Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Stosowane pojęcia
W artykule często pojawia się sześć pojęć. Poniżej wyjaśniamy każde z nich.
Szablon
Przepływ pracy tworzony na stronie „Szablony przepływów pracy” (Workflow templates) w grupie portalowej.
Szablon jest wersją wzorcową. Klienci nigdy nie wypełniają samego szablonu. Każdy klient pracuje na własnej kopii.
Kopia
Przepływ pracy znajdujący się w portalu klienta.
Kopia powstaje za każdym razem, gdy:
wysyłają Państwo przepływ pracy do klienta
tworzą go Państwo z szablonu w jego portalu
lub klient samodzielnie uruchamia przepływ pracy.
Kopia należy wyłącznie do tego portalu. Żaden inny klient nie może jej zobaczyć, otworzyć ani ukończyć.
Ponieważ każdy klient pracuje na własnej kopii, jego odpowiedzi i dokumenty pozostają oddzielone od danych innych klientów. Późniejsza edycja szablonu nie zmienia już istniejących kopii.
„Widoczny” (Visible)
Ustawienie szablonu. „Widoczny” oznacza, że każdy klient w grupie portalowej może zobaczyć szablon.
Widoczny szablon jest wyświetlany w sekcji „Workflow” (Workflows) każdego portalu w grupie i każdy klient może go uruchomić w dowolnym momencie.
(widoczny w portalu)
Widoczność jest ustawieniem dla całej grupy. Nie można ustawić szablonu tak, aby był widoczny dla jednego klienta, a ukryty przed innym.
„Niewidoczny” (Invisible)
Ustawienie przeciwne. „Niewidoczny” oznacza, że żaden klient nie widzi szablonu.
Szablon nadal istnieje i nadal można z niego korzystać. Klient otrzyma go dopiero po umieszczeniu kopii w jego portalu.
„Wersja robocza” (Draft)
Przepływ pracy, którego tworzenie nie zostało jeszcze zakończone.
Klienci nigdy nie widzą wersji roboczej, nawet jeśli jest ustawiona jako widoczna. Wersji roboczej nie można też skopiować do portalu ani ustawić jako domyślnej. Najpierw należy ukończyć tworzenie przepływu pracy.
„Domyślny dla nowo zaproszonych” (Default for new invitees)
Ustawienie włączane dla jednego widocznego szablonu w grupie za pomocą menu z trzema kropkami na stronie „Szablony przepływów pracy”. Obok jego nazwy pojawia się wtedy gwiazdka.
„Domyślny” (Default) oznacza „należy to wykonać w pierwszej kolejności”. Gdy nowy klient loguje się po raz pierwszy, ten przepływ pracy otwiera się automatycznie, a klient nie może korzystać z żadnej innej części portalu, dopóki go nie ukończy.
1. Widoczny i domyślny: za co odpowiada każde z ustawień
Te dwa ustawienia łatwo pomylić. Oto krótkie wyjaśnienie różnicy:
„Widoczny” odpowiada na pytanie „czy klienci widzą ten przepływ pracy?”
„Domyślny” odpowiada na pytanie „czy klienci muszą najpierw ukończyć ten przepływ pracy?”
| Działanie |
„Widoczny” | Umieszcza przepływ pracy na liście „Workflow” każdego portalu w grupie, tak aby każdy klient mógł go uruchomić |
„Domyślny dla nowo zaproszonych” | Automatycznie otwiera przepływ pracy przy pierwszym logowaniu nowego klienta i blokuje pozostałą część portalu do czasu jego ukończenia |
Dlaczego ustawienie domyślne to więcej niż widoczność
Widoczny przepływ pracy jest dobrowolny. Znajduje się na liście klienta, który może go ukończyć w dowolnym momencie lub nie ukończyć go wcale.
Domyślny przepływ pracy jest obowiązkowy. To pierwsza rzecz, którą widzi klient, a pozostała część portalu jest niedostępna do czasu jego ukończenia.
Przepływ pracy musi być widoczny, zanim zostanie ustawiony jako domyślny
Nie można ustawić niewidocznego przepływu pracy jako domyślnego.
Powód jest następujący: gdy klient ukończy domyślny przepływ pracy, pozostaje on na liście „Workflow” jako zapis przesłanych Państwu informacji i podpisanych dokumentów. Portal ma pokazywać klientom wszystko, co przekazali. Ponowne ukrycie przepływu pracy pozbawiłoby ich dostępu do tego zapisu.
