Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
Os termos que utilizamos
Há seis termos que surgem frequentemente. Saiba o que significa cada um.
Modelo
Um fluxo de trabalho que cria na página "Modelos de fluxo de trabalho" [Workflow templates] do grupo de portais.
O modelo é a versão principal. Os clientes nunca preenchem o próprio modelo. Cada cliente trabalha na sua própria cópia.
Cópia
Um fluxo de trabalho que se encontra no portal do cliente.
É criada uma cópia sempre que:
envia um fluxo de trabalho a um cliente
cria um fluxo de trabalho a partir de um modelo no portal do cliente
ou um cliente inicia um fluxo de trabalho por iniciativa própria.
A cópia pertence apenas a esse portal. Nenhum outro cliente a pode ver, abrir ou concluir.
Como cada cliente trabalha na sua própria cópia, as suas respostas e documentos mantêm-se separados. Editar o modelo posteriormente não altera as cópias já existentes.
"Visível" [Visible]
Uma definição do modelo. "Visível" significa que todos os clientes do grupo de portais o podem ver.
Um modelo visível é apresentado na secção "Fluxos de trabalho" [Workflows] de todos os portais do grupo, e qualquer cliente pode iniciá-lo quando quiser.
(visível no portal)
A visibilidade é uma definição que se aplica a todo o grupo. Não é possível tornar um modelo visível para um cliente e ocultá-lo de outro.
"Invisível" [Invisible]
A definição oposta. "Invisível" significa que nenhum cliente pode ver o modelo.
O modelo continua a existir e pode continuar a utilizá-lo. Um cliente só o recebe quando coloca uma cópia no respetivo portal.
"Rascunho" [Draft]
Um fluxo de trabalho cuja criação ainda não terminou.
Os clientes nunca veem um rascunho, mesmo que esteja definido como visível. Também não pode copiar um rascunho para um portal nem defini-lo como padrão. Termine primeiro a criação do fluxo de trabalho.
"Padrão para novos convidados" [Default for new invitees]
Uma definição que ativa para um único modelo visível do grupo, através do menu de três pontos na página "Modelos de fluxo de trabalho". Surge então uma estrela junto ao nome.
"Padrão" [Default] significa "isto tem de ser feito primeiro". Quando um novo cliente inicia sessão pela primeira vez, este fluxo de trabalho abre automaticamente, e o cliente não pode utilizar qualquer outra parte do portal até o concluir.
1. Visível e padrão: o que cada definição controla
É fácil confundir estas duas definições. Eis a diferença, numa linha para cada uma:
"Visível" responde à pergunta "os clientes podem ver este fluxo de trabalho?"
"Padrão" responde à pergunta "os clientes têm de concluir primeiro este fluxo de trabalho?"
| O que faz |
"Visível" | Coloca o fluxo de trabalho na lista "Fluxos de trabalho" de todos os portais do grupo, pronto a ser iniciado por qualquer cliente |
"Padrão para novos convidados" | Abre automaticamente o fluxo de trabalho quando um novo cliente inicia sessão pela primeira vez e mantém o resto do portal bloqueado até o concluir |
Porque é que ser padrão vai além de ser visível
Um fluxo de trabalho visível é opcional. Aparece na lista do cliente, que pode concluí-lo quando quiser ou nunca o concluir.
Um fluxo de trabalho padrão é obrigatório. É a primeira coisa que o cliente vê, e nada mais no portal abre até estar concluído.
Um fluxo de trabalho tem de estar visível para poder ser definido como padrão
Não pode definir um fluxo de trabalho invisível como padrão.
O motivo: depois de o cliente concluir o fluxo de trabalho padrão, este permanece na lista "Fluxos de trabalho" como registo do que lhe enviou e assinou. O portal destina-se a mostrar aos clientes tudo o que submeteram. Voltar a ocultar o fluxo de trabalho retiraria esse registo.
Por isso, não é possível ter padrão = sim e visível = não. Se um fluxo de trabalho se destinar apenas a alguns clientes, não o defina como padrão. Em vez disso, envie-o individualmente a esses clientes.
Se mais tarde quiser organizar a lista de um cliente, pode eliminar a cópia concluída no respetivo portal. Consulte a secção 7
2. Enviar um fluxo de trabalho a um cliente
Enviar um fluxo de trabalho a um cliente é muito simples, e agora pode fazê-lo sem abrir o respetivo portal. Existem duas formas de o enviar.
2a. A partir da página "Modelos de fluxo de trabalho" (a forma mais rápida)
Utilize esta opção quando quiser enviar um modelo exatamente como está. Funciona tanto para modelos visíveis como invisíveis.
