Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Którą opcję wybrać?
Sytuacja | Najlepsza opcja |
Chcą Państwo teraz naliczyć jednorazową opłatę | Wysłanie faktury z linkiem do płatności kartą (zalecane) |
Dodatkowa praca wymaga wcześniejszej akceptacji klienta lub obejmuje nową usługę cykliczną | Wysłanie nowej wyceny w portalu klienta |
Niezależnie od wybranej opcji dotychczasowe płatności cykliczne klienta pozostają bez zmian.
1. Wysłanie faktury z linkiem do płatności kartą (zalecane)
Dzięki temu opłata, faktura w formacie PDF i status „Opłacono” (Paid) są powiązane w MyDocSafe.
Proszę przejść do „Oferty” (Proposals)/„Faktury” (Invoices) i kliknąć przycisk „+”.
W polu „Klient” (Client) proszę wybrać klienta.
Proszę ustawić „Data wydania” (Issue date) i „Termin płatności” (Due date).
Proszę dodać dodatkową pracę jako pozycje faktury. Można wybrać usługę z listy lub wpisać własny opis i cenę.
Opcjonalnie można kliknąć „Importuj” (Import) na banerze wpisów czasu pracy, aby rozliczyć godziny zarejestrowane dla tego klienta.
Proszę kliknąć „Zapisz i wyślij” (Save & send).
W oknie „Wyślij fakturę” (Send Invoice) proszę zaznaczyć „Karta kredytowa/debetowa (Stripe)” (Credit/Debit Card (Stripe)).
Opcjonalnie można dodać „Wiadomość osobista” (Personal Message) z wyjaśnieniem dodatkowej pracy, na przykład: „Przesyłamy fakturę za dodatkową deklarację VAT zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami”.
Proszę kliknąć „Wyślij fakturę”.
Szczegółowy opis wszystkich kroków znajduje się w artykule Jak wysłać fakturę do klienta?
Jak wygląda to po stronie klienta
Klient otrzymuje wiadomość e-mail z podsumowaniem faktury, plikiem PDF i przyciskiem „Przejrzyj i zapłać” (Review and pay). Po kliknięciu przycisku sprawdza fakturę i płaci na bezpiecznej stronie płatności Stripe — bez konieczności logowania.
Co zobaczą Państwo w systemie
Gdy płatność zostanie zrealizowana, status faktury w „Oferty”/„Faktury” zmieni się z „Wysłano” (Sent) na „Opłacono”, a środki trafią na Państwa konto Stripe tak jak przy każdej innej płatności.
Warto wiedzieć:
Link do płatności jest ważny przez 30 dni. Jeśli klient nie zapłaci w tym terminie, proszę zduplikować fakturę i wysłać nową.
Stripe stosuje minimalną kwotę płatności (na przykład $0.50 USD)
Opcjonalnie można również zaznaczyć „Polecenie zapłaty (GoCardless)” (Direct Debit (GoCardless)), aby umożliwić klientowi wybór.
2. Wysłanie nowej wyceny w portalu klienta
Ta opcja jest odpowiednia, gdy klient powinien zaakceptować dodatkową pracę przed jej rozpoczęciem lub gdy obejmuje ona stałą usługę, na przykład comiesięczną obsługę płacową.
Proszę otworzyć portal klienta i utworzyć obieg dokumentów zawierający widżet „Usługi i płatności” (Services and payment).
Proszę dodać nowe usługi lub pakiet usług oraz uwzględnić płatność przez Stripe.
Proszę kliknąć „Wypełnij i wyślij” (Complete and send) i wybrać klienta.
Klient otrzymuje wiadomość e-mail, loguje się do swojego portalu, akceptuje wycenę i dokonuje płatności.
Zaawansowane scenariusze
System obsługuje również szereg powiązanych sytuacji. Mogą Państwo:
ustawić w wycenie rozpoczęcie naliczania opłat za usługę cykliczną na późniejszy termin lub określoną liczbę dni po akceptacji przez klienta;
przekształcić zarejestrowane godziny bezpośrednio w pozycje faktury za pomocą narzędzia do rejestrowania czasu pracy;
zduplikować wcześniejszą fakturę, aby ponownie rozliczyć tę samą dodatkową pracę w następnym miesiącu.
Następny krok: Jak wysłać fakturę do klienta?