Nie jest więc możliwe połączenie ustawień domyślny = tak i widoczny = nie. Jeśli przepływ pracy powinien być dostępny tylko dla niektórych klientów, nie należy ustawiać go jako domyślnego. Zamiast tego należy wysłać go do tych klientów indywidualnie.
Aby później uporządkować listę jednego klienta, można usunąć jego ukończoną kopię z poziomu jego portalu. Zob. sekcja 7
2. Wysyłanie przepływu pracy do klienta
Wysłanie przepływu pracy do jednego klienta jest proste i można to teraz zrobić bez otwierania jego portalu. Dostępne są dwa sposoby.
2a. Ze strony „Szablony przepływów pracy” (najszybciej)
Ten sposób służy do wysyłania szablonu bez zmian. Działa zarówno w przypadku szablonów widocznych, jak i niewidocznych.
Przejść do „Portale” (Portals), otworzyć grupę portalową i kliknąć „Szablony przepływów pracy” w menu po lewej stronie.
Kliknąć menu z trzema kropkami obok szablonu, który ma zostać wysłany.
Kliknąć „Wyślij do klienta” (Send to client).
W oknie „Wyślij do klienta” wybrać z listy portal klienta. Jeśli portali jest wiele, można wyszukać odpowiedni, wpisując tekst.
Kliknąć „Kontynuuj” (Continue).
W oknie „Wyślij przepływ pracy” (Send workflow) sprawdzić odbiorcę w polu „Do” (To). Wyświetlane są w nim osoby z wybranego portalu.
Opcjonalnie dodać wiadomość. Pojawi się ona w e-mailu z zaproszeniem nad przyciskiem, który klient klika, aby uruchomić przepływ pracy.
Kliknąć „Wyślij” (Send).
Pojawi się potwierdzenie wysłania zaproszenia. Kopia szablonu zostanie automatycznie umieszczona w portalu tego klienta, więc nie trzeba jej wcześniej tworzyć.
Warto wiedzieć:
Opcja „Wyślij do klienta” nie jest wyświetlana dla szablonów o statusie „Wersja robocza”. Najpierw należy ukończyć szablon.
Jeśli opcja „Wyślij do klienta” jest wyszarzona, szablon ma problem uniemożliwiający uruchomienie (na przykład krok, który nie został jeszcze skonfigurowany). Należy najechać kursorem na ikonę ostrzeżenia obok szablonu, aby zobaczyć, co wymaga poprawy.
Odbiorca musi już być członkiem tego portalu. Aby go dodać, należy kliknąć „Zarządzaj dostępem do portalu” (Manage portal access) w oknie „Wyślij przepływ pracy”.
2b. Z poziomu portalu klienta
Ten sposób służy do wprowadzenia zmian w przepływie pracy dla danego klienta przed wysłaniem.
Przejść do „Portale” i otworzyć portal klienta.
Otworzyć kartę „Workflow” .
Wybrać przepływ pracy:
Widoczny szablon: kliknąć „Wyślij zaproszenie do przepływu pracy” (Send workflow invite) przy szablonie na liście.
Niewidoczny szablon: kliknąć przycisk „+” (+) → „Utwórz z szablonu” (Create from template), wybrać przepływ pracy, wprowadzić zmiany dla tego klienta, a następnie kliknąć „Wyślij przepływ pracy”.
Wybrać odbiorcę. Można dodać własną wiadomość.
Kliknąć „Wyślij”.
Co widzi i robi klient
Otrzymuje e-mail o temacie „Zaproszenie do ukończenia przepływu pracy: [nazwa przepływu pracy]” (Invitation to Complete Workflow: [workflow name])
Klika link, loguje się, a przepływ pracy otwiera się od razu.
Może w dowolnym momencie zamknąć przepływ pracy i wrócić do niego później z sekcji „Workflow” w swoim portalu lub za pomocą linku w e-mailu. Przepływ pracy wysłany ręcznie nie blokuje pozostałej części portalu.
Jeśli przepływ pracy ma termin określony w dniach, na przykład „5 dni po wysłaniu”, odliczanie rozpoczyna się w momencie wysłania. Klient widzi termin jeszcze przed otwarciem przepływu pracy.
Każde wysłanie tworzy kopię
Wysłanie przepływu pracy zawsze umieszcza jego kopię w portalu danego klienta. Jego odpowiedzi i dokumenty pozostają oddzielone od danych innych osób, a późniejsza edycja szablonu nie zmienia już wysłanych kopii.
