Como carregar um documento (por exemplo, termos e condições) e enviá-lo a todos os clientes para assinatura eletrónica?
Se já tiver criado os contactos dos clientes, os grupos e as pastas, avance diretamente para o passo 4
1. Aceda a "Contactos da empresa" [Company Contacts] ("..." -> "Contactos da empresa").
2. Crie um grupo de contactos (por exemplo, "Clientes" [Clients] ou "Colaboradores" [Employees])
3. Carregue a lista dos seus contactos para o grupo escolhido. Utilize um ficheiro CSV. Certifique-se de que adiciona uma coluna com o "nome da pasta" [folder name] ao ficheiro CSV. Esta pasta será utilizada para guardar os documentos assinados por cada cliente. Ao importar os clientes, poderá decidir onde criar esta pasta. Tenha em atenção que esta pasta não será criada nos portais dos clientes, mas sim no espaço da sua empresa (pelo que não será partilhada com os clientes). Pode criar uma pasta diferente para cada cliente.
4. Carregue o documento que pretende enviar, clique com o botão direito do rato sobre o mesmo e escolha "Enviar para assinar" [send for signing].
5. No campo "E-mail ou nome do grupo de contactos" [Email or contact group name], introduza o nome do grupo de contactos que criou no ponto (2) acima. Todos os contactos individuais serão carregados automaticamente. Crie uma mensagem de boas-vindas e uma mensagem de agradecimento (opcional)
6. Clique em "Mostrar opções avançadas" [Show advanced options]. Em seguida, selecione a caixa "Enviar cópias individuais a todos os membros" [Send individual copies to all members]. Isto indica ao sistema que deve gerar tantos pedidos de assinatura eletrónica independentes quantos os contactos adicionados no passo anterior.
7. Pode também selecionar a caixa "Colocar o documento assinado na pasta de cada contacto em vez de na mesma área que o documento" [Place signed document in each contacts folder rather than the same area as the document]. Isto guardará os documentos assinados nas pastas separadas que criou no passo (3) acima.
8. Clique em "Continuar" [continue]. No último passo, coloque um único conjunto de campos de assinatura eletrónica no documento e clique em "Enviar para assinar".
Observação:
Limite a importação a 200 contactos de cada vez.