Aceda a "Portais" [Portals], abra o grupo de portais e clique em "Modelos de fluxo de trabalho" no menu do lado esquerdo.
Clique no menu de três pontos junto ao modelo que pretende enviar.
Clique em "Enviar para cliente" [Send to client].
Na janela "Enviar para cliente", escolha o portal do cliente na lista. Se tiver muitos portais, pode escrever para pesquisar.
Clique em "Continuar" [Continue].
Na janela "Enviar fluxo de trabalho" [Send workflow], verifique o destinatário no campo "Para" [To]. Este campo apresenta as pessoas do portal que escolheu.
Se quiser, adicione uma mensagem. Esta aparece no email de convite, acima do botão em que o cliente clica para iniciar o fluxo de trabalho.
Clique em "Enviar" [Send].
Verá uma confirmação de que o convite foi enviado. Colocamos automaticamente uma cópia do modelo no portal desse cliente, pelo que não precisa de o duplicar primeiro.
Informações úteis:
A opção "Enviar para cliente" não é apresentada para modelos em "Rascunho". Termine primeiro a criação do modelo.
Se a opção "Enviar para cliente" estiver a cinzento, o modelo tem um problema que impede a sua execução (por exemplo, um passo ainda não configurado). Passe o cursor sobre o ícone de aviso junto à opção para ver o que precisa de corrigir.
A pessoa a quem envia o fluxo de trabalho já tem de ser membro desse portal. Para a adicionar, clique em "Gerir o acesso ao portal" [Manage portal access] na janela "Enviar fluxo de trabalho".
2b. A partir do portal do cliente
Utilize esta opção quando quiser alterar o fluxo de trabalho para este cliente antes de o enviar.
Aceda a "Portais" e abra o portal do cliente.
Abra o separador "Fluxos de trabalho" .
Escolha o fluxo de trabalho:
Modelo visível: clique em "Enviar convite de fluxo de trabalho" [Send workflow invite] no modelo apresentado na lista.
Modelo invisível: clique no botão "+" → "Criar a partir de modelo" [Create from template], escolha o fluxo de trabalho, faça as alterações necessárias para este cliente e clique em "Enviar fluxo de trabalho".
Escolha o destinatário. Pode adicionar uma mensagem sua.
Clique em "Enviar".
A experiência do cliente
Recebe um email com o assunto "Convite para concluir o fluxo de trabalho: [nome do fluxo de trabalho]" [Invitation to Complete Workflow: [workflow name]]
Clica na ligação, inicia sessão e o fluxo de trabalho abre de imediato.
Pode fechar o fluxo de trabalho a qualquer momento e retomá-lo mais tarde, a partir da secção "Fluxos de trabalho" do portal ou da ligação no email. Um fluxo de trabalho enviado manualmente não bloqueia o resto do portal.
Se o fluxo de trabalho tiver um prazo definido em dias, por exemplo, "5 dias após o envio", a contagem decrescente começa no momento do envio. O cliente vê o prazo antes mesmo de abrir o fluxo de trabalho.
Cada envio cria uma cópia
Enviar um fluxo de trabalho coloca sempre uma cópia no portal desse cliente. As suas respostas e documentos mantêm-se separados dos de todos os outros clientes, e editar o modelo posteriormente não altera as cópias já enviadas.
Há dois aspetos das cópias que podem causar confusão na lista:
Uma cópia criada através do envio tem exatamente o mesmo nome do modelo. Nada na lista a identifica como cópia, pelo que parece ser o original. Não é. Pertence apenas a esse portal.
Uma cópia criada com "+" → "Criar a partir de modelo" recebe o nome "[nome do fluxo de trabalho] (cópia de)" [[workflow name] (copy)].
Visível ou invisível: o que muda
| Modelo visível | Modelo invisível |
Antes do envio | Todos os clientes do grupo já o podem ver e iniciar por iniciativa própria | Nenhum cliente o pode ver |
Após o envio | O cliente recebe o email de convite e a sua própria cópia, com o mesmo nome do modelo | O cliente recebe o email de convite, e o fluxo de trabalho aparece apenas no portal desse cliente |
Outros clientes | Continuam a ver o modelo e podem iniciá-lo por iniciativa própria | Nunca o veem |
3. Atribuir fluxos de trabalho diferentes a clientes diferentes
Para isso, utilize cópias, não a visibilidade.
Uma cópia encontra-se num único portal e nunca é apresentada a outros clientes. Assim, os passos abaixo permitem ter Cliente A → fluxo de trabalho A e Cliente B → fluxo de trabalho B, sem que nenhum dos clientes possa ver, abrir ou concluir o fluxo de trabalho do outro.
