Subskrypcje MyDocSafe mogą być rozliczane miesięcznie lub rocznie, w zależności od planu i ustaleń handlowych. Niektóre usługi dodatkowe są rozliczane oddzielnie od podstawowej subskrypcji, dlatego w danym okresie rozliczeniowym mogą Państwo otrzymać więcej niż jedną fakturę lub pozycję na fakturze.

Do obsługi większości rozliczeń subskrypcji i płatności kartą korzystamy ze Stripe. MyDocSafe nie przechowuje pełnych danych Państwa karty płatniczej.

Standardowe plany MyDocSafe można wykupić w rozliczeniu miesięcznym lub rocznym.

Rozliczenia miesięczne

Rozliczenia roczne

Aktualne plany i ceny są dostępne na stronie z cennikiem MyDocSafe.

Nasz regulamin świadczenia usług stanowi, że opłaty za subskrypcję są naliczane cyklicznie z góry.

Faktury są zazwyczaj wystawiane elektronicznie. W przypadku subskrypcji rozliczanych przez Stripe powiadomienia o rozliczeniach i faktury są wysyłane do osoby kontaktowej ds. rozliczeń przypisanej do Państwa konta. Pierwotny proces rozliczeń MyDocSafe wykorzystywał Stripe do cyklicznego wystawiania faktur, a dane karty płatniczej można aktualizować w ustawieniach konta.

W przypadku większych klientów lub klientów korzystających z planu Enterprise fakturowanie może zamiast tego odbywać się zgodnie z ustaleniami zawartymi w formularzu zamówienia, ofercie lub umowie.

Niektóre usługi MyDocSafe są rozliczane według zużycia lub kupowane jako dodatek do standardowej subskrypcji.

Mogą to być na przykład:

W naszym aktualnym cenniku weryfikacja tożsamości oraz AES/QES są usługami płatnymi według zużycia. Można też oddzielnie dokupić licencje dla użytkowników gościnnych i miejsce na dane.

W związku z tym Państwa rozliczenie może obejmować:

podstawową subskrypcję
plus
​dodatkowe licencje
plus
​dodatki rozliczane według zużycia

Mogą one pojawiać się na oddzielnych fakturach lub jako oddzielne pozycje na fakturze, w zależności od konfiguracji Państwa konta.

Jeśli Państwa organizacja wymaga umieszczenia na fakturach numeru zamówienia zakupu (PO), prosimy w miarę możliwości poinformować nas o tym przed wystawieniem faktury.

Prosimy przesłać:

W przypadku klientów korzystających z planu Enterprise lub dokonujących zakupów za pośrednictwem działu zakupów numer PO można zazwyczaj zapisać podczas ustalania warunków handlowych.

Jeśli Państwa numer PO zmienia się co roku, prosimy przesłać nowy numer przed wygenerowaniem kolejnej faktury za odnowienie subskrypcji.

Obecni klienci mogą najłatwiej skontaktować się z nami za pośrednictwem pomocy technicznej w aplikacji.

Jeśli faktury mają być wysyłane do innej osoby lub na wspólną skrzynkę działu finansowego, prosimy skontaktować się z pomocą techniczną MyDocSafe i podać:

Mogą Państwo na przykład wybrać wysyłanie faktur na adres:

accounts@yourfirm.com

zamiast do konkretnego pracownika.

Korzystanie ze wspólnej skrzynki działu finansowego pomaga uniknąć przeoczenia powiadomień o odnowieniu subskrypcji lub płatnościach, gdy pracownicy zmieniają stanowiska.

Jeśli zmieni się adres do faktur lub dane podmiotu prawnego Państwa firmy, prosimy skontaktować się z nami przed wystawieniem kolejnej faktury.

Prosimy podać:

Zmiana nazwy lub adresu firmy widocznych w innym miejscu w MyDocSafe nie musi automatycznie aktualizować wcześniejszych faktur, dlatego zmiany danych do faktur należy zgłaszać oddzielnie.

Sposób rozliczenia VAT na fakturach MyDocSafe zależy przede wszystkim od miejsca siedziby lub zamieszkania klienta dla celów VAT oraz od tego, czy klient działa jako przedsiębiorca.

