitzone an, z. B. wenn Sie viel reisen, Benachrichtigungen aber immer auf eine bestimmte Zeitzone beziehen möchten. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.

Hinweis zu Portal-Benachrichtigungen: Portal-Benachrichtigungen können standardmäßig AUS sein (dann schalten Sie sie nur für die Portale ein, die Sie „beobachten“ möchten) oder standardmäßig AN (dann schalten Sie sie für Portale aus, die Sie nicht beobachten möchten). So behalten Sie den Überblick, ohne jede Portalaktivität verfolgen zu müssen.

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