Crie cada fluxo de trabalho na página "Modelos de fluxo de trabalho" e defina-o como "Invisível". Certifique-se de que terminou a sua criação e de que não é um rascunho, pois os rascunhos não podem ser copiados para um portal.
Se houver um fluxo de trabalho que todos os novos clientes devam efetivamente concluir primeiro, mantenha-o visível e defina-o como padrão. Todos os restantes permanecem invisíveis.
Abra o portal do cliente que precisa de um determinado fluxo de trabalho.
Aceda a "Fluxos de trabalho" → "+" → "Criar a partir de modelo" e escolha o fluxo de trabalho. Surge nesse portal uma cópia com o nome "[nome do fluxo de trabalho] (cópia de)".
Faça as alterações específicas para este cliente e, em seguida, clique em "Enviar fluxo de trabalho" e escolha o destinatário.
O cliente recebe o convite e vê o fluxo de trabalho no seu próprio portal. Nenhum outro portal do grupo é alterado.
Informação útil: Uma cópia criada com "+" → "Criar a partir de modelo" fica disponível para esse cliente assim que é criada, antes de clicar em "Enviar fluxo de trabalho". Crie a cópia apenas quando estiver pronto para a enviar.
Passar um cliente para a etapa seguinte
Os fluxos de trabalho não são encadeados. Concluir um não atribui nem inicia o seguinte. Um membro da sua equipa cria e envia cada novo fluxo de trabalho seguindo os passos acima.
Se quiser que o cliente passe de uma etapa para a seguinte sem esperar pela sua intervenção, coloque as etapas num único fluxo de trabalho e separe-as com um passo de mensagem, como "Etapa 1 concluída, prossiga para a etapa 2". O cliente percorre o processo sem interrupções, mas as etapas ficam num único registo, em vez de vários.
4. Quando os clientes iniciam um fluxo de trabalho por iniciativa própria
Um cliente pode iniciar um fluxo de trabalho por iniciativa própria quando este está visível e não é um rascunho.
A experiência do cliente
Abre a secção "Fluxos de trabalho" do portal, ou um separador de navegação, caso tenha adicionado o fluxo de trabalho como separador do portal.
Clica no fluxo de trabalho. Este inicia-se de imediato, sem necessidade de convite.
É criada a sua própria cópia, tal como acontece quando lhe envia o fluxo de trabalho, e esta substitui o modelo na lista. As suas respostas permanecem privadas no respetivo portal.
O que vê do seu lado
O fluxo de trabalho e o respetivo progresso aparecem no portal desse cliente e no seu painel de "Fluxos de trabalho".
Pode receber uma notificação quando um cliente conclui um fluxo de trabalho. Ative-a em "Configurações pessoais" [Personal Settings] → "Notificações" [Notifications] → "Configurações de notificação do portal" [Portal notification settings] → "Fluxo de trabalho do portal concluído" [Portal workflow completed]. As notificações na aplicação estão ativadas por predefinição e as notificações por email estão desativadas. Cada membro da equipa escolhe as suas próprias definições.
5. Fluxos de integração inicial padrão (visível + padrão)
Utilize um fluxo de integração inicial padrão quando todos os novos clientes tiverem de concluir algo antes de poderem utilizar o portal, como um formulário de boas-vindas, verificações KYC ou a assinatura dos seus termos.
Como configurar
Abra o grupo de portais e aceda a "Modelos de fluxo de trabalho".
Clique no menu de três pontos de um fluxo de trabalho visível cuja criação esteja terminada.
Selecione "Definir como padrão para novos convidados" [Set as default for new invitees]. Surge uma estrela junto ao nome do fluxo de trabalho.
Para deixar de o utilizar como padrão, abra o mesmo menu e selecione "Remover como predefinido" [Unset as default].
Clientes que convida manualmente
Quando cria um portal ou adiciona um membro ("Gerir acesso" [Manage Access] → "Adicionar membro" [Add member]), o campo "Fluxo de integração inicial" [Onboarding workflow] já está preenchido com o fluxo padrão do grupo.
Mantenha-o, escolha outro fluxo de trabalho ou selecione "Nenhum fluxo de trabalho" [No workflow] para este cliente.
O convite pendente mostra o fluxo de trabalho, para que possa verificar o que será pedido ao cliente para concluir.
Para ver os convites pendentes, clique no ícone junto ao contacto:
Clientes que se registam através da sua ligação de autorregisto
Os clientes que se registam através da ligação de autorregisto do grupo de portais recebem automaticamente o fluxo padrão do grupo. Não pode escolher um fluxo de trabalho diferente para eles no momento do registo.