Na liście łatwo przeoczyć dwie cechy kopii:
Kopia utworzona przez wysłanie ma dokładnie taką samą nazwę jak szablon. Na liście nic nie oznacza jej jako kopii, więc wygląda jak oryginał. Nie jest nim jednak. Należy wyłącznie do tego portalu.
Kopia utworzona za pomocą „+” → „Utwórz z szablonu” ma nazwę „[nazwa przepływu pracy] (Kopiuj)” ([workflow name] (copy)).
Widoczny a niewidoczny: co się zmienia
| Widoczny szablon | Niewidoczny szablon |
Przed wysłaniem | Każdy klient w grupie już go widzi i może go samodzielnie uruchomić | Żaden klient go nie widzi |
Po wysłaniu | Klient otrzymuje e-mail z zaproszeniem i własną kopię o takiej samej nazwie jak szablon | Klient otrzymuje e-mail z zaproszeniem, a przepływ pracy pojawia się wyłącznie w portalu tego klienta |
Pozostali klienci | Nadal widzą szablon i mogą go samodzielnie uruchomić | Nigdy go nie widzą |
3. Udostępnianie różnych przepływów pracy różnym klientom
Do tego służą kopie, a nie ustawienie widoczności.
Kopia znajduje się w jednym portalu i nigdy nie pojawia się na liście innych klientów. Poniższe kroki pozwalają więc uzyskać układ Klient A → przepływ pracy A oraz Klient B → przepływ pracy B, w którym żaden klient nie może zobaczyć, otworzyć ani ukończyć przepływu pracy drugiego klienta.
Utworzyć każdy przepływ pracy na stronie „Szablony przepływów pracy” i ustawić go jako „Niewidoczny”. Upewnić się, że jest ukończony i nie jest wersją roboczą, ponieważ wersji roboczych nie można kopiować do portalu.
Jeśli istnieje jeden przepływ pracy, który rzeczywiście każdy nowy klient powinien ukończyć w pierwszej kolejności, pozostawić go jako widoczny i ustawić jako domyślny. Wszystkie pozostałe powinny pozostać niewidoczne.
Otworzyć portal klienta, który potrzebuje danego przepływu pracy.
Przejść do „Workflow” → „+” → „Utwórz z szablonu” i wybrać przepływ pracy. W tym portalu pojawi się kopia o nazwie „[nazwa przepływu pracy] (Kopiuj)”.
Wprowadzić zmiany właściwe dla tego klienta, a następnie kliknąć „Wyślij przepływ pracy” i wybrać odbiorcę.
Klient otrzymuje zaproszenie i widzi przepływ pracy we własnym portalu. Żaden inny portal w grupie się nie zmienia.
Warto wiedzieć: Kopia utworzona za pomocą „+” → „Utwórz z szablonu” jest dostępna dla klienta od razu po utworzeniu, jeszcze przed kliknięciem „Wyślij przepływ pracy”. Kopię należy tworzyć dopiero wtedy, gdy są Państwo gotowi ją wysłać.
Przejście klienta do kolejnego etapu
Przepływy pracy nie łączą się automatycznie w sekwencję. Ukończenie jednego nie przypisuje ani nie uruchamia kolejnego. Każdy nowy przepływ pracy tworzy i wysyła członek Państwa zespołu, wykonując powyższe kroki.
Jeśli klient ma przechodzić z jednego etapu do następnego bez czekania na Państwa działanie, należy umieścić etapy w jednym przepływie pracy i rozdzielić je krokiem z komunikatem, na przykład „Etap 1 ukończony, proszę przejść do etapu 2”. Klient realizuje całość bez przerwy, ale wszystkie etapy zostają zapisane w jednym rekordzie zamiast w kilku.
4. Gdy klienci samodzielnie uruchamiają przepływ pracy
Klient może samodzielnie uruchomić przepływ pracy, jeśli jest on widoczny i nie jest wersją roboczą.
Co widzi i robi klient
Otwiera sekcję „Workflow” w swoim portalu lub kartę nawigacyjną, jeśli przepływ pracy został dodany jako karta portalu.
Klika przepływ pracy. Uruchamia się on od razu, bez zaproszenia.
Powstaje jego własna kopia, tak samo jak przy wysłaniu przepływu pracy, i zastępuje szablon na jego liście. Odpowiedzi klienta pozostają dostępne wyłącznie w jego portalu.
