Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
Prefere ver um vídeo? Este breve vídeo explica todos os passos.
1. Selecione o documento
Escolha a opção que mais lhe convém.
a) A partir de "Ficheiros" [Files] (carregar um novo documento)
Aceda a "Ficheiros"/"Todos os ficheiros" [All Files].
Clique no botão "+" junto a "Arquivos da empresa" [Company files].
Selecione "Enviar um documento para assinatura" [Send a document for signing] e, em seguida, escolha o documento no seu computador.
b) A partir de "Ficheiros" (um documento que já carregou)
Clique com o botão direito do rato no documento ou clique no menu de três pontos no final da respetiva linha e selecione "Enviar para assinatura" [Send for signing].
Em alternativa, abra o documento e clique em "Enviar para assinatura" na barra de ferramentas na parte superior.
c) A partir de "Assinaturas" [Signatures]
Aceda a "Assinaturas"/"Painel" [Dashboard].
Clique no botão "+" junto a "Painel".
Na página "Carregue um documento e envie para assinatura" [Upload a document and send for signing], arraste e largue o documento na caixa ou clique no botão "+" para o escolher no seu computador
Nota: os documentos carregados desta forma são guardados na pasta "Documentos" [Documents].
2. Adicione os signatários
A página de assinatura abre com o documento ao centro, "Signatários" [Signers] à esquerda e "Opções avançadas" [Advanced options] à direita. A janela "Adicionar um signatário" [Add a signer] abre de imediato.
Comece a escrever o nome ou o endereço de email do primeiro signatário. Selecione-o nos seus contactos ou introduza um novo endereço de email para criar um novo contacto.
Para assinar o documento, clique em "Adicionar-me" [Add me].
Em alternativa, clique no ícone de etiqueta junto ao campo e utilize "Localizar contactos por etiqueta" [Find contacts by tag] para adicionar todas as pessoas com uma determinada etiqueta.
Se pretender, escreva uma "Mensagem de boas-vindas" [Welcome message] (apresentada quando o signatário abre o documento) e uma "Mensagem de agradecimento" [Thank you message] (apresentada quando termina). Clique no ícone de três pontos em qualquer uma das caixas para inserir um dos seus "Modelos de mensagens" [Message templates] ou clique em "Guardar como modelo" [Save as a template] para reutilizar o que escreveu.
Escolha o "Tipo de assinatura eletrónica (eIDAS)" [Electronic signature type (eIDAS)]:
"Assinatura Eletrónica Simples (SES)" [Simple Electronic Signature (SES)] — a opção padrão para a maioria dos documentos. Se pretender, adicione uma "Etapa extra de autenticação para desbloquear o documento" [Extra authentication step to unlock the document]:
"Verificação através de um código SMS único" [Verification through a one-time SMS code] ("Aplicam-se taxas de SMS" [SMS fees apply])
"KBA - Enviar uma palavra-passe gerada pelo sistema para o endereço de email do signatário" [KBA - Send a system generated password to signer's email address]
"KBA - Enviar uma palavra-passe gerada pelo sistema para outro endereço de email" [KBA - Send a system generated password to another email address]
"KBA - Exigir uma palavra-passe para desbloquear o documento" [KBA - Require a password to unlock the document]
"Assinatura Eletrónica Avançada (AES)" [Advanced Electronic Signature (AES)] — com verificação de identidade, apenas um signatário.
"Assinatura Eletrónica Qualificada (QES)" [Qualified Electronic Signature (QES)] — apenas um signatário
As opções AES e QES têm um pequeno custo por assinatura, indicado junto a cada opção.
Se pretender, ative "Permitir que o signatário reencaminhe o pedido de assinatura para outra pessoa" [Allow the signer to forward the signature request to another person].
Clique em "Enviar" [Submit].
O signatário aparece agora na lista "Signatários". Para adicionar o signatário seguinte, clique em "Adicionar um signatário" e repita os passos acima. Para alterar os dados de um signatário, clique no ícone de lápis junto ao respetivo nome.
Se pretender, defina a ordem de assinatura. Clique no ícone de engrenagem junto a "Signatários" para abrir a janela "Gerir signatários" [Manage signers]:
Arraste e largue os signatários pela pega pontilhada à esquerda para alterar a ordem de assinatura.
Clique no ícone do caixote do lixo para remover um signatário.
Clique em "Guardar alterações" [Save changes] quando terminar ou em "Cancelar" [Cancel] para manter a ordem anterior.
3. Posicione os campos de assinatura
Por baixo da lista "Signatários", verá "Arraste e largue os campos relevantes no documento" [Please drag and drop relevant fields onto the document].
Clique num signatário na lista "Signatários" para o selecionar. Os campos que colocar a seguir pertencem a esse signatário.