Se o grupo tiver um fluxo padrão, os novos clientes que se registam têm de o concluir.
Se o grupo não tiver um fluxo padrão, acedem diretamente à página inicial do portal.
Para receber uma notificação quando alguém se regista, ative "Autorregisto no portal" [Portal self-signup] em "Configurações pessoais" → "Definições de notificação" [Notification settings] → "Configurações de notificação do portal". Cada membro da equipa controla esta opção individualmente.
A experiência do cliente (convidado ou autorregistado)
Aceita o convite ou termina o registo e inicia sessão.
O portal abre diretamente no fluxo de integração inicial, em vez de abrir na página inicial.
Até o concluir, não pode fechar o fluxo de trabalho nem abrir qualquer outra página do portal. Sempre que regressa, incluindo depois de terminar e voltar a iniciar sessão, é encaminhado para o fluxo de trabalho.
Quando conclui o último passo, o portal abre normalmente e mantém-se acessível. O cliente não volta a ser encaminhado para o fluxo de trabalho, e a cópia concluída permanece na lista "Fluxos de trabalho" como registo.
Cada novo cliente recebe a sua própria cópia do fluxo de integração inicial, pelo que as respostas de um cliente nunca são mostradas a outro.
Esta é a parte que mais vale a pena testar pessoalmente antes de disponibilizar o portal aos clientes. O artigo Como testar a experiência internamente explica como fazê-lo e como evitar o erro habitual de abrir o convite no navegador onde já tem sessão iniciada como administrador.
A quem não é pedido que o conclua
Clientes existentes. Os clientes que aderiram antes de definir um fluxo padrão, ou que foram convidados com "Nenhum fluxo de trabalho", não são afetados. Verão o fluxo de trabalho na lista, mas nada lhes pede que o concluam. Para o tornar obrigatório para um deles, atribua-o em "Gerir acesso" (consulte a secção 6).
A sua própria equipa. Nunca é pedido aos utilizadores da empresa que adiciona a um portal que concluam o fluxo de integração inicial.
Grupos sem fluxo padrão. Os novos clientes acedem diretamente à página inicial do portal.
6. Alterar ou remover o fluxo de integração inicial de um cliente
Se um cliente ficar bloqueado, ou se tiver escolhido o fluxo de trabalho errado, pode alterá-lo sem eliminar o cliente e voltar a convidá-lo:
Abra o grupo de portais e localize o portal do cliente.
Clique no menu de três pontos → "Gerir acesso" (ou clique no ícone junto ao contacto)
Na linha do cliente, altere o "Fluxo de integração inicial" para outro fluxo de trabalho ou selecione "Nenhum fluxo de trabalho".
Clique em "Guardar" [Save].
Se escolher "Nenhum fluxo de trabalho", o cliente poderá utilizar o portal normalmente da próxima vez que o abrir.
7. Eliminar modelos e cópias
Tornar um modelo invisível não remove os fluxos de trabalho que os clientes já iniciaram ou concluíram. Esses são cópias nos respetivos portais e permanecem aí como registo do cliente.
Quando quiser eliminar algo, é importante distinguir o que está a eliminar.
O que elimina | O que acontece |
Uma cópia no portal de um cliente ("Portais" → o portal → "Fluxos de trabalho") | Só esse cliente perde esse fluxo de trabalho. Todos os outros portais permanecem inalterados. É assim que pode organizar a lista de um cliente. |
O modelo na página "Modelos de fluxo de trabalho" | O histórico desse fluxo de trabalho é removido de todos os portais que contêm uma cópia. Utilize esta opção apenas quando já não precisar do registo desse fluxo de trabalho de nenhum cliente. |
Referência rápida
Situação | O que o cliente vê |
Envia um fluxo de trabalho visível | Email de convite. A sua própria cópia, com o mesmo nome do modelo, substitui o modelo na lista. Pode fechá-la e retomá-la mais tarde. |
Envia um fluxo de trabalho invisível | Email de convite. O fluxo de trabalho aparece apenas no seu portal. Pode fechá-lo e retomá-lo mais tarde. |
Utiliza "+" → "Criar a partir de modelo" | A cópia, com o nome "[nome] (cópia de)", aparece nesse portal de imediato, mesmo antes de a enviar |
O cliente consulta "Fluxos de trabalho" | Todos os modelos visíveis cuja criação esteja terminada, além das cópias no seu próprio portal. Clicar num deles inicia-o. |
Cliente convidado com um fluxo de integração inicial | É encaminhado diretamente para o fluxo de trabalho e não pode utilizar o portal até o concluir |
Cliente convidado com "Nenhum fluxo de trabalho" | Página inicial do portal, como habitualmente |
O cliente autorregista-se e o grupo tem um fluxo padrão | É encaminhado diretamente para o fluxo de trabalho padrão e não pode utilizar o portal até o concluir |
O cliente autorregista-se e o grupo não tem um fluxo padrão | Página inicial do portal, como habitualmente |
Utilizador da empresa adicionado a um portal | Portal normal, sem nunca lhe ser pedido que conclua a integração inicial |
Perguntas frequentes
Posso definir um fluxo de trabalho como padrão sem o tornar visível?
