Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Można wysyłać zbiorczo cztery rodzaje wiadomości:
„Prosta wiadomość” (Simple message): wiadomość do klientów.
„Poproś o dokumenty” (Request documents): standardowy e-mail z bezpiecznym linkiem do przesyłania plików dla każdego portalu.
„Poproś o informacje” (Request information): standardowy e-mail z linkiem do formularza, który ma wypełnić odbiorca.
„Poproś o zakończenie przepływu pracy” (Request workflow completion): spersonalizowany e-mail z bezpośrednim linkiem do rozpoczęcia lub wznowienia przepływu pracy.
1. Otwieranie strony „Wysłane transmisje wiadomości” (Broadcasts)
Proszę przejść do sekcji „Portale” (Portals) i otworzyć grupę portalową, do której ma zostać wysłana wiadomość. W menu po lewej stronie należy kliknąć „Wiadomość rozgłoszeniowa”.
Otworzy się strona „Wysłane transmisje wiadomości” z listą wszystkich wiadomości wysłanych zbiorczo z tej grupy portalowej. Każdy wiersz zawiera typ wiadomości, liczbę odbiorców i datę. Kliknięcie strzałki w wierszu pozwala sprawdzić, kto otrzymał wiadomość i jaka była jej treść.
2. Tworzenie wiadomości do wysyłki zbiorczej
Proszę kliknąć przycisk „+” obok „Wysłane transmisje wiadomości”. Otworzy się ekran „Wyślij wiadomość zbiorczo” (Broadcast a message).
a) Wybór typu
Proszę kliknąć pierwszą listę rozwijaną i wybrać typ wiadomości do wysyłki zbiorczej. Domyślnie wybrana jest opcja „Prosta wiadomość”.
Wskazówka: najpierw należy wybrać typ wiadomości. Późniejsza zmiana typu spowoduje wyczyszczenie wyboru portali.
b) Wybór formularza lub przepływu pracy (tylko dla opcji „Poproś o informacje” i „Poproś o zakończenie przepływu pracy”)
Dla opcji „Poproś o informacje” należy wybrać formularz w polu „Wybierz formularz” (Select a form). Lista zawiera szablony formularzy z tej grupy portalowej. Jeśli jest pusta, należy najpierw dodać formularz w sekcji „Szablony formularzy” (Form templates).
Dla opcji „Poproś o zakończenie przepływu pracy” należy wybrać przepływ pracy w polu „Wybierz przepływ pracy” (Select a workflow).
c) Wybór portali, które otrzymają wiadomość
Domyślnie wiadomość wysyłana zbiorczo trafia do każdego portalu w grupie. Aby wysłać ją tylko do niektórych portali, należy wybrać je w polu portali.
Dla opcji „Prosta wiadomość”, „Poproś o dokumenty” i „Poproś o zakończenie przepływu pracy” można wybrać portale w polu „Filtruj według portali (fakultatywne — pozostaw puste, aby wysłać do wszystkich)” (Filter by portals (optional — leave empty to send to all)). Aby wysłać wiadomość do wszystkich, należy pozostawić to pole puste.
Dla opcji „Poproś o informacje” trzeba wybrać co najmniej jeden portal. Niektóre formularze można wysłać tylko do jednego portalu. W takim przypadku pole ma etykietę „Portal (ten formularz można wysłać tylko do jednego portalu)” (Portal (this form can be sent to one portal only)).
Warto wiedzieć: wybierają Państwo portale, a nie poszczególne osoby. Wiadomość otrzyma każda osoba mająca dostęp do wybranego portalu.
d) Wpisywanie wiadomości
Treść należy wpisać w polu „Wiadomość” (Message). Jest ona wymagana dla opcji „Prosta wiadomość” i „Poproś o dokumenty”, a dla pozostałych dwóch typów jest fakultatywna.
Można też kliknąć „Szablony” (Templates), aby wstawić zapisany szablon wiadomości. Aby ponownie wykorzystać właśnie wpisany tekst, należy kliknąć „Szablony”, a następnie „Zapisz jako szablon” (Save as a template).
e) Wysyłanie
Proszę kliknąć przycisk wysyłania. Jego etykieta wskazuje, kto otrzyma wiadomość:
„Wyślij zbiorczo do N odbiorców” (Broadcast to N recipients): nie wybrano żadnych portali, więc wiadomość otrzymają wszyscy w grupie.
„Wyślij zbiorczo do wybranych portali (N)” (Broadcast to selected portals (N)): wiadomość trafi tylko do N wybranych portali.
„Wyślij prośbę” (Send a request): przycisk wyświetlany dla opcji „Poproś o informacje” i „Poproś o zakończenie przepływu pracy”.
Klienci otrzymają wiadomość e-mailem, a ona sama pojawi się na początku listy „Wysłane transmisje wiadomości”.
Co jeszcze można zrobić?
Opisujemy również kilka powiązanych zastosowań. Mogą Państwo:
Opublikować wiadomość widoczną dla każdego użytkownika portalu po zalogowaniu: zob. Dodawanie wiadomości powitalnej do portali klientów lub skorzystać z opcji „Ogłoszenia” (Announcements) w menu po lewej stronie.
Zebrać zaktualizowane dane KYC od wszystkich klientów jednocześnie: zob. Zbiorcze wysyłanie próśb o aktualizację danych KYC i zbieranie odpowiedzi.
Wysłać jeden dokument do podpisania wielu osobom, z których każda podpisuje własną kopię: zob. Zbiorcze wysyłanie formularza lub dokumentu do klientów w celu wypełnienia lub podpisania.