Nota: algumas capturas de ecrã ainda mostram a interface em inglês; as designações traduzidas aparecem no texto.
Veja este tutorial:
Pode enviar um modelo de documento a um grande grupo de pessoas através da nossa funcionalidade de impressão em série. O documento pode ser assinado por um ou dois signatários. Para executar o processo corretamente, terá de preparar um ficheiro CSV e inserir os nomes de variáveis adequados no modelo de documento, no nome do modelo e na mensagem de boas-vindas.
O princípio geral da impressão em série é simples: ler uma linha de dados de um ficheiro CSV, encontrar as variáveis correspondentes no modelo de documento e na mensagem de e-mail, substituir as variáveis pelos respetivos valores, gerar um documento PDF e enviá-lo para assinar para os endereços de e-mail adequados, aplicando as definições globais de assinatura eletrónica. Em seguida, ler a linha seguinte do ficheiro CSV e repetir até chegar ao fim do ficheiro.
Siga estes passos:
1. Configurar o modelo de documento
Pode adicionar nomes de variáveis personalizados ao nome e ao corpo do modelo de documento. Por exemplo, o nome de um modelo de documento pode ser "Carta de compromisso para {First_Name} {Last_Name}", para que, após executar a impressão em série, todas as versões assinadas do documento sejam facilmente identificadas. Veja o exemplo aqui:
Existem dois tipos de variáveis:
a. As variáveis entre {} serão substituídas por dados do ficheiro CSV. Utilize-as para personalizar o documento com nomes, moradas, etc.
b. As variáveis entre [] serão substituídas por campos de assinatura eletrónica e apresentadas ao signatário para preenchimento. Apenas são permitidas algumas variáveis deste tipo: [#signature.1#], [#date.1#], [#text.1#] para o primeiro signatário e [#signature.2#], [#date.2#], [#text.2#] para o segundo signatário.
Se faltarem informações no ficheiro CSV e pretender que o signatário correspondente as forneça, terá de acrescentar o seguinte código ao nome da variável correspondente no modelo de documento:
{^Variable_name}[#text.1#] {/Variable_name} para o primeiro signatário e {^Variable_name}[#text.2#] {/Variable_name} para o segundo signatário.
Por exemplo, se a variável for "Birth_place" e pretender que o primeiro signatário a preencha caso não conste do ficheiro CSV, localize {Birth_place} no modelo e acrescente {^Birth_place}[#text.1#]{/Birth_place}. Se pretender a data de nascimento, utilize [#date.1#] ou [#date.2#].
O que está a fazer é simplesmente indicar: "procure uma variável chamada {X} no ficheiro CSV e, se a encontrar, substitua-a no modelo de documento pelo respetivo valor. Se não a encontrar, peça ao signatário 1 ou ao signatário 2 que a preencha como texto ou data".
Segue-se um exemplo de tabela que deve ser preenchida com variáveis do ficheiro CSV e completada e assinada por duas pessoas:
2. Configurar o ficheiro CSV
Pode criar um ficheiro CSV no MS Excel e noutros programas de folhas de cálculo. CSV significa "valores separados por vírgulas" e é um formato de texto simples.
Cada coluna do ficheiro CSV deve ter um cabeçalho que corresponda ao nome da variável no documento (cada variável deve estar entre chavetas no modelo de documento, mas não precisa de chavetas no ficheiro CSV).
Como referido anteriormente, são permitidos até 2 signatários. O cabeçalho da coluna do primeiro signatário deve ser 'email'. O cabeçalho da coluna do segundo signatário deve ser 'email2'.
3. Configurar a mensagem de boas-vindas
Pode utilizar variáveis {} na mensagem de boas-vindas para personalizar a saudação ou o cabeçalho do e-mail. Por exemplo, se uma mensagem disser "Caro/a {First_Name}" e o ficheiro CSV tiver uma coluna chamada First_Name, substituiremos a variável pelo nome real.
4. Enviar por impressão em série
Depois de carregar o ficheiro CSV, preencher as mensagens de boas-vindas e de agradecimento e clicar no botão "Enviar para assinatura por impressão em série" [Send for signing by mail merge], começaremos a ler o ficheiro, a substituir as variáveis pelos respetivos valores, a criar documentos a partir dos modelos e a enviar pedidos de assinatura eletrónica para os endereços de e-mail adequados.
Pode encontrar o botão "Enviar para assinatura por impressão em série" em dois locais: à direita do nome do modelo de documento e, depois de abrir o modelo de documento, na parte superior do painel, conforme mostrado abaixo:
Poderá consultar o progresso e o estado de todas as transações pendentes no painel "As minhas assinaturas" [MySignatures].
Tenha em atenção que, por predefinição, guardaremos os documentos assinados junto do modelo original. Se pretender que a versão assinada seja guardada noutro local, terá de (1) criar um contacto, (2) criar uma pasta/portal para guardar os documentos e (3) associar essa pasta/portal ao contacto.
Preços
A. Clientes com assinatura
A impressão em série é um serviço premium.
Cobraremos £0.25 ou o equivalente por linha do ficheiro CSV.
Por exemplo, se o ficheiro tiver 50 linhas, serão cobrados £12.50 + IVA (se aplicável). Para que possa testar o serviço, não cobraremos qualquer valor se o ficheiro CSV tiver menos de 4 linhas.
B. Clientes AppSumo
A impressão em série é um serviço premium.
Cobraremos £1.00 ou o equivalente por linha do ficheiro CSV.
Por exemplo, se o ficheiro tiver 50 linhas, serão cobrados £50 + IVA (se aplicável). Para que possa testar o serviço, não cobraremos qualquer valor se o ficheiro CSV tiver menos de 4 linhas.