Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Wolą Państwo obejrzeć film? Ten krótki film przedstawia wszystkie kroki. Poniżej znajdują się również instrukcje tekstowe.
Skonfigurowanie usług i cen to ważny krok w usprawnianiu procesu sprzedaży. Po konfiguracji moduł „Usługi” (Services) stanie się centralnym źródłem informacji o tym, co Państwo sprzedają, w jakiej cenie i w jakich pakietach.
Gdzie znaleźć: proszę kliknąć „Oferty” (Proposals) w górnym menu.
Menu po lewej stronie zawiera następujące pozycje:
„Usługi” — lista Państwa usług ze szczegółowymi opisami i cenami
„Faktury” (Invoices)
„Waluty” (Currencies) — lista walut, w których prowadzą Państwo rozliczenia
„Opodatkowanie” (Taxation) — podatki, które chcą Państwo przypisać do usług
„Pakiety usług” (Service Packages) — najpopularniejsze zestawy Państwa usług
Zalecamy konfigurację w następującej kolejności: najpierw waluty, następnie podatki, a na końcu usługi, aby można było przypisać je do każdej usługi.
1. Konfiguracja walut
Proszę przejść do „Waluty”.
Proszę kliknąć przycisk „+” i dodać każdą walutę, w której prowadzą Państwo rozliczenia.
Opcjonalnie można przeciągnąć walutę za uchwyt, aby zmienić kolejność. Pierwsza waluta jest walutą domyślną.
Proszę kliknąć „Zapisz” (Save).
Aby usunąć walutę, proszę kliknąć czerwony znak „x” obok niej, a następnie „Zapisz”.
2. Konfiguracja podatków
Proszę przejść do „Opodatkowanie”.
Proszę kliknąć przycisk „+” obok „Podatki” (Taxes).
Proszę wypełnić pola „Nazwa podatku” (Tax name) (na przykład „VAT”) i „Stawka podatku” (Tax rate) (%).
W polu „Czy podatek jest wliczony w cenę?” (Is tax included in price?) proszę określić, czy cena zawiera podatek. To najważniejszy wybór: „Tak” (Yes) oznacza, że wprowadzane ceny zawierają już podatek; „Nie” (No) oznacza, że podatek zostanie do nich doliczony.
Proszę kliknąć „Zapisz”.
Proszę powtórzyć te czynności dla każdej potrzebnej stawki, na przykład podstawowej i obniżonej. Aby usunąć podatek, proszę kliknąć ikonę kosza w jego wierszu.
Niektóre firmy będą potrzebować więcej niż jednego podatku, ponieważ część sprzedawanych usług może podlegać innej stawce podatku lub być z niego zwolniona.
3. Dodawanie usług
Usługi są pogrupowane w sekcje (na przykład „Księgowość” lub „Obsługa płac”), dzięki czemu cennik pozostaje czytelny. Usługi można dodawać pojedynczo lub zaimportować wszystkie z pliku CSV.
3a. Dodawanie usług pojedynczo
Proszę przejść do „Usługi”.
Jeśli nie mają Państwo jeszcze sekcji, proszę przewinąć na dół, kliknąć „Dodaj nową sekcję” (Add a new section) i nadać jej nazwę.
Pod sekcją proszę kliknąć „+ Dodaj nową usługę” (+ Add a new service).
Proszę wypełnić następujące pola:
„Nazwa usługi” (Service name)
„Cena jednostkowa” (Unit price) — osobna cena dla każdej waluty skonfigurowanej w kroku 1
„Częstotliwość rozliczeń” (Billing frequency): „Jednorazowo” (One-off), „Cogodzinny” (Hourly), „Miesięcznie” (Monthly), „Kwartalnie” (Quarterly), „Półroczny” (Semiannual) lub „Coroczny” (Annual)
„Podatek” (Tax): jeden ze skonfigurowanych podatków lub „Nic” (None)
Opcjonalnie można dodać „Etykieta jednostki” (Unit label) (na przykład „godziny” lub „użytkownicy”) oraz „Opis usługi” (Service description). Opis jest widoczny dla Państwa klientów.
Proszę kliknąć „OK” (OK).
Usługa pojawi się w swojej sekcji wraz z ceną, podatkiem i kwotą łączną. Aby zmienić nazwę sekcji, proszę kliknąć ikonę ołówka obok jej nazwy. Aby usunąć usługę, proszę kliknąć ikonę kosza w jej wierszu.
3b. Importowanie usług z pliku CSV
Proszę przejść do „Usługi”.
Proszę kliknąć „...” obok „Usługi” i wybrać „Importuj z CSV” (Import from CSV).
Proszę przeciągnąć plik CSV i upuścić go w wyznaczonym polu lub kliknąć to pole, aby wybrać plik.
Proszę dopasować kolumny do pól w systemie, a następnie dokończyć import.
Plik musi zawierać kolumny „nazwa” (name) i „sekcja” (section). Jeśli dana sekcja jeszcze nie istnieje, system utworzy ją automatycznie.
Wskazówka: aby utworzyć kopię zapasową cennika lub zbiorczo go edytować, proszę kliknąć „...” i wybrać „Eksportuj do CSV” (Export to CSV).
Krok 4 (opcjonalny) — łączenie usług w pakiety:
Pakiety to zestawy usług, które często sprzedają Państwo razem, na przykład „Podstawowa obsługa księgowa”. Pakiet można dodać do wyceny jednym kliknięciem, zamiast wybierać każdą usługę osobno.
Ten opcjonalny krok pozwala połączyć pojedyncze usługi w pakiety.
Najpierw proszę utworzyć listę pakietów, które chcą Państwo oferować.
Po zdefiniowaniu pakietów można szybko dodać do każdego z nich poszczególne usługi.
Po zakończeniu konfiguracji będzie można szybko zaimportować pakiet podczas tworzenia wyceny, oszczędzając czas.
Teraz mogą już Państwo wysłać wycenę lub ofertę.
Uwaga dla użytkowników starszego modułu „Oferty”:
Moduł „Procesy sprzedaży” (SalesFlows) nie będzie widoczny, dopóki nie odinstalują Państwo modułu „Oferty”. Najpierw proszę zapisać wszystkie dane, które chcą Państwo zachować, ponieważ odinstalowania modułu nie można cofnąć. Aby odinstalować moduł „Oferty”, proszę do niego przejść i wybrać „Odinstaluj” (uninstall) z menu po lewej stronie.
Następny krok: 7. Wysyłanie pierwszej wyceny