Wszystkie ceny MyDocSafe należy traktować jako ceny bez należnych podatków, chyba że wyraźnie wskazano inaczej. Nasz regulamin świadczenia usług potwierdza, że opłaty nie obejmują podatków, o ile nie wskazano inaczej. (MyDocSafe)

Uproszczone zasady dla klientów biznesowych:

Zgodnie z ogólną zasadą B2B stosowaną przez HMRC usługi zazwyczaj uznaje się za świadczone w miejscu, w którym klient biznesowy ma siedzibę dla celów VAT. Brytyjski dostawca co do zasady nie nalicza zatem brytyjskiego VAT, gdy klient B2B spełniający odpowiednie warunki ma siedzibę poza Zjednoczonym Królestwem.

Faktyczny sposób rozliczenia może zależeć od sytuacji klienta i charakteru usługi, dlatego fakturę wystawioną przez MyDocSafe należy traktować jako rozstrzygający dokument rozliczeniowy.

Klientów biznesowych z UE możemy poprosić o podanie numeru identyfikacyjnego VAT oraz innych dokumentów potwierdzających zakup MyDocSafe na potrzeby działalności gospodarczej.

Gdy zastosowanie mają standardowe zasady dotyczące transgranicznych transakcji B2B:

Wytyczne HMRC potwierdzają, że w przypadku transgranicznych usług cyfrowych B2B klient biznesowy co do zasady odpowiada za rozliczenie VAT we własnej jurysdykcji.

Na przykład biuro rachunkowe we Francji zarejestrowane do VAT, które kupuje MyDocSafe na potrzeby swojej działalności, powinno zazwyczaj oczekiwać rozliczenia transakcji jako świadczenia B2B bez naliczania brytyjskiego VAT, z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów dotyczących VAT.

Jeśli klient biznesowy ma siedzibę zarówno poza Zjednoczonym Królestwem, jak i poza UE, ogólna zasada ustalania miejsca świadczenia usług B2B zazwyczaj oznacza, że usługa nie podlega brytyjskiemu VAT.

W kraju klienta mogą jednak obowiązywać podatki lokalne.

Klienci odpowiadają za prawidłowe rozliczenie wszelkich podatków lokalnych, którym podlegają.

Numer VAT pomaga nam ustalić właściwy sposób opodatkowania transgranicznych zakupów biznesowych.

Jeśli są Państwo klientem biznesowym z UE, prosimy upewnić się, że numer VAT i dane podmiotu prawnego przekazane MyDocSafe są prawidłowe.

Jeśli nie przedstawią Państwo wystarczających dowodów zakupu na potrzeby działalności gospodarczej, mogą mieć zastosowanie inne zasady dotyczące VAT. Wytyczne HMRC wyraźnie wskazują, że status klienta jako przedsiębiorcy ma znaczenie przy ustalaniu sposobu opodatkowania VAT transgranicznych usług cyfrowych.

Jeśli Państwa subskrypcja jest opłacana przez Stripe, danymi płatności można zarządzać za pośrednictwem konta MyDocSafe.

Prosimy przejść do:

„Strona główna” [Home] → „Ustawienia” [Settings] → „Subskrypcja i płatności” [Subscription & Billing]

Dotychczasowe instrukcje dotyczące rozliczeń wskazują, że dane karty płatniczej są przechowywane przez Stripe, a nie przez MyDocSafe, oraz że Stripe może powiadomić Państwa o zbliżającym się upływie terminu ważności zapisanej karty.

Aktualny cennik MyDocSafe przewiduje również płatności najpopularniejszymi kartami kredytowymi, poleceniem zapłaty oraz, w przypadku planów Enterprise, przelewem bankowym.

Prosimy skontaktować się z MyDocSafe za pośrednictwem pomocy technicznej w aplikacji i podać:

W sprawach dotyczących VAT lub zakupów najlepiej skontaktować się z nami przed wygenerowaniem kolejnej faktury, aby od początku można było uwzględnić prawidłowe dane podmiotu prawnego, adres do faktur, numer PO i dane dotyczące VAT.