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Einen Kontakt anzulegen ist ganz einfach – einzeln oder viele auf einmal per CSV-Import. Alles finden Sie unter „Kontakte“ im oberen Menü.
Es gibt zwei Arten von Kontakten:
Einzelpersonen – Menschen. Jede Person benötigt Vorname, Nachname und eine eindeutige E-Mail-Adresse.
Organisationen – Unternehmen und andere Rechtsträger. Jede Organisation benötigt Unternehmensname, Unternehmensnummer (z. B. die Handelsregisternummer) und Typ.
1. Kontakte öffnen
Klicken Sie im oberen Menü auf „Kontakte“. Sie landen auf „Alle Kontakte“.
Mit den Registerkarten „ALLE“, „EINZELPERSONEN“ und „ORGANISATIONEN“ wechseln Sie zwischen den Kontaktarten.
Suchen Sie nach Namen oder grenzen Sie die Liste über „+ Filter“ ein – nach „Status“, „Tags“, „Organisationstyp“ oder „Hat E-Mail“.
Optional wählen Sie über das Spaltensymbol rechts aus, welche Spalten angezeigt werden.
2. Einen Kontakt hinzufügen
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ neben „Alle Kontakte“ (1) und wählen Sie eine der Optionen (2):
„Einen neuen individuellen Kontakt erstellen“
„Einen neuen Organisationskontakt erstellen“
„Importieren Sie einzelne Kontakte“ (siehe Abschnitt 3)
2a. Einzelperson
Füllen Sie Vorname, Nachname und E-Mail aus (1).
Optional ergänzen Sie „Telefon“, „Unternehmensname“, „Ausweis“ (Ihre eigene Referenz-ID, z. B. eine Mandantennummer), Status („Aktiv“, „Interessent“, „Verloren“ oder „Gelöscht“) und „Sprache“.
Optional legen Sie ein „Standardpasswort zum Signieren von Dokumenten“ fest. Unterzeichner benötigen es, um Dokumente zu öffnen, die Sie ihnen senden.
Optional klicken Sie auf das „+“ neben „Adressen“ (2), wählen „Eingetragen“ oder „Korrespondenz“ und geben die Adresse ein – oder nutzen „ADRESSE SUCHEN“.
Optional klicken Sie auf „ORDNER AUSWÄHLEN“, um festzulegen, wo die von diesem Kontakt unterschriebenen Dokumente abgelegt werden („Ablageordner für unterschriebene Dokumente“).
Falls Sie benutzerdefinierte Felder angelegt haben, füllen Sie diese unten im Formular aus.
Klicken Sie auf „SPEICHERN“.
2b. Organisation
Füllen Sie Unternehmensname, Unternehmensnummer und Typ aus (1) – z. B. „Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)“.
Optional ergänzen Sie „Geschäftsbereich“, „Status“, „Sprache“, „E-Mail“, „Steuer-ID“ und Adressen.
Klicken Sie auf „SPEICHERN“ (2).
3. Kontakte aus einer CSV-Datei importieren
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ neben „Alle Kontakte“ und dann auf „Importieren Sie einzelne Kontakte“.
Optional klicken Sie auf „BEISPIEL-CSV“ (2), um eine Vorlage herunterzuladen.
Ziehen Sie Ihre CSV-Datei in das Feld „Wählen Sie eine CSV-Datei oder legen Sie sie hier ab“ (1) oder klicken Sie darauf, um die Datei auszuwählen.
Ordnen Sie Ihre Spalten unter „Spalte auswählen“ den passenden Feldern zu und klicken Sie auf „IMPORTIEREN“.
Ihre Datei benötigt die Spalten firstName, lastName und email (E-Mail-Adressen müssen eindeutig sein). Optional enthält sie phone, companyName und id. Ihre Spalten dürfen anders heißen (z. B. „Vorname“ oder „Firma“) – Sie ordnen sie nach dem Hochladen zu. Mit „Vorhandene Kontakte überschreiben“ aktualisieren Sie bereits vorhandene Kontakte.
Gut zu wissen: Der Import ist nur für Einzelpersonen gedacht. Organisationen legen Sie einzeln an.
4. Mit einem Kontakt arbeiten
Klicken Sie auf den Namen eines Kontakts, um ihn zu öffnen. Sie sehen vier Registerkarten – „KONTAKTDETAILS“, „DATEIEN“, „INDIVIDUELLE PREISE“ und „AKTIVITÄT“ – und rechts (2):
Ausweisüberprüfungen – die Identitätsprüfungen des Kontakts.
Links – klicken Sie auf das „+“, um diesen Kontakt mit einem anderen zu verknüpfen, und wählen Sie die Beziehung unter Typ (z. B. Geschäftsführer, Gesellschafter, Inhaber, Familie oder Partner; diese Optionen erscheinen derzeit noch auf Englisch als „Director“, „Shareholder“, „Owner“, „Family“ und „Partner“). Verknüpfte Kontakte erscheinen hier zur schnellen Navigation.
Portale – alle Portale, auf die der Kontakt Zugriff hat.
Tags – wählen Sie unter „Tag hinzufügen“ einen Tag aus, um den Kontakt zu kennzeichnen. Neue Tags legen Sie unter „Tags verwalten“ an.
Kommentare – Notizen für Ihr Team.
Mit dem Stiftsymbol neben dem Namen (1) bearbeiten Sie die Kontaktdaten. Das Drei-Punkte-Menü oben rechts bietet „Aktivitätsprotokoll“, „Exportieren in CSV“ und „Löschen“.
Weitere Möglichkeiten
In der Kontaktliste können Sie noch mehr tun. Sie können:
einen einzelnen Kontakt über das Drei-Punkte-Menü seiner Zeile exportieren („Exportieren in CSV“) oder alle Kontakte über das Drei-Punkte-Menü oben rechts („Alle Kontakte exportieren“);
komplexe Strukturen – Geschäftsführer, Gesellschafter, Familienangehörige – über Links zwischen Einzelpersonen und Organisationen abbilden.
Nächster Schritt: 6. Ihre Leistungen hinzufügen