Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Przed rozpoczęciem
Przed rozpoczęciem należy upewnić się, że integracja ze Stripe jest włączona
1. Otwórz usługę, którą chcesz zmienić
W przepływie pracy lub ofercie należy otworzyć widżet „Usługi i płatności” (Services and payment) i włączyć integrację ze Stripe.
Na liście „Usługi” (Services) należy kliknąć ikonę ołówka obok wybranej usługi.
2. Ustaw początek rozliczania
W polu „Początek rozliczania” (Billing start) — tuż pod polami „Częstotliwość rozliczeń” (Billing frequency) i „Cykle rozliczeniowe” (Billing cycles) — należy wybrać jedną z trzech opcji:
„Rozlicz natychmiast” (Bill immediately) – płatność jest pobierana od klienta od razu po zaakceptowaniu oferty. Jest to opcja domyślna, zgodna z dotychczasowym sposobem działania ofert.
„Dni po zaakceptowaniu” (Days after acceptance) – rozliczanie rozpoczyna się po upływie określonej liczby dni od zaakceptowania oferty przez klienta. Należy wpisać liczbę dni, na przykład 30. Ta opcja jest przydatna, gdy nie wiadomo jeszcze, kiedy klient podpisze ofertę.
„Określona data” (A specific date) – rozliczanie rozpoczyna się w wybranym dniu kalendarzowym. Ta opcja jest przydatna w przypadku usługi rozpoczynającej się wraz z nowym kwartałem, rokiem podatkowym lub okresem obowiązywania umowy.
Opcjonalnie można ustawić „Cykle rozliczeniowe” lub pozostawić włączoną opcję „Na zawsze” (Forever). W obu przypadkach cykle są liczone od wybranej daty rozpoczęcia rozliczania, a nie od daty akceptacji.
3. Sprawdź datę rozpoczęcia rozliczania w ofercie
Po powrocie do listy „Usługi” pod każdą usługą widoczna jest jej data rozpoczęcia rozliczania — „Rozpoczęcie: 1 stycznia 2027” (Starts 1 January 2027) lub „Rozpoczęcie: 30 dni po zaakceptowaniu” (Starts 30 days after acceptance) — dzięki czemu od razu widać, kiedy rozpoczyna się rozliczanie poszczególnych usług.
Co widzi klient
Klient widzi datę rozpoczęcia rozliczania w ofercie przed jej zaakceptowaniem, więc nie jest nią zaskoczony. Przy akceptacji oferty:
Klient podaje dane karty i jednorazowo przechodzi weryfikację bezpieczeństwa wymaganą przez swój bank.
Żadna płatność cykliczna nie jest jeszcze pobierana. Karta klienta zostaje zapisana i autoryzowana, aby można było pobrać płatność w dniu rozpoczęcia rozliczania.
Każda jednorazowa zaliczka jest pobierana od razu, nawet jeśli płatności cykliczne zostały odroczone.
Wysyłamy klientowi e-mail z potwierdzeniem daty rozpoczęcia rozliczania.
W dniu rozpoczęcia rozliczania automatycznie pobieramy pierwszą płatność, a kolejne są pobierane z ustawioną częstotliwością.
Scenariusze zaawansowane
Warto pamiętać o kilku sytuacjach:
Klient akceptuje ofertę w dniu rozpoczęcia rozliczania lub później. Jeśli w momencie akceptacji ustawiona data już minęła, pobieramy płatność od razu, zamiast czekać.
Różne usługi, różne daty. Każda usługa w ofercie ma własną datę rozpoczęcia rozliczania, więc rozliczanie jednej można rozpocząć teraz, a innej w następnym kwartale. Klient nadal autoryzuje kartę tylko raz.
Zmiana metody płatności. Ustawienie początku rozliczania działa tylko ze Stripe. Po przełączeniu widżetu na „Brak płatności” (No payment) lub GoCardless pole zostaje wyłączone z adnotacją „Tylko płatności Stripe” (Stripe payments only), a wcześniej ustawiona data rozpoczęcia rozliczania zostaje usunięta.
Usługi jednorazowe. Ustawienie początku rozliczania dotyczy usług cyklicznych. Płatności za pozycje jednorazowe są zawsze pobierane przy akceptacji oferty.
Xero. W przypadku tworzenia faktur w Xero faktura nadal jest tworzona w momencie akceptacji oferty i ma datę akceptacji, a nie datę rozpoczęcia rozliczania.