Co widzą Państwo
Przepływ pracy i jego postęp są widoczne w portalu danego klienta oraz na Państwa pulpicie „Workflow”.
Mogą Państwo otrzymywać powiadomienia, gdy klient ukończy przepływ pracy. Należy je włączyć w „Ustawienia osobiste” (Personal Settings) → „Powiadomienia” (Notifications) → „Ustawienia powiadomień portalu” (Portal notification settings) → „Ukończono przepływ pracy portalu” (Portal workflow completed). Powiadomienia w aplikacji są domyślnie włączone, a e-mailowe wyłączone. Każdy członek zespołu wybiera własne ustawienia.
5. Domyślne przepływy wdrożeniowe (widoczny + domyślny)
Domyślny przepływ wdrożeniowy jest przydatny, gdy każdy nowy klient musi wykonać określone czynności, zanim zacznie korzystać z portalu, na przykład wypełnić formularz powitalny, przejść weryfikację KYC lub podpisać warunki współpracy.
Jak to skonfigurować
Otworzyć grupę portalową i przejść do „Szablony przepływów pracy”.
Kliknąć menu z trzema kropkami przy widocznym, ukończonym przepływie pracy.
Wybrać „Ustaw jako domyślny dla nowo zaproszonych” (Set as default for new invitees). Obok nazwy przepływu pracy pojawi się gwiazdka.
Aby wyłączyć to ustawienie, należy otworzyć to samo menu i wybrać „Wyłącz jako domyślne” (Unset as default).
Klienci zapraszani ręcznie
Podczas tworzenia portalu lub dodawania członka („Zarządzaj dostępem” (Manage Access) → „Dodaj członka” (Add member)) pole „Przepływ wdrożeniowy” (Onboarding workflow) jest już wypełnione domyślnym przepływem pracy grupy.
Można go pozostawić, wybrać inny przepływ pracy lub opcję „Brak przepływu pracy” (No workflow) dla tego klienta.
Oczekujące zaproszenie pokazuje przepływ pracy, dzięki czemu można sprawdzić, co klient będzie musiał ukończyć.
Aby zobaczyć oczekujące zaproszenia, należy kliknąć ikonę obok kontaktu:
Klienci rejestrujący się przez link do samodzielnej rejestracji
Klienci rejestrujący się przez link do samodzielnej rejestracji grupy portalowej otrzymują automatycznie domyślny przepływ pracy grupy. Podczas rejestracji nie można wybrać dla nich innego przepływu pracy.
Jeśli grupa ma domyślny przepływ pracy, nowo zarejestrowani klienci muszą go ukończyć.
Jeśli grupa nie ma domyślnego przepływu pracy, trafiają od razu na stronę główną portalu.
Aby otrzymywać powiadomienia o nowych rejestracjach, należy włączyć „Samodzielna rejestracja w portalu” (Portal self-signup) w „Ustawienia osobiste” → „Ustawienia powiadomień” (Notification settings) → „Ustawienia powiadomień portalu”. Każdy członek zespołu ustawia to indywidualnie.
Co widzi i robi klient (zaproszony lub zarejestrowany samodzielnie)
Akceptuje zaproszenie lub kończy rejestrację i loguje się.
Portal otwiera się od razu na przepływie wdrożeniowym zamiast na stronie głównej.
Dopóki go nie ukończy, nie może zamknąć przepływu pracy ani otworzyć żadnej innej strony w portalu. Za każdym razem, gdy wraca, również po wylogowaniu i ponownym zalogowaniu, zostaje przekierowany do przepływu pracy.
Po ukończeniu ostatniego kroku portal staje się dostępny w zwykły sposób i pozostaje dostępny. Klient nie jest ponownie przekierowywany do przepływu pracy, a ukończona kopia pozostaje na liście „Workflow” jako zapis wykonanych czynności.
Każdy nowy klient otrzymuje własną kopię przepływu wdrożeniowego, więc odpowiedzi jednego klienta nigdy nie są pokazywane innemu.
Ten element szczególnie warto przetestować samodzielnie przed udostępnieniem klientom. Artykuł Jak przeprowadzić test wewnętrzny z perspektywy klienta wyjaśnia, jak to zrobić oraz jak uniknąć częstego błędu polegającego na otwieraniu zaproszenia w przeglądarce, w której są już Państwo zalogowani jako administrator.
