Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Pierwsze kroki z portalami? Warto zacząć od artykułu Jak działają portale klientów: od tego zacznij.
Istnieją cztery sposoby zapewnienia klientom dostępu do portali. Proszę wybrać odpowiedni:
Sytuacja | Rozwiązanie |
Nowy klient | |
Inna osoba potrzebuje dostępu do istniejącego portalu (np. inny członek zarządu lub współmałżonek) | |
Przenoszenie wielu klientów jednocześnie | |
Klienci mają rejestrować się samodzielnie, np. z Państwa strony internetowej |
Przed rozpoczęciem: proszę ustawić domyślną wiadomość z zaproszeniem i przypomnienia w sekcji „Ustawienia” (Settings) > „Zaproszenia” (Invitations) grupy (zob. Oczekujące zaproszenia poniżej).
1. Tworzenie portalu i zapraszanie klienta
Proszę kliknąć „Portale” (Portals), otworzyć grupę portali i kliknąć „+” obok „Portale”.
W polu „Zacznij pisać, aby wyszukać lub utworzyć nowy kontakt” (Start typing to search or create a new contact) proszę wybrać klienta z sekcji „Kontakty” (Contacts) lub wybrać „Dodaj nowy kontakt” (Add a new contact). Nazwa portalu jest uzupełniana na podstawie nazwy kontaktu i można ją zmienić.
Opcjonalnie można dodać „Wiadomość osobista” (Personal message).
Proszę kliknąć „Utwórz portal i zaproś użytkownika klienta” (Create the portal and invite client user).
Nie chcą Państwo jeszcze nikogo zapraszać? Proszę pozostawić pole kontaktu puste i kliknąć „Tylko utwórz portal (użytkowników klienta zaproszę później)” (Just create a portal (I will invite client users later)).
2. Dodawanie członka do istniejącego portalu
Na liście portali proszę kliknąć ikonę osób w kolumnie „Użytkownicy” (Users). Wewnątrz portalu ta sama ikona znajduje się obok pozycji „Użytkownicy portalu” (Portal Users) w menu po lewej stronie.
W oknie „Zarządzaj dostępem do portalu” (Manage Portal Access) proszę kliknąć „+” obok „Członkowie” (Members).
Proszę wybrać lub utworzyć kontakt i określić jego „Uprawnienia” (Permissions):
„Pełny dostęp” (Full Access): przeglądanie, przesyłanie i usuwanie dokumentów oraz zapraszanie innych osób do tego portalu.
„Odczyt/Zapis” (Read/Write): przeglądanie i przesyłanie dokumentów, bez możliwości zapraszania innych osób.
„Odczyt” (Read): tylko przeglądanie. W sekcji „Ustawienia” > „Bezpieczeństwo” (Security) można również zablokować pobieranie plików użytkownikom z uprawnieniem „Odczyt”.
Opcjonalnie można dodać wiadomość osobistą, a następnie kliknąć „Zaproś nowego członka” (Invite new member).
Domyślne uprawnienie nowych użytkowników portalu ustawia się w sekcji „Ustawienia” > „Bezpieczeństwo” grupy. Aby przyznać jednej osobie dostęp do kilku portali, należy powtórzyć te kroki dla każdego portalu. Osoba ta otrzyma osobną wiadomość e-mail z zaproszeniem do każdego portalu.
3. Import portali z pliku CSV
Proszę otworzyć grupę portali i kliknąć „Dodawaj portale zbiorczo” (Add Portals in Bulk) w menu po lewej stronie.
Proszę kliknąć „Przykładowy plik CSV” (Example CSV), aby pobrać szablon. Zawiera on następujące kolumny:
„Nazwa” (name) (wymagany): nazwa portalu
„E-mail” (email), „Imię” (firstName), „Nazwisko” (lastName): klient, który ma otrzymać zaproszenie. Jeśli podano jedną z tych wartości, należy podać wszystkie trzy.
„etykieta” (label): opcjonalna etykieta portalu
Proszę upuścić plik w obszarze „Wybierz plik CSV lub upuść go tutaj” (Choose a CSV file or drop it here), przypisać kolumny do pól, opcjonalnie dodać wiadomość powitalną i kliknąć „Importuj” (Import).
Wiersze bez adresu e-mail powodują utworzenie portali bez wysyłania zaproszeń, dzięki czemu tych klientów można zaprosić później.
4. Udostępnianie linku do samodzielnej rejestracji
Link do samodzielnej rejestracji pozwala klientom utworzyć własny portal i dane logowania bez oczekiwania na zaproszenie. Sprawdza się w przyciskach „Zostań klientem” (Become a client) na stronie internetowej oraz podczas wydarzeń.
Proszę otworzyć grupę portali i kliknąć „Link do samodzielnej rejestracji” w menu po lewej stronie.
Jeśli w grupie używane są role w portalach, proszę wybrać rolę, dla której przeznaczony jest link.
Proszę kliknąć „Wygeneruj nowy link” (Generate new link), a następnie skopiować go na stronę internetową lub do wiadomości e-mail. Link można unieważnić w dowolnym momencie.
Warto wiedzieć:
Klienci rejestrujący się w ten sposób korzystają z licencji użytkowników-gości. Po osiągnięciu limitu w Państwa planie kolejne rejestracje mogą wymagać przejścia na wyższy plan. Automatyczne przejście na wyższy plan nie jest dostępne w każdym planie, dlatego w przypadku spodziewanej dużej liczby rejestracji prosimy o kontakt pod adresem customerservices@mydocsafehq.com.
Wiadomości e-mail dotyczące weryfikacji i logowania nie zawierają linku do Państwa strony logowania. Proszę poinformować klientów, gdzie mogą się zalogować: dodać przycisk „Logowanie klienta” (Client login) na stronie internetowej i umieścić adres strony logowania w opisie sekcji „Pulpit” (Dashboard).
Jeśli korzystają Państwo z własnej domeny portalu (dodatek „Marka” (Branding)), link będzie używać tej domeny.
Aby otrzymywać powiadomienia o nowych rejestracjach, proszę skorzystać z opcji „Zarządzaj tym w ustawieniach powiadomień” (Manage it in your notification settings) na tej samej stronie.
Oczekujące zaproszenia, przypomnienia i ponowne wysyłanie
Zaproszenie zachowuje status „Oczekujący” (Pending), dopóki klient go nie zaakceptuje, a jego awatar w kolumnie „Użytkownicy” jest przygaszony. W sekcji „Ustawienia” > „Zaproszenia” grupy można skonfigurować:
„Wiadomość z zaproszeniem dla nowego członka” (Invite new member message): domyślny tekst wysyłany z zaproszeniami.
„Usuń oczekujące zaproszenia po, dni” (Remove pending invitations after, days) (domyślnie 60): okres liczony od wysłania zaproszenia lub ostatniego przypomnienia.
„Przypomnienia zaproszenia” (Invitation reminders) > „Wyślij automatyczne przypomnienie” (Send automatic reminder): przypomnienia dla osób, które nie zaakceptowały zaproszenia.
Aby wysłać zaproszenia ponownie ręcznie: proszę zaznaczyć portale na liście i kliknąć „Wyślij ponownie oczekujące zaproszenia” (Resend pending invites).
Klient twierdzi, że zaproszenie nie dotarło? Proszę poprosić go o sprawdzenie folderu spam i dodanie MyDocSafe do listy zaufanych nadawców. Należy również sprawdzić adres e-mail, ponieważ nie informujemy o niedostarczonych wiadomościach.