Não. Um fluxo de trabalho tem de estar visível para poder ser definido como padrão e mantém-se visível depois, para que o cliente conserve um registo do que concluiu. Se um fluxo de trabalho se destinar apenas a determinados clientes, não o defina como padrão. Envie-o individualmente a esses clientes.
Posso tornar um fluxo de trabalho visível apenas para um cliente?
Não através da definição de visibilidade, que se aplica sempre a todo o grupo de portais. Em vez disso, coloque uma cópia no portal desse cliente (secção 3). Uma cópia nunca é apresentada a outros clientes.
Um fluxo de trabalho que enviei apenas a um cliente apareceu no portal de outro cliente. O que aconteceu?
As cópias não passam de um portal para outro. Existem três explicações habituais:
o fluxo de trabalho também foi enviado a esse cliente, o que cria automaticamente uma cópia com o mesmo nome do modelo;
alguém o criou a partir do modelo nesse portal;
o modelo está visível, pelo que é apresentado em todos os portais do grupo.
Verifique se a linha corresponde ao modelo ou a uma cópia e se foi enviado algo a partir desse portal.
Porque é que dois portais do mesmo cliente mostram fluxos de trabalho diferentes?
Cada portal mantém as suas próprias cópias e deixa de apresentar o modelo assim que tem uma cópia própria. Por isso, dois portais passam a ser diferentes no momento em que um deles recebe um fluxo de trabalho. Se tiver portais com nomes quase idênticos, altere os nomes para ser claro qual é qual.
O que significa o + junto ao nome de um fluxo de trabalho?
Significa que o cliente pode executar esse fluxo de trabalho mais do que uma vez. Depende das próprias definições do fluxo de trabalho. As cópias são sempre criadas com esta opção desativada, pelo que uma cópia nunca mostra esse símbolo.
(Não é o mesmo que o botão "+" na secção "Fluxos de trabalho", que permite adicionar um fluxo de trabalho a um portal.)
O fluxo de trabalho seguinte pode iniciar-se automaticamente quando um cliente termina o anterior? De momento, não. Cada fluxo de trabalho é enviado por um membro da sua equipa. Se quiser que o cliente prossiga sem pausas, combine as etapas num único fluxo de trabalho, com um passo de mensagem entre elas.
Um cliente diz que está "bloqueado" num fluxo de trabalho e não consegue aceder aos documentos. Foi-lhe pedido que concluísse um fluxo de integração inicial. Assim que terminar todos os passos, o portal abre normalmente. Se não tiver de o concluir, defina o seu "Fluxo de integração inicial" como "Nenhum fluxo de trabalho" em "Gerir acesso".
Um cliente clicou no convite e foi parar ao portal de outra pessoa.
Isto acontece quando a ligação do convite abre num navegador que já tem sessão iniciada noutra conta MyDocSafe. A ligação prossegue nessa sessão existente, em vez de iniciar a nova. Peça ao cliente que termine primeiro a sessão ou que abra o convite numa janela de navegação privada. Não foram partilhados dados entre as duas contas. O mesmo problema ocorre quando as pessoas testam a sua própria configuração, pelo que deve consultar Como testar a experiência internamente.
Tornei um fluxo de trabalho invisível e este desapareceu dos portais de todos os meus clientes. É o comportamento esperado?
Sim. A visibilidade aplica-se a todos os portais do grupo. As cópias que os clientes já têm, incluindo as concluídas, permanecem nos respetivos portais.
Os clientes podem ver fluxos de trabalho em rascunho?
Não. Os rascunhos não são apresentados aos clientes, mesmo quando estão definidos como visíveis, e não podem ser copiados para um portal. Só um fluxo de trabalho visível cuja criação esteja terminada pode ser definido como padrão.
Quero eliminar o fluxo de trabalho definido como padrão. O que devo fazer?
Selecione primeiro "Remover como predefinido" e depois elimine-o. Lembre-se de que eliminar o modelo também remove esse fluxo de trabalho de todos os portais que contêm uma cópia. Se os registos concluídos dos clientes forem importantes para si, elimine antes as cópias individuais (secção 7).