Come ottenere un preventivo o una proposta formale da MyDocSafe
Se Le occorre un documento più formale rispetto ai prezzi indicati sul nostro sito web, MyDocSafe può fornire un preventivo oppure una proposta commerciale più dettagliata.
Questo è particolarmente utile se la Sua organizzazione richiede un ordine di acquisto, un'approvazione interna del budget, una valutazione da parte dell'ufficio acquisti, una durata contrattuale definita o un ambito di fornitura personalizzato prima dell'acquisto.
Di quali informazioni abbiamo bisogno?
Per preparare un preventivo accurato, La preghiamo di inviarci quanto segue:
Informazioni | Cosa fornire |
Soggetto giuridico | La denominazione legale completa dell'organizzazione che acquisterà MyDocSafe |
Indirizzo di fatturazione | L'indirizzo da riportare sul preventivo e sulle fatture successive |
Numero di utenti interni / postazioni | Quanti membri della Sua organizzazione avranno bisogno di credenziali di accesso personali a MyDocSafe |
Numero previsto di clienti / utenti ospiti | Particolarmente importante per implementazioni su larga scala o un numero di portali fuori dall'ordinario |
Piano preferito | Business Pro, Accounting Pro, Deal Pro o Enterprise, se già individuato |
Funzionalità necessarie | Ad esempio portali clienti, firme elettroniche, moduli web, proposte, flussi di lavoro, accesso API, SSO, data room o esigenze personalizzate |
Durata del contratto | Ad esempio mensile, 12 mesi, pluriennale o un'altra durata concordata |
Frequenza di fatturazione | Mensile, annuale o un'altra modalità concordata |
Data di inizio proposta | Particolarmente utile quando il preventivo è legato a un calendario di acquisto o di implementazione |
Requisiti relativi all'ordine di acquisto | Ci comunichi se la Sua organizzazione richiede un numero di ordine di acquisto (PO) per poter accettare le fatture |
Requisiti della procedura di acquisto | Ci informi se Le occorrono anche un SLA, un DPA, documentazione sulla sicurezza, una dichiarazione sulla localizzazione dei dati o altre informazioni sul fornitore |
Non è necessario aver definito ogni dettaglio prima di contattarci. Per esigenze semplici, il numero di utenti e le principali funzionalità necessarie sono generalmente sufficienti per avviare il confronto.
Preventivo o proposta: qual è la differenza?
Un preventivo è normalmente indicato per esigenze semplici.
In genere contiene:
cliente/soggetto giuridico;
piano MyDocSafe;
numero di licenze;
prezzi unitari;
servizi aggiuntivi o quote di utilizzo incluse, ove applicabili;
frequenza di fatturazione;
durata del contratto;
IVA;
prezzo totale;
condizioni di pagamento;
periodo di validità del preventivo.
Per un abbonamento standard, questo potrebbe essere tutto ciò di cui ha bisogno il Suo ufficio acquisti.
Una proposta formale è più indicata per progetti di maggiori dimensioni o più complessi. Oltre ai prezzi, può includere:
le Sue esigenze;
la soluzione MyDocSafe proposta;
l'ambito dei servizi;
l'approccio all'implementazione;
le integrazioni;
i requisiti dei flussi di lavoro personalizzati;
le responsabilità di ciascuna parte;
le ipotesi di base;
le fasi del progetto;
il calendario indicativo di implementazione;
gli accordi di assistenza/SLA, ove applicabili.
I clienti Enterprise e le organizzazioni che valutano integrazioni rilevanti o sviluppi personalizzati riceveranno normalmente una proposta anziché un semplice preventivo.
Quanto tempo occorre?
Per un preventivo di abbonamento semplice, puntiamo normalmente a fornirlo entro un giorno lavorativo dal ricevimento delle informazioni necessarie.
Una proposta formale che prevede flussi di lavoro personalizzati, integrazioni, SSO, volumi significativi o esigenze Enterprise può richiedere prima un colloquio di approfondimento. Preveda alcuni giorni lavorativi, a seconda della complessità delle esigenze.
Le procedure di acquisto di maggiore portata possono richiedere più tempo se è necessario coinvolgere i team legali, di sicurezza delle informazioni o tecnici.
Per quanto tempo è valido un preventivo?
Salvo diversa indicazione sul preventivo, consigliamo di considerare i preventivi MyDocSafe validi per 30 giorni dalla data di emissione. Fa fede il periodo di validità effettivamente indicato sul preventivo. Se prevede che la Sua procedura di acquisto richiederà più tempo, ce lo comunichi al momento della richiesta. Potremmo essere in grado di offrire una validità più lunga o di aggiornare il preventivo quando la Sua organizzazione sarà pronta a procedere. Una proposta può inoltre contenere ipotesi di base da riconfermare se trascorre molto tempo o se cambia l'ambito della fornitura.
Cosa succede dopo l'accettazione?
Per un abbonamento standard, la procedura è generalmente la seguente:
"Accetta preventivo" [Accept quote] → invio dell'ordine di acquisto, se necessario → conferma dell'abbonamento/ordine → predisposizione della fatturazione → attivazione dell'account MyDocSafe o conversione della prova esistente al piano concordato.
Se dispone già di una prova MyDocSafe, normalmente possiamo utilizzare quell'account anziché creare un nuovo ambiente.
Per i progetti di maggiori dimensioni, l'accettazione può invece dare avvio a:
firma del contratto o del modulo d'ordine;
completamento della procedura di acquisto;
avvio del progetto;
configurazione;
attività di integrazione;
configurazione degli utenti;
test;
messa in produzione.
La proposta illustrerà normalmente tutte le fasi di implementazione applicabili.
È necessario un preventivo per acquistare MyDocSafe?
No.
La maggior parte delle organizzazioni più piccole può semplicemente avviare una prova e scegliere un piano standard adeguato.
Un preventivo formale è utile quando la Sua organizzazione:
necessita di un'approvazione interna dell'acquisto;
richiede un ordine di acquisto;
desidera documentare un impegno annuale o pluriennale;
ha un numero elevato di utenti;
necessita di funzionalità Enterprise;
richiede funzionalità o integrazioni personalizzate;
sta svolgendo una procedura formale di acquisto.
Come richiedere un preventivo
Il modo più semplice è contattare il team commerciale MyDocSafe oppure, se dispone già di un account, utilizzare il canale di assistenza nell'app e richiedere un preventivo.
È sufficiente una richiesta come questa:
“Vi prego di fornire un preventivo formale MyDocSafe per [soggetto giuridico], per [numero] utenti interni, con cadenza [mensile/annuale]. Abbiamo bisogno di [piano/funzionalità] e vorremmo che l'abbonamento iniziasse indicativamente il [data].”
Se Le occorrono anche un SLA, un DPA, una dichiarazione sulla localizzazione dei dati, documentazione sulla sicurezza o altro materiale per la procedura di acquisto, lo segnali nella stessa richiesta, così potremo fornire i documenti pertinenti insieme alla proposta commerciale.