Kto nie musi go ukończyć
Dotychczasowi klienci. Ustawienie nie dotyczy klientów, którzy dołączyli przed wybraniem domyślnego przepływu pracy lub zostali zaproszeni z opcją „Brak przepływu pracy”. Zobaczą przepływ pracy na swojej liście, ale nic nie będzie wymagać jego ukończenia. Aby wymagać tego od konkretnego klienta, należy przypisać go w „Zarządzaj dostępem” (zob. sekcja 6).
Państwa zespół. Użytkownicy firmy dodani do portalu nigdy nie muszą ukończyć przepływu wdrożeniowego.
Grupy bez domyślnego przepływu pracy. Nowi klienci trafiają od razu na stronę główną portalu.
6. Zmiana lub usunięcie przepływu wdrożeniowego klienta
Jeśli klient nie może kontynuować lub wybrano niewłaściwy przepływ pracy, można go zmienić bez usuwania klienta i ponownego zapraszania:
Otworzyć grupę portalową i znaleźć portal klienta.
Kliknąć menu z trzema kropkami → „Zarządzaj dostępem” (lub kliknąć ikonę obok kontaktu)
W wierszu klienta zmienić „Przepływ wdrożeniowy” na inny przepływ pracy lub wybrać „Brak przepływu pracy”.
Kliknąć „Zapisz” (Save).
Po wybraniu opcji „Brak przepływu pracy” klient będzie mógł korzystać z portalu w zwykły sposób przy następnym otwarciu.
7. Usuwanie szablonów i kopii
Ustawienie szablonu jako niewidocznego nie usuwa przepływów pracy, które klienci już rozpoczęli lub ukończyli. Są to kopie w ich portalach i pozostają tam jako zapis wykonanych czynności.
Przy usuwaniu istotne jest, czy usuwają Państwo kopię, czy szablon.
Usuwany element | Skutek |
Kopia w portalu jednego klienta („Portale” → dany portal → „Workflow”) | Tylko ten klient traci dany przepływ pracy. Wszystkie pozostałe portale pozostają bez zmian. W ten sposób można uporządkować listę jednego klienta. |
Szablon na stronie „Szablony przepływów pracy” | Historia tego przepływu pracy zostaje usunięta z każdego portalu zawierającego jego kopię. Z tej opcji należy korzystać tylko wtedy, gdy nie potrzebują już Państwo zapisu tego przepływu pracy dla żadnego klienta. |
Krótkie zestawienie
Sytuacja | Co widzi klient |
Wysyłają Państwo widoczny przepływ pracy | E-mail z zaproszeniem. Własna kopia klienta o takiej samej nazwie jak szablon zastępuje szablon na jego liście. Klient może ją zamknąć i wrócić później. |
Wysyłają Państwo niewidoczny przepływ pracy | E-mail z zaproszeniem. Przepływ pracy pojawia się wyłącznie w portalu tego klienta. Klient może go zamknąć i wrócić później. |
Korzystają Państwo z „+” → „Utwórz z szablonu” | Kopia o nazwie „[nazwa] (Kopiuj)” pojawia się w tym portalu od razu, jeszcze przed wysłaniem |
Klient przegląda „Workflow” | Wszystkie widoczne, ukończone szablony oraz kopie we własnym portalu. Kliknięcie uruchamia dany przepływ pracy. |
Klient zaproszony z przepływem wdrożeniowym | Trafia od razu do przepływu pracy i nie może korzystać z portalu, dopóki go nie ukończy |
Klient zaproszony z opcją „Brak przepływu pracy” | Stronę główną portalu, jak zwykle |
Klient rejestruje się samodzielnie, a grupa ma domyślny przepływ pracy | Trafia od razu do domyślnego przepływu pracy i nie może korzystać z portalu, dopóki go nie ukończy |
Klient rejestruje się samodzielnie, a grupa nie ma domyślnego przepływu pracy | Stronę główną portalu, jak zwykle |
Użytkownik firmy dodany do portalu | Portal dostępny w zwykły sposób, bez wymogu ukończenia przepływu wdrożeniowego |
Najczęściej zadawane pytania
Czy można ustawić przepływ pracy jako domyślny, nie ustawiając go jako widocznego?
Nie. Przepływ pracy musi być widoczny, zanim zostanie ustawiony jako domyślny, i pozostaje widoczny później, aby klient zachował zapis wykonanych czynności. Jeśli przepływ pracy jest przeznaczony tylko dla wybranych klientów, nie należy ustawiać go jako domyślnego. Należy wysłać go do tych klientów indywidualnie.