Arraste e largue os campos nos locais adequados do documento. Pode escolher entre:
"Assinatura" [Signature]
"Data" [Date]
"Texto" [Text]
"Caixa de seleção" [Checkbox]
"Parágrafo" [Paragraph]
Repita para cada signatário.
4. Se pretender, escolha as opções avançadas
O painel "Opções avançadas", à direita, aplica-se a todo o documento. Clique no ícone de engrenagem no canto inferior direito do documento para o mostrar ou ocultar.
"Enviar-me um email sempre que alguém assinar e quando todos assinarem o documento." [E-mail me each time someone signs and when everyone signs the document.]
"Enviar lembrete automático" [Send automatic reminder]
"Elimine o documento original depois de todos assinarem." [Delete the original document after everyone signs.]
"Guardar o documento assinado numa pasta específica associada ao destinatário." [File the signed document in a specific folder associated with the recipient.]
"Exigir que os utilizadores iniciem sessão antes de poderem assinar." [Require user(s) to login before they can sign.]
"Desativar assinaturas digitadas" [Disable typed signatures] — os signatários têm de desenhar a sua assinatura.
"Período de expiração" [Expiration period] — o número de dias durante os quais o pedido permanece aberto.
"Enviar notificação de assinaturas expiradas aos signatários" [Send expired signatures notification to signees]
"Guardar como opções de assinatura predefinidas." [Save as default signing options.] — selecione esta opção para utilizar as mesmas escolhas da próxima vez.
5. Envie o documento
Quando todos os signatários tiverem pelo menos um campo no documento, o botão "Enviar documento" [Send document], no canto superior direito, fica ativo. Clique em "Enviar documento".
Os signatários recebem um email a solicitar a assinatura.
6. Acompanhe a assinatura
Ao regressar a "Ficheiros", verá um ícone de caneta no final da linha do documento. Clique nele para ver os pedidos de assinatura desse documento.
Para ver num só local todos os documentos que enviou para assinatura, aceda a "Assinaturas"/"Painel". Cada linha apresenta a data de envio, o documento, o remetente, os signatários e o estado ("Assinado" [Signed] ou "Não assinado" [Unsigned]). Um visto junto a um signatário significa que já assinou; um ícone de avião de papel significa que ainda não assinou.
Para abrir o relatório de estado, clique no ícone "i" na coluna "Ações" [Actions].
A página "Ações de assinatura de documentos" [Document signing actions] apresenta o "Estado da assinatura" [Signing status] de cada signatário e um "Log de transações" [Transaction log] de tudo o que aconteceu. A partir daqui, pode:
clicar em "Editar Assinatura" [Edit Signer] para alterar os dados de um signatário que ainda não tenha assinado;
clicar em "Enviar Lembrete" [Send reminder] para lembrar um signatário de que deve assinar, além dos lembretes automáticos;
clicar em "Abrir contacto" [Open contact] para aceder ao contacto do signatário;
clicar em "Cancelar assinatura do documento" [Cancel document signing] para cancelar todo o pedido.
O que acontece quando todos tiverem assinado
Quando todos os signatários tiverem assinado:
anexamos um certificado de assinatura ao documento final, que é sempre um PDF;
guardamo-lo na mesma pasta do original, com "- assinado com MyDocSafe" acrescentado ao nome (a menos que tenha escolhido uma pasta diferente em "Opções avançadas");
enviamos a cada signatário um email com uma ligação para descarregar a respetiva cópia.
Em "Assinaturas"/"Painel", o estado do documento muda para "Assinado". Os documentos que outras pessoas lhe pediram para assinar encontram-se em "Assinaturas"/"Assine agora" [Sign now], e os que já assinou encontram-se em "Assinaturas"/"Assinado por si" [Signed by you].
Cenários avançados
Também estão disponíveis várias opções para situações mais complexas. Pode:
enviar um documento para assinatura a partir de qualquer pasta em "Ficheiros" ou num portal de cliente;
adicionar uma etapa de assinatura a uma "Proposta" [Proposal] ou a um "Fluxo de trabalho" [Workflow] (consulte Fluxos de trabalho do portal: visibilidade, partilha e integração inicial – o que os seus clientes irão ver);
enviar um documento a várias pessoas, para que cada uma assine a sua própria cópia (consulte Envio em massa de um formulário ou documento a clientes para preenchimento ou assinatura);
transformar um documento num modelo reutilizável com "Criar modelo estático" [Create static template];
solicitar uma Assinatura Eletrónica Avançada ou Qualificada para documentos que exijam um nível de garantia mais elevado.
Próximo passo: 2. Crie o seu primeiro portal de cliente