Uwaga: niektóre zrzuty ekranu pokazują jeszcze interfejs w języku angielskim; przetłumaczone nazwy podajemy w tekście.
Portal klienta to prywatna, bezpieczna przestrzeń udostępniana jednemu klientowi. Służy do wymiany dokumentów i wiadomości oraz wysyłania przepływów pracy i formularzy do wypełnienia lub podpisania. W tym artykule opisano podstawowe elementy i kolejność ich konfiguracji.
Podstawowe elementy
Grupa portali | Zbiór portali o wspólnej konfiguracji: kartach, folderach, formularzach, szablonach przepływów pracy, tekście powitalnym, przypomnieniach i ustawieniach zabezpieczeń. Większość firm zaczyna od jednej grupy (na przykład „Klienci”) i dodaje kolejne, gdy różne typy klientów wymagają różnych konfiguracji (na przykład „Klienci obsługi płacowej”). Nazwa grupy nigdy nie jest widoczna dla klientów. |
Portal | Przestrzeń jednego klienta. Można utworzyć portal i od razu zaprosić klienta lub utworzyć go teraz, a klienta zaprosić później. |
Użytkownicy portalu | Osoby zaproszone do portalu (Państwa klienci). Logują się za pomocą własnego adresu e-mail i hasła. Te same dane logowania działają we wszystkich portalach, do których zostali zaproszeni, nawet jeśli są one udostępniane przez różne firmy. |
Członkowie zespołu | Państwa pracownicy. To, które portale widzi dana osoba, określa się za pomocą opcji „Role dostępu w firmie” (Company Roles) i „Grupy dostępu” (Access groups). |
Podportale | Przestrzenie wewnątrz portalu przeznaczone dla wybranych osób, na przykład osobny podportal dla każdego pracownika klienta korzystającego z obsługi płacowej. |
Klienci dołączający przez link do samodzielnej rejestracji korzystają z licencji użytkowników gościnnych. Przed udostępnieniem linku szerokiemu gronu odbiorców należy sprawdzić limit gości w swoim planie.
Gdzie znaleźć poszczególne funkcje
Aby wyświetlić grupy portali, należy kliknąć „Portale” (Portals) w górnym menu. Aby utworzyć nową grupę, należy kliknąć „+” (+). Menu z trzema kropkami w wierszu grupy zawiera skróty do opcji „Dokumenty publiczne” (Public documents), „Ogłoszenia” (Announcements), „Szablony formularzy” (Form templates), „Podportale” (Subportals), „Sklonuj na nowy” (Clone to new) i „Ustawienia” (Settings).
Aby otworzyć grupę, należy kliknąć jej nazwę. Wszystkie funkcje dotyczące grupy znajdują się w menu po lewej stronie, a wszystkie jej ustawienia — w sekcji „Ustawienia”.
Konfiguracja pierwszego portalu w sześciu krokach
Utworzenie grupy portali. „Portale” > „+” > wpisanie nazwy > „Utwórz” (Create).
Wybór elementów widocznych dla klientów. „Ustawienia” > „Karty portalu” (Portal tabs) (wyświetlane karty) oraz „Ustawienia” > „Foldery” (Folders) (domyślna struktura folderów). Zob. Konfiguracja grupy portali: omówienie wszystkich ustawień.
Przygotowanie tekstu powitalnego. „Ustawienia” > „Ogólny” (General) > „Opis” (Description). Ten tekst pojawia się u góry karty „Pulpit” (Dashboard) w każdym portalu. Zob. Powitanie klientów: „Pulpit”, „Ogłoszenia” i przycisk „Poradnik” (Tutorial).
Konfiguracja zaproszeń. „Ustawienia” > „Zaproszenia” (Invitations): treść zaproszenia, automatyczne przypomnienia i okres ważności oczekujących zaproszeń.
Dodanie formularzy lub przepływów pracy (krok fakultatywny). „Szablony formularzy” i „Szablony przepływów pracy” (Workflow Templates) w menu po lewej stronie.
Utworzenie portalu i zaproszenie klienta. Zob. Zapraszanie klientów do portali.
Wskazówka: po skonfigurowaniu jednej grupy zgodnie z potrzebami można użyć opcji „Sklonuj na nowy” z menu z trzema kropkami przy grupie, aby skopiować konfigurację do nowej grupy.
Kolejne kroki
Dla klientów: przegląd portalu, przewodnik, który można wysłać klientom lub do którego można dodać link w przycisku „Poradnik”