Czy można ustawić przepływ pracy jako widoczny tylko dla jednego klienta?
Nie za pomocą ustawienia widoczności, które zawsze dotyczy całej grupy portalowej. Zamiast tego należy umieścić kopię w portalu danego klienta (sekcja 3). Kopia nigdy nie pojawia się na liście innych klientów.
Przepływ pracy wysłany tylko do jednego klienta pojawił się w portalu innego klienta. Co się stało?
Kopie nie przemieszczają się między portalami. Najczęściej są trzy wyjaśnienia:
przepływ pracy został wysłany również do tego klienta, co automatycznie tworzy kopię o takiej samej nazwie jak szablon, bez specjalnego oznaczenia;
ktoś utworzył go z szablonu w tym portalu;
szablon jest widoczny, więc pojawia się na liście każdego portalu w grupie.
Należy sprawdzić, czy dany wiersz przedstawia szablon czy kopię oraz czy coś zostało wysłane z tego portalu.
Dlaczego dwa portale tego samego klienta pokazują różne przepływy pracy?
Każdy portal przechowuje własne kopie i przestaje wyświetlać szablon na liście, gdy tylko ma jego własną kopię. Dlatego dwa portale zaczynają się różnić, gdy jeden z nich otrzyma przepływ pracy. Jeśli nazwy portali są niemal identyczne, należy je zmienić, aby można było je łatwo rozróżnić.
Co oznacza znak + obok nazwy przepływu pracy?
Oznacza, że klient może uruchomić ten przepływ pracy więcej niż raz. Wynika to z ustawień samego przepływu pracy. Kopie są zawsze tworzone z wyłączoną tą opcją, więc znak ten nigdy nie pojawia się przy kopii.
(To nie to samo co przycisk „+” w sekcji „Workflow”, który służy do dodawania przepływu pracy do portalu.)
Czy kolejny przepływ pracy może uruchomić się automatycznie, gdy klient ukończy poprzedni? Obecnie nie. Każdy przepływ pracy wysyła członek Państwa zespołu. Aby klient mógł kontynuować bez przerwy, należy połączyć etapy w jeden przepływ pracy i rozdzielić je krokiem z komunikatem.
Klient mówi, że „utknął” w przepływie pracy i nie może uzyskać dostępu do dokumentów. Klient ma obowiązek ukończyć przepływ wdrożeniowy. Po ukończeniu wszystkich kroków portal staje się dostępny w zwykły sposób. Jeśli klient nie powinien mieć takiego obowiązku, należy ustawić pole „Przepływ wdrożeniowy” na „Brak przepływu pracy” w „Zarządzaj dostępem”.
Klient kliknął zaproszenie i trafił do portalu innej osoby.
Dzieje się tak, gdy link z zaproszenia otwiera się w przeglądarce, w której ktoś jest już zalogowany na inne konto MyDocSafe. Link korzysta z istniejącej sesji zamiast rozpoczynać nową. Należy poprosić klienta, aby najpierw się wylogował lub otworzył zaproszenie w oknie przeglądania prywatnego. Żadne dane nie zostały udostępnione między tymi kontami. Ten sam problem pojawia się podczas testowania własnej konfiguracji, dlatego warto zapoznać się z artykułem Jak przeprowadzić test wewnętrzny z perspektywy klienta.
Po ustawieniu przepływu pracy jako niewidocznego zniknął on z portali wszystkich klientów. Czy tak powinno być?
Tak. Widoczność dotyczy każdego portalu w grupie. Kopie, które klienci już mają, w tym ukończone, pozostają w ich portalach.
Czy klienci widzą wersje robocze przepływów pracy?
Nie. Wersje robocze nie pojawiają się na listach klientów, nawet jeśli są ustawione jako widoczne, i nie można ich kopiować do portalu. Tylko ukończony, widoczny przepływ pracy można ustawić jako domyślny.
Chcę usunąć przepływ pracy ustawiony jako domyślny. Co należy zrobić?
Najpierw wybrać „Wyłącz jako domyślne”, a następnie go usunąć. Należy pamiętać, że usunięcie szablonu usuwa ten przepływ pracy również z każdego portalu zawierającego jego kopię. Jeśli zależy Państwu na zachowaniu ukończonych zapisów klientów, zamiast tego należy usuwać pojedyncze kopie (sekcja 7).