Nota: alcune schermate mostrano ancora l'interfaccia in inglese; le etichette tradotte sono indicate nel testo.
Preferisce guardare un video? Questo breve video illustra ogni passaggio; in alternativa, legga le istruzioni di seguito.
I flussi di lavoro del portale sono sequenze di passaggi che il cliente deve completare nel proprio portale: firmare documenti, compilare moduli, verificare l'identità e altro ancora. Consentono di automatizzare l'acquisizione dei clienti, risparmiare tempo, velocizzare le transazioni e migliorare l'esperienza del cliente.
A differenza delle proposte, i flussi di lavoro del portale si trovano all'interno dei portali dei clienti, quindi il cliente deve prima accedere. Sono ideali per le attività di acquisizione sicura dei clienti, la vendita di servizi aggiuntivi, gli aggiornamenti periodici dei dati e i rinnovi contrattuali. Se desidera utilizzare i flussi di lavoro per vendere a potenziali clienti, vada qui. Se invece desidera inviare rapidamente più documenti per la firma, vada qui.
Prima di iniziare: è necessario un portale con un cliente che abbia accettato l'invito ad accedervi.
In questo esempio, chiediamo a un cliente di leggere un'informativa sulla privacy e firmare una lettera di incarico.
1. Apra il portale del cliente
Faccia clic su "Portali" [Portals] nel menu in alto e apra il portale del cliente. Il cliente è elencato in "Membri con accesso" [Members with access]. Quindi faccia clic su "Flussi di lavoro" [Workflows].
2. Avvii un nuovo flusso di lavoro
Faccia clic sul pulsante "+" e scelga "Nuovo flusso di lavoro" [New workflow] (oppure "Crea da modello" [Create from template] se ha salvato un modello). Per rinominare il flusso di lavoro, faccia clic sull'icona della matita accanto al nome.
3. Aggiunga i passaggi
Ogni passaggio è chiamato widget. Faccia clic sul pulsante "+" accanto a "Elementi del flusso di lavoro" [Workflow elements] per visualizzarli tutti, ad esempio "Richiedi una firma" [Request a signature], "Chiedi di visualizzare e approvare" [Ask to view and approve], "Carica documenti" [Upload documents], "Servizi e pagamento" [Services and payment], "Modulo" [Form] e "Verifiche dell'identità" [ID Verifications].
Per aggiungere un "Modulo", lo crei prima in "Modelli di modulo" [Form Templates].
Il passaggio "Verifiche dell'identità" richiede un abbonamento.
Per "Servizi e pagamento", configuri i Suoi servizi e colleghi Stripe o GoCardless.
4. Chieda al cliente di visualizzare e approvare un documento
Scelga "Chiedi di visualizzare e approvare". Assegni al passaggio un nome che sarà visibile al cliente (ad esempio "Legga la nostra informativa sulla privacy"), selezioni il documento e faccia clic su "Salva" [Save]. Il passaggio compare nell'elenco degli elementi del flusso di lavoro.
5. Richieda una firma
Faccia nuovamente clic su "+" e scelga "Richiedi una firma". Assegni un nome al passaggio e selezioni il documento da firmare. Si apre l'editor dei campi: trascini i campi "Firma" [Signature] e "Data" [Date] sul documento, quindi faccia clic su "Salva il modello" [Save the template]. Tornato nel widget, faccia clic su "Salva".
Entrambi i passaggi sono ora nel flusso di lavoro. Può trascinarli per modificarne l'ordine.
6. Completi e invii
Quando è pronto, faccia clic su "Completa e invia" [Complete and send]. Nella finestra di dialogo "Invia flusso di lavoro" [Send workflow] il cliente è già selezionato. Aggiunga un messaggio personale e faccia clic su "Invia" [Send]. Utilizzi "Gestisci l'accesso al portale" [Manage portal access] se deve prima aggiungere qualcuno al portale.
7. Il cliente riceve un'email e accede
Il cliente riceve un'email con il pulsante "Avvia il flusso di lavoro" [Start workflow].
Poiché il flusso di lavoro si trova all'interno del suo portale sicuro, il cliente accede con l'email e la password del portale e passa direttamente al primo passaggio.
8. Il cliente completa ogni passaggio
Il cliente legge l'informativa sulla privacy e fa clic su "Conferma presa visione e chiudi" [Acknowledge and close].
Quindi apre la lettera di incarico, fa clic su "Vai al primo campo" [Jump to the first field], firma, aggiunge la data e fa clic su "Invia il documento" [Submit the document]. Ogni passaggio completato viene contrassegnato con un segno di spunta.
9. Monitori e gestisca il flusso di lavoro
Tornando alla scheda "Flussi di lavoro" del portale, il flusso di lavoro risulta "Completato" [Completed]. Dal relativo menu ("⋯") può aprirlo, inviare nuovamente l'invito, scaricarlo in formato PDF, modificarlo, crearne una copia, archiviarlo o eliminarlo.
Altre funzioni da esplorare:
Utilizzi "Stati del flusso di lavoro" [Workflow statuses] per aggiungere stati personalizzati a ciascun passaggio e migliorare la reportistica.
Utilizzi "Promemoria e scadenze" [Reminders & Deadlines] per sollecitare automaticamente i clienti.
Faccia clic su "Copia come modello" [Copy as template] nell'editor del flusso di lavoro per riutilizzarlo con altri clienti.
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