Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Przed rozpoczęciem:
Należy skonfigurować co najmniej jedną walutę w sekcji „Oferty” [Proposals]/„Waluty” [Currencies] — zob. 6. Dodawanie usług.
Opcjonalnie można dodać usługi i podatki, aby ceny i podatek uzupełniały się automatycznie w każdej pozycji.
Opcjonalnie można połączyć Stripe (płatności kartą) i/lub GoCardless (polecenie zapłaty) w sekcji „Strona główna” [Home]/„Ustawienia” [Settings]/„Integracje” [Integrations], aby umożliwić klientom płatności online.
Opcjonalnie można skonfigurować wygląd faktur — zob. sekcja 5.
1. Tworzenie nowej faktury
Kliknąć „Oferty” w górnym menu, a następnie „Faktury” w menu po lewej stronie.
Kliknąć przycisk „+”. Otworzy się nowa faktura z automatycznie uzupełnionym kolejnym numerem faktury.
Warto wiedzieć: numery faktur są zgodne z Państwa własnym schematem. Jeśli numer zostanie zmieniony na przykład na „MY-001”, kolejna faktura otrzyma numer „MY-002”.
2. Uzupełnianie faktury
a) Dodawanie klienta i dat
W polu „Klient” [Client] zacząć wpisywać nazwę lub adres e-mail klienta, a następnie wybrać go z listy.
Jeśli klienta nie ma jeszcze w kontaktach, wpisać jego adres e-mail i kliknąć „Dodaj nowy kontakt” [Add New Contact]. Adres e-mail zostanie uzupełniony automatycznie.
Ustawić „Data wydania” [Issue date] i „Termin płatności” [Due date].
Opcjonalnie zmienić wartość w polu „Waluta” [Currency].
b) Dodawanie pozycji faktury
W pierwszym wierszu zacząć wpisywać tekst w polu „Przedmiot” [Item]. Podczas wpisywania pojawią się usługi pogrupowane według sekcji.
Wybrać usługę — pola „Cena” [price] i „Podatek” [tax] zostaną uzupełnione automatycznie. Można też wpisać własną nazwę pozycji i samodzielnie podać cenę.
Wprowadzić wartość w polu „Ilość” [quantity].
Powtórzyć te czynności dla każdej pozycji. Suma częściowa, podatek i kwota łączna są obliczane na bieżąco.
Wskazówka: aby udzielić rabatu, dodać pozycję o nazwie np. „Rabat” z ujemną ceną (na przykład -20)
c) Opcjonalne dodawanie notatek
W polu „Notatki” [Notes] dodać informacje, które ma zobaczyć klient, np. numer referencyjny lub instrukcje płatności. Pojawią się one na fakturze w formacie PDF.
3. Zapisywanie i wysyłanie
U góry faktury wybrać jedną z opcji:
„Zapisz i wyślij” — zapisuje fakturę i od razu otwiera okno „Wyślij” [Send].
„Zapisz i zamknij” [Save & close] — zapisuje fakturę ze statusem „Wersja robocza” [Draft], aby można było wysłać ją później.
„Anuluj” [Cancel] — zamyka widok bez zapisywania zmian.
a) Wybór odbiorcy i metod płatności
W oknie „Wyślij fakturę” [Send Invoice]:
Sprawdzić pole „Adresat” [Recipient]. Zwykle jest w nim już wybrany klient wskazany na fakturze; można wybrać inny kontakt.
Opcjonalnie wpisać treść w polu „Wiadomość osobista” [Personal Message]. Pojawi się ona w e-mailu nad podsumowaniem faktury.
Opcjonalnie kliknąć „Szablony” [Templates], aby wstawić zapisaną wiadomość, lub „Szablony” → „Zapisz jako szablon” [Save as a template], aby móc ponownie wykorzystać właśnie napisaną treść.
Opcjonalnie zaznaczyć metody płatności online dostępne dla klienta:
„Karta kredytowa/debetowa (Stripe)” [Credit/Debit Card (Stripe)]
„Polecenie zapłaty (GoCardless)” [Direct Debit (GoCardless)]
Widoczne będą tylko opcje, z którymi skonfigurowano połączenie. Pozostawić obie niezaznaczone, jeśli klient zapłaci w inny sposób, na przykład przelewem bankowym.
Kliknąć „Wyślij fakturę”.
Warto wiedzieć: Stripe wymaga minimalnej kwoty płatności (na przykład $0.50 USD). Jeśli łączna kwota faktury jest niższa, opcja Stripe jest wyszarzona.
Co widzi klient
Klient otrzymuje e-mail zawierający:
numer faktury, daty, wszystkie pozycje oraz sumę częściową, podatek i kwotę łączną;
wiadomość osobistą, jeśli została dodana;
fakturę jako załącznik PDF o nazwie Invoice-[number].pdf;
przycisk „Przejrzyj i zapłać” [Review and pay], jeśli zaznaczono metodę płatności.
Po kliknięciu „Przejrzyj i zapłać” otwiera się strona płatności z Państwa logo, fakturą i przyciskiem „Zapłać” [Pay]. Logowanie nie jest wymagane.
Jeśli udostępniono zarówno płatność kartą, jak i polecenie zapłaty, klient najpierw wybiera jedną z tych metod.
Warto wiedzieć:
Link do płatności działa przez 30 dni.
Po opłaceniu faktury pod linkiem wyświetla się jedynie komunikat „Płatność zakończona” [Payment completed], dzięki czemu klient nie może zapłacić dwukrotnie.
4. Zarządzanie fakturami
Wszystkie faktury znajdują się w sekcji „Oferty”/„Faktury”, wraz z numerem, datami, kwotą łączną i statusem („Wersja robocza”, „Wysłano” [Sent], „Opłacona” [Paid] lub „Unieważniona” [Voided]). Kliknąć menu z trzema kropkami obok faktury lub w jej widoku, aby wybrać jedną z opcji:
„Pobierz PDF” [Download PDF] — otwiera fakturę w formacie PDF w przeglądarce.
„Duplikuj” [Duplicate] — tworzy nową wersję roboczą z tym samym klientem, walutą, notatkami i pozycjami. Przydatne przy poprawianiu faktury lub ponownym fakturowaniu tych samych usług.
„Usuń” [Delete] — dostępne tylko dla wersji roboczych. Wersja robocza zostaje usunięta, a jej numer faktury można ponownie wykorzystać.
„Unieważnij” [Void] — dla faktur wysłanych lub opłaconych. Faktura pozostaje na liście ze statusem „Unieważniona”, aby zachować jej zapis. Unieważnienie wysłanej faktury powoduje, że jej link do płatności przestaje działać.
5. Opcjonalna konfiguracja wyglądu faktur
Faktura w formacie PDF zawiera logo i kolor firmowy, adres firmy oraz — jeśli zostały dodane — dane bankowe, identyfikator podatkowy i numer rejestracyjny firmy. Numer telefonu klienta, numer rejestracyjny jego firmy i identyfikator podatkowy pojawiają się w sekcji „Nabywca” [Bill To], jeśli są zapisane w danych kontaktu.
Aby dodać warunki współpracy u dołu każdej faktury:
Przejść do sekcji „Ustawienia”/„Ustawienia faktury” [Invoice Settings].
Wpisać warunki współpracy.
Kliknąć „Zapisz” [Save].
