Nota: alcune schermate mostrano ancora l'interfaccia in inglese; le etichette tradotte sono indicate nel testo.
Preferisce guardare un video? Questo breve video illustra ogni passaggio; in alternativa, legga le istruzioni qui sotto.
Inviare un preventivo, una proposta o un flusso di lavoro preliminare all'attivazione del cliente è un modo efficace per vendere servizi professionali o valutare i potenziali clienti prima di decidere se avviare una collaborazione. Il potenziale cliente può esaminare il preventivo, accettarlo e inviarLe documenti, tutto in un unico posto.
Prima di iniziare, aggiunga i servizi e i prezzi (vedere 6. Aggiungere i servizi).
1. Creare un gruppo di proposte
Faccia clic su "Proposte" [Proposals] nel menu in alto. I gruppi di proposte consentono di organizzare le proposte per cliente, progetto, team o area aziendale. È già presente un gruppo predefinito, "Preventivi e proposte" [Quotes & Proposals], che può utilizzare. In alternativa, ne crei uno: faccia clic sul pulsante "+" accanto a "Gruppi di proposte" [Proposal Groups], inserisca un nome e faccia clic su "Creare" [Create]. Il nome non è visibile ai clienti.
2. Avviare una nuova proposta e scegliere il destinatario
Apra il gruppo e faccia clic sul pulsante "+". In "Passaggio 1: Chi dovrebbe ricevere la proposta?" [Step 1: Who should receive the proposal?], inizi a digitare per cercare tra i contatti oppure scelga "Aggiungi un nuovo contatto" [Add a new contact] per crearne uno al momento (nome, cognome e indirizzo email).
Lasci "Modello di proposta" [Proposal Template] impostato su "Nuovo flusso di lavoro" [New workflow], a meno che non abbia già creato modelli di flusso di lavoro per le proposte. Quindi faccia clic su "Vai al passaggio 2" [Go to step 2].
3. Creare il flusso di lavoro
La proposta è un flusso di lavoro composto da passaggi ("widget"). Faccia clic sul pulsante "+" per visualizzarli tutti: "Richiedi una firma" [Request a signature], "Chiedi di visualizzare e approvare" [Ask to view and approve], "Carica documenti" [Upload documents], "Servizi e pagamento" [Services and payment], "Pagina del messaggio" [Message Page], "Modulo" [Form], "Verifiche dell'identità" [ID Verifications], "Invita a TaxNavHQ" [Invite to TaxNavHQ] e "Video" [Video]. Ogni widget si configura separatamente ed è possibile trascinare i passaggi per riordinarli.
4. Aggiungere il passaggio "Servizi e pagamento"
Scelga "Servizi e pagamento". In "Pagamento" [Payment], scelga una delle seguenti opzioni:
"Nessun pagamento" [No payment]: il potenziale cliente visualizza e approva il preventivo.
"Stripe" o "GoCardless": il potenziale cliente accetta il preventivo ed effettua il pagamento oppure imposta un metodo di pagamento. Colleghi prima il Suo account Stripe o GoCardless (utilizzi il link "Apri le impostazioni" [Open settings]).
Se utilizza Xero, può anche selezionare "Crea fattura in Xero" [Create Invoice in Xero] in "Integrazioni" [Integrations].
In "Servizi" [Services], faccia clic su "Applicare il pacchetto di servizi" [Apply service package] per aggiungere un intero pacchetto in una volta sola oppure attivi i servizi uno alla volta. Scelga la valuta, verifichi i prezzi e faccia clic su "Salva" [Save].
5. Aggiungere altri passaggi
Aggiunga gli altri passaggi necessari. Ad esempio, aggiunga "Carica documenti" e utilizzi il riquadro delle istruzioni per richiedere un documento d'identità con foto ed estratti conto bancari recenti dopo l'accettazione del preventivo. Selezioni "Il passaggio è disponibile solo dopo il completamento di tutti i passaggi precedenti" [The step is available only after all previous steps are completed] affinché il potenziale cliente accetti prima il preventivo.
6. "Completa e invia" [Complete and send]
Quando è pronto, faccia clic su "Completa e invia", aggiunga un messaggio personale e faccia clic su "Invia" [Send].
7. Il potenziale cliente riceve un'email
Il potenziale cliente riceve un'email dal Suo studio con il pulsante "Procedi alla proposta" [Proceed to proposal].
La proposta si apre nel browser del potenziale cliente, che può esaminare il preventivo, scaricarlo in formato PDF e fare clic su "Accetta preventivo" [Accept quote], quindi proseguire al passaggio successivo.
8. Monitorare le proposte
Tornando al Suo account, l'elenco delle proposte mostra per ciascuna il numero, lo stato, l'ultima interazione del potenziale cliente e il destinatario.
Considerazioni avanzate:
Faccia clic su "Copia come modello" [Copy as template] nell'editor del flusso di lavoro per riutilizzare rapidamente una proposta.
Utilizzi "Stati del flusso di lavoro" [Workflow statuses] per aggiungere stati personalizzati a ogni passaggio e migliorare la reportistica, e "Promemoria" [Reminders] per inviare solleciti automatici ai potenziali clienti.
Una volta accettata la proposta, inviti il cliente a un portale standard.
Torni indietro:
oppure prosegua: